Santé Sud recrute 01 Coordinateur.trice administratif et financier / VSI – MAURITANIE

Secteur d’activité : Santé

Type de contrat : Volontariat de solidarité internationale

Ouvert aux expatriés : Oui

Lieu de travail : Nouakchott –  Possible déplacement en régions

Contexte :

Santé Sud a été créée en 1984 pour contribuer à un développement durable de la santé et au droit à la santé pour tous·tes. Depuis 38 ans, Santé Sud a développé une expertise en renforcement des systèmes de santé à tous les niveaux de la pyramide sanitaire, de la première ligne de soins jusqu’aux services de santé de référence. Grâce à son réseau d’expertise médicale, paramédicale et médico-sociale réunissant plus de 45 métiers différents, Santé Sud met en œuvre des projets inscrits dans une approche orientée changement pour le renforcement du droit à la santé, conformément à sa devise « Tout le monde a le droit d’être bien soigné ».

Santé Sud est présente en Mauritanie depuis plus de 30 ans et y a accompagné le renforcement des services de santé primaire et de référence en région et en capitale. Ces interventions ont porté sur le renforcement du parcours de soins en santé sexuelle et reproductive, en santé mentale, et sur la lutte contre la drépanocytose. Santé Sud met actuellement en œuvre 3 projets en Mauritanie :

• PROJET « Renforcer le continuum de soins en santé sexuelle et reproductive et lutte contre toute forme de violences basées sur le genre » pour lequel Santé Sud est en charge du renforcement de la qualité des soins de santé primaire en santé sexuelle et reproductive (formations, réhabilitations, équipements, informatisation des soins de santé primaires). Ce projet est piloté par Médicos del Mundo (lead consortium) et s’inscrit dans le cadre du projet Temeyouz, mis en œuvre par Expertise France avec le soutien financier de l’AFD.
• PASSERELLES : Projet d’appui à l’intégration des services de santé sexuelle et reproductive pour le renforcement de la lutte contre le VIH-Sida, la Tuberculose, le paludisme et leurs coïnfections selon une approche genre, mis en œuvre avec le soutien d’Expertise France.
• DREPANOCYTOSE : Projet régional de renforcement des mécanismes de lutte contre la drépanocytose au Mali et en Mauritanie, mis en œuvre avec le soutien financier de l’AFD et de la DCI de Monaco.

Position dans l’association

Le·a coordinateur.trice administratif et financier (CAF) dépend hiérarchiquement de la coordinatrice de la représentation nationale (CRN) de Santé Sud en Mauritanie. Le·a CAF est basé·e au siège de la représentation nationale (RN) à Nouakchott. Il·elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe programme de Santé Sud Mauritanie, ainsi qu’avec l’équipe finance/comptabilité du siège. Il·elle a sous sa responsabilité une équipe composée d’un comptable, d’un logisticien, de deux chauffeurs basés à Nouakchott et de deux chauffeurs-logisticiens basés en région.

La RN de Santé Sud en Mauritanie est une antenne de Santé Sud, Association Loi 1901 de droit français, dont le siège est situé à Marseille. La RN de Santé Sud en Mauritanie est soumise aux statuts de Santé Sud et notamment à sa charte. Elle est tenue de respecter la politique générale de Santé Sud. Son fonctionnement est régi par « le Mandat de représentation nationale » qui fixe l’organigramme opérationnel. Santé Sud est dotée d’un manuel de procédures et d’un règlement interne que le·a CAF s’engage à respecter.

Attributions et responsabilités

Les responsabilités du·de la CAF qui lui sont confiées par la CRN de Santé Sud en Mauritanie concernent la coordination et supervision de l’ensemble des activités financières et administratives ainsi que le pilotage d’une équipe de six personnes en Mauritanie. Sa mission sera d’assumer les fonctions de CAF, dans un contexte de structuration de la RN de Santé Sud en Mauritanie, en expansion, avec de forts besoins de formalisation des procédures administratives, financières et de gestion des ressources humaines. Il.Elle travaille en lien étroit avec le service compta-gestion du siège.

Ainsi, ses missions sont les suivantes :

• La gestion comptable et budgétaire de Santé Sud Mauritanie ;
• La gestion administrative de Santé Sud Mauritanie ;
• La redevabilité financière vis-à-vis des partenaires de Santé Sud Mauritanie ;
• La coordination et la gestion des ressources humaines ;
• Le management de l’équipe administrative et financière de Santé Sud en Mauritanie

Il s’agit donc de :

1. Assurer la gestion comptable et budgétaire de Santé Sud Mauritanie :

Gestion comptable

• Assurer le contrôle et la validation de la gestion comptable (contrôle de saisie de la comptabilité générale et analytique, rapprochement bancaire, conformité et éligibilité des pièces comptables et des imputations budgétaires) ;
• Contrôler la gestion de la trésorerie (plan de trésorerie, demande de trésorerie au siège, inventaires mensuels des caisses et coffre ; gestion des comptes bancaires…) ;
• Assurer la transmission mensuelle au siège et dans les délais impartis la comptabilité, ainsi que les pièces justificatives selon la check-list ;
• Superviser le classement et l’archivage des documents comptables réalisé par le comptable et les logisticiens ;
• Elaborer et transmettre au siège les états financiers annuels ;
• Superviser la gestion des mouvements des biens matériels (comptabilité matière) ;
• Garantir l’application des procédures comptables et financières du manuel de procédure de Santé Sud et proposer la mise à jour des procédures y compris les règles de passation de marché conformes à la loi mauritanienne et aux exigences des bailleurs par l’équipe Santé Sud en Mauritanie et par les partenaires de mise en œuvre des projets de Santé Sud ;
• S’assurer de l’application et de la cohérence des procédures des partenaires Mauritaniens de mise en œuvre des projets avec les procédures de Santé Sud. Si besoin, former les partenaires aux procédures de Santé Sud pour application.

Gestion budgétaire et suivi financier

• Participer à l’élaboration du budget prévisionnel annuel de Santé Sud en Mauritanie en collaboration avec la CRN et le service finance/comptabilité du siège ;
• Elaborer et mettre à jour régulièrement un tableau des coûts de coordination et de fonctionnement partagés entre les différents projets ;
• Elaborer et suivre un tableau de bord permettant d’anticiper les besoins en financement, et/ou en augmentation ou diminution des charges de coordination partagées de la RN
• Participer à l’élaboration des propositions budgétaires de nouveaux projets, en relation avec la CRN nationale, les chef.fes de projet et le siège. Vérifier les prix unitaires et budgétisation des opérations proposées par le.la chef.fe de projet et intégrer les coûts partagés de coordination et de fonctionnement de la RN ;
• S’assurer que la comptabilité mensuelle terrain soit faite et envoyée au siège mensuellement
• Superviser l’intégration des coûts partagés de la RN dans les PAB (réalisé et prévisionnel) des différents projets et leur mise à jour ;

2. Assurer la gestion administrative de Santé Sud Mauritanie :

• Assurer les relations et la redevabilité auprès des autorités administratives concernées (administration du travail, des impôts…) ;
• Négocier en lien avec la CRN et effectuer le suivi et le classement des différents contrats (bail locatif du bureau, assurances des véhicules, maintenance…), agréments et contrats de service ;
• Proposer à la CRN des mises à jour des contrats selon les besoins de Santé Sud en Mauritanie et l’évolution du marché ;
• Superviser le logisticien pour la bonne gestion du matériel roulant, du parc informatique et des stocks d’équipements et de consommables, ainsi que l’inventaire régulier de tous les biens matériels de Santé Sud ;
• Informer la CRN de l’évolution du cadre légal (veille juridique), les droits et obligations des ONG et s’assure que les actions de Santé Sud sont conformes à ce cadre légal ;
• Vérifier que l’archivage des documents administratifs et comptable et les sauvegardes informatiques sont réalisés de façon régulière et sécurisée selon les procédures internes de Santé Sud ;
• Coordonner les relations de Santé Sud avec les banques et les fournisseurs.

3. Participer à la redevabilité financière vis-à-vis des partenaires de Santé Sud :

• Elaborer ou superviser les rapports financiers selon les lignes budgétaires des différents projets et programmes et les transmets au siège pour validation ;
• Préparer en relation avec le siège l’audit financier annuel et superviser la préparation par le comptable des audits spécifiques aux projets ;

4. Assurer la coordination et la gestion des ressources humaines :

Recrutement et gestion des contrats du personnel

• Superviser la rédaction des contrats du personnel de Santé Sud par le comptable et leur mise à jour en conformité avec la loi mauritanienne ;
• Gérer administrativement le suivi disciplinaire et les fins de contrat ;
• Effectuer un reporting mensuel du suivi des contrats de droit mauritanien et des contrats de VSI en Mauritanie en cours auprès du siège.

Procédures de gestion des Ressources Humaines

• Faire appliquer et proposer I ’actualisation si besoin de la politique générale de gestion des ressources humaines, conformément aux procédures en vigueur (lois du travail, règlement intérieur…) en concertation avec la CRN et avec le siège ;
• Mettre à jour le Règlement Intérieur et I ’organigramme en relation avec la CRN et l’équipe programme au siège ;
• Superviser la planification et le suivi des congés du personnel national, à l’aide des outils de planification et de suivi nécessaires ;
• Superviser l’établissement des bulletins de paie par le comptable et mettre à jour si besoin le calcul de la paie ;
• Superviser le suivi des déclarations sociales et du paiement des taxes auprès des administrations concernées ;
• Faciliter le dispositif de couverture santé du personnel national
• Organiser la tenue des dossiers du personnel dans la confidentialité.

5. Manager l’équipe administrative, financière et logistique

Equipe

Le CAF a sous sa responsabilité :

• A Nouakchott : Un.e comptable ; un.e logisticien.ne ; et deux chauffeurs
• A Nouadhibou : Un chauffeur logisticien
• A Rosso : Un chauffeur logisticien.

L’équipe peut être amenée à évoluer sur proposition du CAF et en fonction des nouvelles opportunités de projet.

Management

• Piloter le recrutement de l’équipe administrative, financière et logistique en lien avec la CRN ;
• Fixer les objectifs et mener l’évaluation annuelle du personnel placé sous sa supervision directe ;
• Former et accompagner l’équipe dans la mise application des procédures, et l’utilisation des outils de gestion ;
• Valider les objectifs des stagiaires, vérifier leur encadrement, supervision et évaluation par un membre de l’équipe ;
• Construire et maintenir une dynamique d’équipe permettant la bonne réalisation des objectifs de Santé Sud en Mauritanie ;
• Promouvoir l’éthique et les valeurs de Santé Sud.

6. Autres

• Assurer toutes autres responsabilités s’avérant nécessaires selon la demande de la CRN et/ou du.de la RAF du siège.

Profil Recherché

Compétences techniques requises et savoirs faire :

• Formation BAC+5 dans les domaines de la comptabilité/finances/gestion ou autre cursus universitaire pouvant être pertinent pour le poste.
• Maîtrise de la comptabilité générale et analytique
• Analyse financière
• Rigueur
• Très bonne maitrise d’Excel et du pack Office
• Connaissances des règles et procédures bailleurs institutionnels

Expériences :

• Au moins 3 années d’expérience dans un poste similaire
• Expérience dans une ONG internationale
• Une première expérience dans la gestion de contrats de bailleurs institutionnels serait fortement appréciée.
• Connaissance du contexte mauritanien ou ouest-africain appréciée

Savoir être :

• Autonomie et aptitude à gérer des sujets très différents, grandes capacités d’organisation et de réactivité.
• Capacités d’adaptation dans des environnements en évolution et complexes
• Excellentes capacités relationnelles, d’écoute et de solidarité.
• Esprit d’équipe
• Capacités de communication orale et écrite
• Forte fiabilité et exigence dans le suivi des chiffres et des procédures
• Rigueur professionnelle (strict respect de procédures mises en place)
• Adhésion aux valeurs de promotion des droits humains, de protection des plus vulnérables et d’égalité de genre

Langue

• Français courant parlé et écrit obligatoire

Conditions de travail

• Statut: VSI
• Durée : 1 an renouvelable
• Rémunération : Selon profil et expériences
• Date de démarrage : dès que possible

Procédure de recrutement / Candidature

Les candidat.e.s souhaitant postuler devront envoyer leur dossier de candidature avant le 31/05/2022 à l’adresse électronique suivante : monique.michaud@santesud.org

Le dossier de candidature devra comporter les pièces suivantes :

• CV
• Lettre de motivation
• DIPLOMES, Copies des certificats de travail et attestations
• Références

Seul.e.s les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.e.s pour réaliser un entretien.

Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées.

Santé Sud se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un.e candidat.e correspondant au poste est retenu.e.

NB : Les dossiers de candidatures resteront la propriété de Santé Sud.

Comment postuler

Envoyer leur dossier de candidature avant le 31/05/2022 à l’adresse électronique suivante : monique.michaud@santesud.org