Top Work recrute 01 Assistante de direction bilingue
Missions :
- Réceptionner et trier la correspondance pour ne présenter à la direction que les informations essentielles
- Réceptionner et filtrer également les appels
- Préparer, voire rédiger les courriers émanant de la Direction
- Gérer également l’agenda de la réception, noter les rendez-vous et les organiser dans certains cas
- Gérer donc deux emplois du temps, le sien et celui de son employeur
- Organiser les déplacements de celui-ci
- Préparer les dossiers avant le début des réunions ainsi que les supports de communication utilisés
- Rédiger les comptes rendus des réunions
- Gérer le fonds documentaire, d’archiver ce qui doit être conservé et de jeter le reste
- Prendre des décisions et gère les affaires courantes en l’absence de son supérieur
Compétences :
- Connaissance du processus de réservation de voyages et d’hôtels, du protocole et des agences.
- Bonne compréhension des tâches administratives et de secrétariat
- Excellentes compétences en informatique et en MS Office (Word, Powerpoint)
- Expérience de la supervision de budgets et de dépenses
- Expérience dans le développement de processus internes et de systèmes de classement
- Compréhension des langues locales (anglais et français) à l’écrit et à l’oral obligatoire
- Discrétion, tact, diplomatie
- Gérer les clients, visiteurs, voyages, réservation d’hôtel, agence de locations de voitures, fournisseurs
- Bonne présentation
- Réactivité
Les Qualités Requises :
- Excellence dans l’exécution
- Efficacité personnelle et crédibilité
- Excellentes compétences en matière de communication et de présentation
Les Formations Recommandées :
- Diplôme en Administration des Affaires ou tout autre diplôme pertinent
Expériences requises :
- Expérience de 5 ans minimum au même poste
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