Agence de communication recrute une secrétaire, assistante de direction.
Mission :
Elle assistera la directrice de l’agence dans ses fonctions tout en assurant le secrétariat.
Activités du poste :
1.Assurer le secrétariat de l’agence
-Accueillir et orienter les visiteurs, clients et fournisseurs
-Gérer les appels téléphoniques
-Gérer le courrier arrivée et départ
-Réaliser la gestion administrative du courrier
-Connaitre les normes rédactionnelles
-Réaliser le traitement administratif des dossiers : saisie du courrier, mise en forme tout en respectant les normes.
-Faire le tri, classement et archivage des dossiers
-Rédiger les supports de communication : compte rendu, rapport, procès-verbal…
2. Assister la Directrice dans ses fonctions.
-Organiser et planifier les rendez-vous et déplacements d’un responsable
-Etre apte à se déplacer sur le terrain
-Préparer les réunions
-Gérer l’imprimante, le scanner, la photocopieuse
3. Gestion de la logistique
-S’assurer de la disponibilité au quotidien des fournitures de bureau
-S’approvisionner en fournitures de bureaux avant rupture des stocks
-Compétences requises
-Outils bureautiques
-Gestion administrative
-Normes rédactionnelles
-Sténographie
-Méthode de classement et d’archivage
-Modalités d’accueil
-Techniques de prise de notes
-Techniques de numérisation
-Capacité d’organisation, polyvalence
-Aptitude à travailler en équipe
-L’anglais sera un atout
-Discrétion, sens de la confidentialité
-Bon sens du relationnel, bonne présentation
-Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
-Bonne capacité de résistance au stress
-Dynamique
-Avoir les bases en communication digitale
Diplômes requis :
-La candidate doit avoir au minimum un BT en secrétariat bureautique
-BTS Secrétariat Bureautique
-Un diplôme en communication digitale
-L’anglais serait un atout