Recrutements au Sénégal

UFC-MCA Sénégal recrute 01 Secrétaire exécutif au Directeur Général

UFC-MCA Sénégal recrute 01 Secrétaire exécutif au Directeur Général (H/F)

Salaire / mois
Localisation Dakar / Sénégal
Expiration 31 Janvier 2020
Description de l’offre

Secrétaire exécutif au Directeur Général (H/F)
UFC-MCA Sénégal Dakar, Sénégal
• Secteur d’activité : Services
• Nombre de postes : 01 poste ouvert
• Niveau de poste : Cadre dirigeant| Manager / Responsable département
• Niveau d’étude (diplôme) : Master 2, Ingéniorat, Bac + 5
• Type de contrat : CDD ou Mission

Description:

Mission principale
Le/la Secrétaire Exécutif-ve, sous la supervision du DG, apportera une organisation et une assistance de haute qualité à la direction supérieure de MCA-Sénégal. Le/la secrétaire exécutif-ve est responsable de l’organisation et du suivi quotidiens des programmes, du flux du travail, de l’assistance dans les services administratifs, les correspondances et communications avec les parties prenantes de haut niveau qui appuient les priorités et planifications globales du/de la DG pour toute l’organisation de MCA-Sénégal II, y compris la gestion des événements, les préparations des voyages, l’organisation des conférences téléphoniques, la réception des visiteurs et la planification de la gestion supérieure. Le poste maintien des voies de communication ouvertes au sein de MCA-Sénégal II pour appuyer les fonctions du Bureau du/de la DG et celles de l’équipe de la gestion supérieure, tout en s’assurant de la conformité avec les protocoles de gestion du savoir, de confidentialité et de sécurité de l’information qui sont établis.

Responsabilités

Organisation administrative :
• Organiser le programme quotidien des rendez-vous et les documents d’information, en anticipant sur les éventuels changements dans la priorité et l’agenda afin d’optimiser le flux du travail des parties concernées.
• Assurer la préparation et la gestion efficiente de toutes les correspondances du DG.
• Conduire l’organisation des conférences téléphoniques, la réception des visiteurs et les réunions pour la planification de la gestion supérieure ;
• Réviser les demandes, propositions, plans et autres documents à approuver par le DG.
• Effectuer des tâches administratives.

Gestion logistique :
• Assurer les préparations logistiques nécessaires pour les missions hors du Sénégal, au Sénégal ou les événements publics y afférents.
• Participer et conduire la planification et la gestion logistiques pour les ateliers, réunions et autres activités.
• Gérer les demandes de visa, les procédures, les frais et autres exigences relatives au voyage, conformément aux politiques et procédures de voyage de MCA-Sénégal II.
• Gérer toutes les demandes pour les fournitures de bureau, les équipements et la maintenance des équipements pour le Directeur général et les dossiers nécessaires.

Gestion des communications :
• Suivre toutes les communications destinées au DG s’assurant que les questions importantes ou urgentes sont identifiées et adressées en conséquence.
• Assurer le respect des normes et modèles établis.
• Coordonner les communications et approbations requises du DG en relation avec la Direction supérieure et les autres Directeurs.

Gestion de l’information :
• Faciliter le flux de l’information à travers les différents niveaux opérationnels de MCA afin d’appuyer la collaboration et la diffusion de l’information venant du Bureau du DG.
• Maintenir les systèmes et fichiers pour suivre efficacement les délais et les livrables conduisant à la ponctualité et à la conformité de la livraison des services.
• Maintenir les documents nécessaires pour les références futures et garantir la confidentialité et conformément aux protocoles de sécurité de l’information.

Profil recherché

Éducation
Avoir un diplôme d’études supérieures reconnu de niveau minimum Bac+5 en gestion, commerce, administration des affaires, ressources humaines, communication ou dans un autre domaine pertinent.

Expérience requise
Un minimum dix (10) ans d’expérience dans la gestion administrative/bureaux avec au moins cinq (5) ans d’expérience dans une organisation similaire en termes de taille et de services administratifs d’appui au responsable supérieur.

Compétences techniques
• Des compétences organisationnelles prouvées en termes de gestion du temps, de collaboration et d’efficacité.
• Des compétences interpersonnelles et rédactionnelles ;
• Des compétences exceptionnelles à communiquer au téléphone, à devant un interlocuteur ou un public et par courriel.
• Un style de travail dynamique et souple permettant de travailler avec des programmes et des priorités changeants ;
• Une maîtrise de l’organisation et de la gestion de bureau ;
• Bien travailler sous pression et planifier de façon proactive pour les éventuels changements ;
• Maintenir les normes d’éthique et de confidentialité élevées.

Compétences linguistiques et de la technologie de l’information
• Une maîtrise de la technologie de l’information nécessaire : système email basé sur serveur, traitement Word, Excel, PowerPoint, feuille de calcul, et Internet ;
• Excellent niveau en français à l’écrit et à l’oral ;
• Excellent niveau en anglais à l’écrit et à l’oral.
• Niveau courant en une ou plusieurs langues

Coordonnées du recruteur pour cette offre

Postuler en ligne :

https://www.talenteo.com/job-apply/30ff9ee80aadfdafa2ad

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A propos de l'auteur

Khady Khady

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