RMO Sénégal recrute 01 Assistant Administratif h/f
Nous recherchons pour une ONG œuvrant dans le marketing social, un Assistant Administratif h/f. Vous aurez comme mission principale : l’accueil physique et téléphonique, la gestion des moyens généraux et aussi la coordination/gestion des déplacements des collaborateurs.
Profil du Candidat
Vos missions
Responsable de l’accueil physique et téléphonique :
- Accueil et orientation des visiteurs dans le bâtiment dans le respect des règles sanitaires en vigueur
- Transfert les appels téléphoniques et assure le suivi des messages par email aux concernés
- Assure la gestion du registre des courriers entrants et sortants et s’assure que le chauffeur relève régulièrement la boite postale.
- Point focal des services de coursiers
- Gestion du stock des consommables bureaux
Responsable des moyens généraux du bureau :
- Supervise le fonctionnement du bureau : Achats consommables (selon liste définie avec son line manager), papeteries, intervenants techniques / fournisseurs, centraliser les demandes individuelles pour validation á son line Manager
- S’assure de l’entretien des locaux, appareils et autres
Responsable du bon déroulement des évènements organisés :
- Contrôle les listes de participants
- Coordonne avec la femme de ménage, l’installation des salles (eau, café, marqueurs)
- Commande et réceptionne les pauses / déjeuners et tient à jour le listing des prestataires fiables
Responsable de l’organisation des voyages pour l’équipe nationale et internationale (après transfert des demandes par l’Assistante de Direction pour l’équipe régionale) :
- Point focal de l’agence de voyage pour la réservation et l’achat des billets et transferts
- S’assure de la validation du N+1 (mail formel ou document signé) avant toute commande
- Contrôle les factures reçues de l’agence (transferts, avions, hôtels) avant transmission à la comptabilité
- Mise à jour d’une liste des hôtels de la sous-région en collaboration avec les assistances administratives des différents pays
- S’assure de la conformité administrative des documents de voyage et organise les démarches nécessaires (validité passeport, visa, test covid etc.)
- En charge des demandes de visa et procédure de suivi en cours
Centralise les demandes d’achats et renseigne les bons de commandes :
- Prépare le bon de commande pour validation
- Transfère le bon de commande validé au demandeur
S’assure du suivi et de la remise des chèques du fournisseur :
- Tenue du registre et décharge du fournisseur
- Alerte le fournisseur de la disponibilité du chèque
- Faire remonter au RAF les chèques non retirés
- S’assure de la traçabilité de la remise du chèque (si le retirant n’est pas bénéficiaire du chèque)
Tient les caisses du bureau (dépenses et encaissements) :
- Tenue des livres de caisses
- Inventaire quotidien de la caisse
- Sécurisation du cash suivant les procédures internes
- Préparation des remises en banque (sous supervision RAF)
Autres responsabilités :
- Participer activement aux évènements et activités organisés par l’entreprise
- Être responsable du matériel qui est confié pour l’exécution de ses responsabilités
- Faire remonter à son Manager tous les dysfonctionnements ou dégradations constatés
- Toute autre tâche à la demande du management cette liste est non exhaustive !
Profil et compétence
Formation et expérience
- Bac+2 minimum en gestion administrative
- 2 à 3 ans d’expérience minimum dans une fonction similaire
Compétences requises
Parfaite maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.)
Au-delà des compétences, c’est votre personnalité qui fera la différence !
Aptitudes professionnelles souhaitées
- Fiabilité
- Aisance relationnel
- Discrétion
- Dynamisme
- Organisation et rigueur
- Esprit d’initiative
- Réactivité et autonomie
- Résistance au stress
- Sens de l’écoute et de la communication
- Capacité à prioriser
- Capacité d’adaptation
- Capacité d’anticipation
Date limite : 30 Avril 2023.
Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : www.rmo-jobcenter.com.