Servtec Senegal recrute 01 Assistante Administrative
Nous recherchons une Assistante Administrative pour notre client, une association de droit sénégalais qui vise à contribuer à la promotion et l’accompagnement des investissements européens au Sénégal.
Objectif
Le/La titulaire du poste sera chargé sous la supervision fonctionnelle des délégués de la gestion courante , la gestion administrative et la gestion des membres.
Activités
Gestion courante
- Accueillir, informer et orienter les différents visiteurs et membres ;
- Filtrer et assurer l’accueil téléphonique ;
- Gestion de l’agenda des Déléguées et des membres du Bureau ;
- Gestion du courrier en liaison avec les différentes entités de l’association (Conseil d’administration, Bureau exécutif et Bureau permanent) ;
- Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
- Collecter, classer, saisir, enrichir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’association (annuaire interne et externe, base de données numériques et organigramme institutionnel…) ;
- Constitution et préparation de dossiers ;
- Assurer le lien avec le Bureau ;
- Réalisation de mailing ;
Gestion administrative
- Appui aux Délégué-es et membres du Bureau permanent ;
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
- Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (rapport, compte rendu, note…) ;
- Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
- Réaliser la gestion administrative des contrats et la transmission au Cabinet comptable ;
- Organiser des déplacements professionnels ;
Gestion des membres – événements
- Assurer la gestion des demandes internes et externes de réservation des salles de réunion ;
- Organisation en lien avec les Délégués l’accueil et réception de personnalités/délégations accueillies par l’association
Profil recherché
Compétences et Connaissances
- Expérience sur un poste similaire
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Pack Office (Excel, Word, Outlook, Powerpoint), OneDrive, outils Google (form, sheet, etc)
- Usage courant d’Internet
- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
- Capacités organisationnelles
- Capacité de gestion simultanée de dossiers
- Capacité à rendre compte, informer, mobiliser sa hiérarchie directe qui collaborent sur les dossiers partagés
Aptitudes et Qualités
- Savoir travailler en équipe et en réseau en interne
- Avoir le sens de l’écoute, du relationnel, de la diplomatie et de la courtoisie
- Savoir travailler en toute autonomie (capacité à gérer les dossiers)
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
- Avoir de la méthode et de la rigueur
- Savoir s’adapter à des situations complexes
Pour postuler à ce poste veuillez visiter recrutement.servtec-senegal.com.