UNDP recrute 01 Procurement & Log Assistant

Information générales

Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires des Nations Unies (OCHA) fait partie du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Il est chargé de rassembler les acteurs humanitaires afin d’assurer une réponse cohérente aux situations d’urgence. OCHA veille également à l’existence d’un cadre permettant à chaque acteur de contribuer efficacement aux efforts de réponse collective.

La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d’atténuer les souffrances humaines causées par les catastrophes et les situations d’urgence ; de défendre les droits des personnes dans le besoin ; de promouvoir la préparation et la prévention ; et de faciliter des solutions durables.

Le Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA), basé à Dakar, cherche à renforcer ses capacités opérationnelles, notamment sa présence auprès des populations affectées. Conformément à son mandat, OCHA collecte, compile, analyse et diffuse des informations relatives aux situations humanitaires et à l’assistance apportée dans la région.

Pour plus d’informations sur le mandat d’OCHA, veuillez consulter : https://www.unocha.org/ .

Responsabilités/résultats clés attendus

Afin de répondre à ses besoins opérationnels, OCHA souhaite renforcer son Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) à travers le  recrutement d’un(e) Assistant(e) Logistique et Achats.

Sous la supervision directe du Spécialiste national de l’administration et des achats d’OCHA/ROWCA, l’Assistant(e) Logistique et Achats veille au fonctionnement efficient et efficace du bureau, tout en faisant preuve d’un haut degré de confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.

• Fournir un appui administratif aux activités d’acquisition de biens et de services, avec les résultats attendus suivants :
• Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d’achats, et obtenir toutes les informations et tous les documents complémentaires nécessaires.
• Vérifier la disponibilité des prestataires de services et des fournisseurs.
• Assurer le suivi de l’état d’avancement des demandes en cours.
• Effectuer un suivi auprès des fournisseurs afin de garantir la livraison des biens et services dans les délais prévus.
• Vérifier la clarté des demandes d’achats et solliciter des informations supplémentaires lorsque cela est nécessaire.
• Appuyer la préparation des dossiers d’appel d’offres, notamment les demandes de devis et les demandes de propositions, selon la nature et la valeur de l’acquisition.
• Finaliser les bons de commande et les notes de dossier.
• Assurer la tenue et l’archivage des informations de gestion interne dans les bases de données et les dossiers.
• Rechercher, recueillir et présenter des informations provenant de sources internes et externes concernant les fournisseurs appropriés.
• Rédiger des correspondances administratives, notamment des lettres, des télécopies (fax) et des notes de service (mémorandums).

Identifier les besoins du bureau en matière de matériel, de fournitures, d’équipements, etc., avec les résultats attendus suivants :

• Assurer le suivi des stocks et veiller à leur disponibilité permanente.
• Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les véhicules.
• Veiller à l’entretien des locaux et des véhicules conformément aux règles et procédures des Nations Unies.
• Soumettre les bons de commande accompagnés des pièces justificatives au superviseur pour signature, puis les transmettre aux fournisseurs.

Gestion du courrier et des communications téléphoniques 

• Préparer les documents et colis destinés à être expédiés par valise diplomatique ou par courrier express.
• Distribuer le courrier reçu du bureau de poste.
• Tenir un registre de tout le courrier entrant.
• Vérifier le courrier reçu et le transmettre au destinataire approprié.
• Assurer le classement et l’archivage appropriés de tous les documents entrants et sortants

Tâches administratives liées au fonctionnement du bureau

• Veiller au bon fonctionnement des services de nettoyage des bureaux.
• Assister à l’entretien des bureaux et des espaces de stationnement.
• Appuyer la préparation des badges d’accès et assurer le suivi de leur bon fonctionnement.
• Assister à la gestion du groupe électrogène et au suivi de sa maintenance périodique.
• Appuyer la planification de l’utilisation des salles de réunion (disponibilité, propreté et vérification de l’installation).
• Assurer le suivi de l’approvisionnement en fournitures pour les pause-café.
• Gérer l’approvisionnement et la distribution de l’eau potable (BA EAU BAB).

Gestion de l’inventaire des biens et du matériel de bureau

• Réaliser les inventaires conformément aux normes et procédures de l’organisation afin de garantir une traçabilité fiable.
• Enregistrer tous les articles d’inventaire dès leur acquisition, conformément aux normes et procédures applicables.
• Mettre régulièrement à jour les registres d’inventaire afin de refléter les mouvements des biens.
• Participer aux inventaires physiques annuels et aux processus de rapprochement (réconciliation) des inventaires.

Autres tâches administratives

• Fournir un appui administratif à l’organisation des ateliers, séminaires et événements organisés par OCHA.
• Assurer une gestion efficace des fournitures de bureau, ainsi que le contrôle et le maintien des niveaux de stock.
• Effectuer les réservations d’hôtel pour le personnel en mission pour le compte d’OCHA.
• Appuyer la gestion des documents administratifs relatifs aux véhicules : assurances, autorisations temporaires (AT), visites techniques, immatriculations, prolongations d’AT, ventes en franchise de droits et formalités de dédouanement.
• Mettre à jour le tableau de suivi de la consommation de carburant.
• Assurer le rapport quotidien de présence du personnel à des fins de sécurité.

Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l’Organisation.

Supervisory/Managerial Responsibilities: N/A

Compétences

Compétences corporatives 

• Obtenir des résultats: Niveau 1 : Est ouvert(e) aux idées créatives et aux risques connus, adopte une approche pragmatique de la résolution des problèmes et propose des améliorations.
• Penser de manière innovante: Niveau 1 : Est ouvert(e) aux idées créatives et aux risques connus, adopte une approche pragmatique de la résolution des problèmes et propose des améliorations.
• Apprendre en continu : Niveau 1 : Fait preuve d’ouverture d’esprit et de curiosité, partage ses connaissances, tire des enseignements de ses erreurs et sollicite des retours d’information.
• S’adapter avec agilité : Niveau 1 : S’adapte aux changements, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, et fait preuve de flexibilité.
• Agir avec détermination : Niveau 1 : Fait preuve de motivation et d’engagement, est capable de travailler avec sang-froid dans l’adversité et inspire confiance.
• Collaborer et développer des partenariats : Niveau 1 : Fait preuve d’empathie et de compréhension envers les autres et établit des relations de travail positives.
• Promouvoir la diversité et l’inclusion : Niveau 1 : Apprécie et respecte les différences, est conscient(e) des biais inconscients et s’oppose à toute forme de discrimination.

People Management

Compétences fonctionnelles

Achat

• Approvisionnement et recherche de fournisseurs : Capacité à identifier, évaluer et mobiliser des fournisseurs de biens et de services.
• Analyse Financière : Connaissance des méthodes d’évaluation des entreprises, des projets, des budgets et d’autres opérations financières afin de déterminer leur performance et leur pertinence.
• Gestion des données : Connaissance du traitement, du stockage et de la validation des données relatives aux achats.
• Gestion des achats : Capacité à acquérir des biens, des services ou des travaux auprès de fournisseurs externes, conformément aux procédures établies.

Gestion des activités:

• Satisfaction client /Gestion de la relation client : Capacité à répondre rapidement et de manière appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à produire des résultats et services de qualité dans les délais requis afin de répondre aux besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de stratégies de service à la clientèle. Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations futurs des clients.
• Communication : Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’oral qu’à l’écrit, et à adapter les messages ainsi que les méthodes de communication en fonction du public cible. Capacité à gérer la communication interne et externe par le biais des médias, des réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés.

Qualifications

Formation

• Un diplôme de fin d’études secondaires est requis.
• Une licence (ou un diplôme universitaire) en Administration des affaires, en Administration publique, en Finance ou dans une discipline équivalente sera prise en considération, mais ne constitue pas une exigence obligatoire.
• La certification CIPS niveau 2 est fortement souhaitée pour ce poste, et les candidats qui détiennent ce niveau de certification au moment de leur candidature bénéficieront d’un avantage certain. Si cette certification souhaitée n’est pas disponible au moment du  recrutement, elle devra être obtenue au cours de l’année suivant le recrutement. Les candidats détenant, au moment de leur candidature, une certification CIPS d’un niveau inférieur bénéficieront d’un avantage proportionnel à leur niveau de certification.

Expérience professionnelle

• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle avec un diplôme de fin d’études secondaires ou deux (2) années d’expérience avec une licence, dans les domaines de l’administration, du secrétariat, de la logistique ou dans tout autre domaine pertinent sont requises.
• Une expérience en logistique (gestion du personnel, sécurité incendie, transfert de biens et d’équipements, etc.), en particulier dans les zones touchées par des urgences humanitaires, est requise.
• Une expérience récente de travail dans l’approvisionnement et la logistique d’un bureau régional d’une agence des Nations Unies ou d’organismes internationaux constitue un atout.
• Une bonne maîtrise des outils informatiques est requise, notamment de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), Outlook et d’Internet.

Langues

Une maîtrise courante du français, à l’oral comme à l’écrit, est requise.
La connaissance de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies constitue un atout.

Égalité des chances

En tant qu’employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances, UNOCHA valorise la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l’organisation. Nos décisions d’embauche sont fondées sur le mérite et l’aptitude au poste, sans discrimination.

Le UNOCHA s’engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s’épanouir et bénéficie d’opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité

Le UNOCHA ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l’exploitation, la discrimination et l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Période d’essai

Pour toutes les nouvelles nominations à durée déterminée (FTA) a UNOCHA, y compris pour les agents transférés ou détachés a UNOCHA dans le cadre de l’Accord inter-organisations concernant le transfert, le détachement ou le prêt de personnel, et pour toute nomination de plus d’un an, la poursuite du contrat au-delà des 12 premiers mois est conditionnée à la réussite de la période d’essai.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

UNOCHA se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d’autres postes similaires a UNOCHA, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.

Utilisation de l’IA par les candidats

Les candidats sont invités à consulter les directives du PNUD concernant l’utilisation responsable de l’IA dans les processus de recrutement et de sélection.

Alerte aux escroqueries

Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.