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SI recrute 01 Assistant de direction

SI recrute 01 Assistant de direction H/F – PARIS/CLICHY

A pourvoir : Octobre 2020

Durée : 4 mois

Lieu : Siège de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL à Clichy-la-Garenne (92110).

QUE FAISONS NOUS…

SOLIDARITÉS INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 38 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux : boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et des moyens d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles… – interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

Vous portez un grand intérêt à l’aide humanitaire, à la géopolitique et vous souhaitez aborder ces questions de manière concrète, auprès de la direction d’une ONG d’aide humanitaire. Vous êtes autonome, possédez des qualités rédactionnelles et de synthèse, et appréciez accomplir des tâches polyvalentes : rédaction de notes de synthèse, recherches sur des thèmes géopolitiques en lien avec l’action humanitaire, soutien à l’organisation d’évènements, appui à la communication interne de l’association, etc.

Il n’est pas nécessaire d’avoir une expérience antérieure dans le milieu humanitaire.

Dans le cadre de l’arrivée prochaine d’un nouveau Directeur Général (début janvier 2021) et d’un intérim mise en place par le Directeur des Opérations, le poste d’assistant de Direction est créé pour une durée prévisible de 4 mois.

L’Assistant de Direction appuiera la direction générale de l’association dans le cadre de ses missions diverses  : plaidoyer pour une meilleure représentation de l’aide humanitaire de terrain et engagée dans les instances humanitaires, représentation auprès du grand public et développement de la notoriété de l’association, recherche de financements innovants pour l’aide humanitaire, gestion courante de l’association et du comité de direction, liaison avec les instances de gouvernance de l’association.

RESPONSABILITÉS RÉCURRENTES

 Lien avec la gouvernance

  • Préparation logistique des RDV de gouvernance CA, AG, bureaux
    • Finalisation et envoi des convocations, documents aux administrateurs
    • Organisation des salles, impression des documents et supervision de la restauration
  • Consolidation des rapports trimestriels et annuels à la gouvernance
  • Coordination de la production de documents officiels impliquant les membres de la gouvernance

Communication interne et gestion administrative

  • Prise de rendez-vous pour le Directeur Général
  • Personne référente pour toute prise de rendez-vous chez le notaire
  • Mise à jour de l’organigramme siège
  • Préparation des documents nécessaires à l’enregistrement et au suivi administratif des missions sur le terrain et des différentes branches de l’association (Angleterre, Allemagne, Etats-Unis…), en lien avec les équipes desk et/ou la DAF

Support à l’analyse

  • Rédaction de notes de synthèse contextuelles et thématiques dans le cadre de participation DG média et forums (en lien avec la communication et DOAP)

Gestion des adhésions à l’association

  • Suivi et régularisation des adhésions à l’association
  • Mise à jour et gestion de la base de données des adhérents
  • Lien régulier avec les adhérents sur les sujets relatifs à la vie associative
  • Organisation de l’Assemblée générale, dépouillement et comptabilisation des votes, etc.

Appuis spécifiques sur la période

  • Soumission et suivi post-soumission d’un projet organisationnel à des bailleurs institutionnels.
  • Préparation et mise en forme des documents de Programmation 2021
  • Préparation de la diffusion des documents de programmation 2021 à l’ensemble de l’organisation (siège et terrain)
  • Aide à l’organisation de la semaine des Directeurs Pays
  • Remise à plat des formats de délégations de pouvoirs et de son système d’archivage
  • Archivage des dossiers et informations liées à la formation des salariés et centralisation de leurs heures de formation (en lien avec le département RH)
  • Archivages/classement du dossier du personnel (en lien avec le département RH)

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des priorités de l’association et des chantiers en cours.

VOTRE PROFIL

  • Formation :
    • Bac +2/3 (ou BTS) assistant de direction
    • BTS secrétariat
    • Bac Pro gestion administrative
  • Langues : anglais courant (vous serez amené·e à lire beaucoup de documents en anglais).
  • Maîtrise du Pack Office (Word, PPT, Excel), compétences en infographie et mise en page (Publisher) appréciées.
  • Qualités requises: autonomie, bonne organisation, réactivité, qualités rédactionnelles, relationnelles et de synthèse.

POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)

Le/la assistant-e de direction est sous l’autorité-e directe du directeur général pendant la période d’intérim. Il/elle a un lien fort avec les autres membres du comité de direction. Il/elle travaille étroitement avec les membres du bureau (Président, trésorier et secrétaire).

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

  • Poste basé à Clichy (92), métro Mairie de Clichy
  • Contrat à durée de déterminée (CDD)
  • Durée : 4 mois
  • Salaire : (2 échelons) 2064 € ou 2150€ selon la grille salariale en vigueur
  • Transport en commun pris en charge à 50 % par SOLIDARITÉS INTERNATIONAL.
  • Tickets restaurant à 8.90€/jour, avec participation de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL à 60 %.

Comment postuler

Vous reconnaissez-vous dans cette description ?

Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation à Tiphaine DUPONT : tdupont@solidarites.org

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées. 

Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

Et pour mieux connaître Solidarités International: www.solidarites.org

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