Associé administratif
Annoncé au nom de: UN WOMEN
Emplacement : DAKAR, SÉNÉGAL
Date limite d’inscription : 3 juin 19 (Minuit New York, États-Unis)
Catégorie supplémentaire: Égalité des sexes
Type de contrat : TA Local
Niveau du poste: GS-6
Langues requises: Anglais français
Date de début:
(date à laquelle le candidat sélectionné devrait commencer) 1er juillet 2019
Durée du contrat initial: 6 mois renouvelable
Contexte
ONU Femmes, ancrée dans la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles. l’autonomisation des femmes; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.
Relevant du responsable des opérations, l’assistant administratif soutient les opérations de bureau en exécutant divers processus administratifs standard garantissant une qualité et une précision élevées du travail. L’adjointe administrative fait la promotion d’une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. Il / elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets pour assurer une prestation de services cohérente et pour résoudre des problèmes complexes liés à l’administration et à la fourniture d’informations.
Devoirs et responsabilités
Fournir un soutien administratif pour le traitement et faciliter une gestion appropriée de la documentation
• Stocker, gérer et suivre des documents dans une base de données SharePoint;
• Gérer les procédures et les politiques de gestion des enregistrements, y compris la documentation, la conservation et la récupération des enregistrements;
• Gérer et maintenir un système de classement matériel et électronique assurant la conservation des documents confidentiels;
• Acheminer les documentations des bureaux de pays à l’unité appropriée pour le traitement;
• Examiner périodiquement l’efficacité des procédures administratives et faire des propositions pour éliminer les goulots d’étranglement en matière de communication et / ou simplifier les procédures de bureau.
Fournir un soutien administratif pour l’organisation du voyage et le transport du bureau
• Recueillir et traiter les informations et la documentation pour l’indemnité journalière de subsistance (DSA), les agences de voyage et autres enquêtes administratives;
• Organiser les voyages et les réservations d’hôtel pour le personnel et les visiteurs;
• Superviser les chauffeurs; gérer leurs horaires;
• Suivre et enregistrer l’utilisation de carburant.
Coordonner la gestion des actifs dans le bureau et fournir un soutien aux achats
• Coordonner la gestion des actifs dans le bureau, préparer et soumettre un rapport d’inventaire périodique;
• Inspecter et vérifier tous les actifs entrants (équipement, mobilier et inventaire) et planifier les livraisons aux utilisateurs;
• Recueillir des informations sur les envois, les modalités de dédouanement, préparer les documents pour les envois d’ONU Femmes (reçus / envoyés);
• Tenir des registres d’inventaire;
• Diriger l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique en vérifiant l’exactitude des enregistrements et l’emplacement de la propriété;
• Préparer les commandes d’achat; traiter les factures relatives aux services de construction de bureaux (services publics et entrepreneurs);
• Coordonner avec la direction de l’immeuble tous les aspects de la maintenance des bureaux et tenir à jour un journal des travaux effectués;
• Traiter les demandes d’approvisionnement en micro-achat;
• Contribuer à la préparation des plans d’achat pour le bureau et suivre leur mise en œuvre.
Fournir un soutien administratif à l’organisation des réunions et des panels du Bureau régional
• Préparer le matériel de présentation;
• Organiser la logistique des réunions du RO, y compris la réservation des salles de conférence, l’organisation de la restauration et la facilitation de l’accès au bâtiment pour les participants à la réunion;
• Finaliser les mémorandums, la liste des participants; et envoyer des lettres d’invitation et d’autres documents;
• Assister aux réunions, préparer les procès-verbaux et surveiller les activités de suivi.
Fournir un soutien administratif aux services financiers
• Préparer du matériel, des estimations et d’autres documents pour appuyer l’examen, la planification et la préparation du budget.
Fournir un soutien administratif pour la création et le partage de connaissances
• Fournir un soutien administratif dans l’organisation de formations pour le personnel des opérations / projets sur des questions administratives;
• Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’administration.
Les compétences
Indicateurs de performance clés:
• Respect des règles et règlements d’ONU Femmes;
• Services d’approvisionnement opportuns et de qualité;
• Exécuter les tâches de manière transparente et rentable;
• Organisation de qualité des fichiers; acheminement rapide des documents;
• Soutien opportun à l’équipe.
Valeurs fondamentales:
• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme
Les compétences de base:
• Sensibilisation et sensibilité concernant les questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Prêcher par l’exemple
Compétences Fonctionnelles
• Capacité à administrer et à exécuter des processus administratifs et des transactions;
• Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à gérer un grand volume de travail;
• Solide connaissance des règles et réglementations administratives;
• Solides compétences en gestion informatique et Web;
• Capacité d’extraire et d’interpréter des données
Compétences requises et expérience
Education et certification:
• Un diplôme d’études secondaires est exigé.
• Un baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique ou dans des domaines connexes est un atout.
Expérience:
• Au moins six années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des achats, des ressources humaines ou du soutien logistique;
• Expérience de l’utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.);
• Expérience dans l’utilisation d’ATLAS, un atout.
Exigences linguistiques:
• La maîtrise de l’anglais et du français est requise
• La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.
