Job Description

Agency: UNDP

Title: Responsable Administratif et Financier FEM-CBLT

Job ID: 19093

Practice Area – Job Family: Poverty Reduction – ENVIRONMENT

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 02/11/2018

Duty Station: Ndjamena, Chad

Education & Work Experience: I-Master’s Level Degree – 2 year(s) experience

Languages Required: English, French

                     Desired:

Grade:SB4

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: 1 an renouvelable

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Background

Le PNUD avec le soutien financier du FEM et les autres partenaires, a appuyé la CBLT dans la formulation du Programme d’Action Stratégique (PAS) du Bassin du Lac Tchad qui a été approuvé lors d’un Conseil Extraordinaire des Ministres à Abuja, au Nigeria le 12 juin 2008.

En mai 2017, le Secrétariat Exécutif du FEM a approuvé un nouveau projet régional intitulé « Améliorer la gestion du lac Tchad par le renforcement de la résilience aux changements climatiques et la réduction du stress des écosystèmes pour la mise en œuvre du Programme d’Action Stratégique du bassin du Lac Tchad ».

Dans le cadre de la gestion de ce projet, il est prévu la mise en place d’une unité de gestion du projet (UGP) qui coordonnera la mise en œuvre des activités du projet pendant ses cinq années et apportera un soutien technique et établira des synergies d’action avec d’autres projets, programmes et activités régionaux et nationaux de la CBLT.

Sur la base du protocole d’accord signé avec la CBLT, le bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Tchad recrute un (01) Responsable Administratif et Financier pour le Projet FEM/CBLT qui sera basé dans les locaux de la CBLT avec des missions ponctuelles dans les Pays membres (Nigéria, Niger, Cameroun, RCA, Tchad).

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Coordonnateur Régional, le RAF du projet FEM/CBLT travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet et l’unité administrative et financière de la CBLT et aura à assumer les responsabilités suivantes :

  -Appuyer le projet dans l’élaboration et/ou la révision des plans de travail périodiques ;

  -Contrôler et veiller à l’existence et à la conformité des pièces justificatives, relatives aux opérations financières effectuées sur le compte du Projet ;

  -S’assurer que chaque Voucher soit accompagné des pièces justificatives correspondantes ;

  -Conseiller sur la préparation des documents nécessaires pour les décaissements suivant les règles et règlementation du PNUD ;

  -Suivre dans Atlas, la régularité des paiements effectués par le Projet au profit des tiers ;

  -Préparer les rapports financiers et les comptes consolidés ;

  -Contribuer à la finalisation des rapports narratifs et financiers du Projet ;

  -Veiller à ce que tout déboursement de fonds se fasse à temps, dans le respect des procédures, du calendrier budgétaire et de décaissement ;

  -Gérer toutes les activités relatives à l’acquisition des matériels et biens du projet, maintenir un registre d’actifs, préparer les documents nécessaires pour les décaissements et veiller à une livraison des biens et services à temps, suivant les règles et réglementations du PNUD ;

  -S’assurer que le «Assets Management» du Projet dans Atlas possède toutes les informations des différents items achetés par le Projet ;

  -Contribuer à la constitution de la documentation relative aux acquisitions nécessaires pour les besoins de l’audit, à la préparation des réponses aux observations de l’audit et de l’examen des comptes ;

  -Contrôle adéquat des documents de supports des paiements et assurer la saisie dans Atlas des paiements des partenaires et le suivi de la libération des fonds dans les limites de jours déterminées par la hiérarchie ;

  -Maintenir un système de suivi des paiements de façon à identifier les causes de retards ainsi que les efforts faits visant à minimiser de tels écarts ;

  -Maintenir un système de contrôle de dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont vérifiées de façon contradictoire et sont complètes ; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas ;

  -Assurer une gestion efficace et stratégique des ressources humaines ;

  -Fournir des services d’approvisionnement et de logistique efficaces

  -Appuis-conseils techniques aux bénéficiaires sur la bonne façon d’utiliser et d’entretenir l’équipement fourni par le projet en application des règles et directives du PNUD, y compris l’enregistrement et le suivi de l’utilisation ;

  -Inventaire des équipements selon les normes IPSAS.

Exécuter toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet et de l’Unité Développement Durable.

Competencies

Connaissance de l’emploi / Expertise technique

  -Comprend et applique les concepts et les principes fondamentaux liés au poste ;

  -Démontre une bonne connaissance de la technologie de l’information, sur les politiques et procédures de l`organisation en rapport avec la gestion des ressources financières et l’applique dans son travail.

  -Analyse les exigences et synthétise les propositions sur la base des priorités ;

  -S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;

  -Est apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail ;

  -Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité ;

  -Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité ;

  -A de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et professionnelles.

Capacité à formuler et gérer les budgets

  -Assure la gestion et le suivi des contributions et des investissements des bailleurs ;

  -Gère les transactions et effectue des analyses financières, des rapports et le recouvrement des coûts ;

  -Possède une connaissance des politiques et procédures organisationnelles et les applique de manière cohérente dans ses tâches ;

  -S’efforce de maintenir les connaissances professionnelles à jour grâce à des études autodirigées et d’autres

  -moyens d’apprentissage ;

Promotion du changement organisationnel et du développement

  -Étudie et documente les « meilleures pratiques » en matière de changement organisationnel et de procédure en cohérence avec celles du système des Nations Unies ;

  -Démontre sa capacité à diagnostiquer les problèmes et à identifier et communiquer les pistes de solutions plausibles ;

Orientation client

  -Établit, et maintien des relations efficaces au sein du projet CBLT et avec les partenaires ;

  -Rassemble, analyse et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de gestion axés sur les résultats.

  -Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais ;

  -Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun ;

  -Répond rapidement aux besoins des clients.

Compétences de base :

  -Facilite et encourage la communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement ;

  -Crée des synergies grâce à la maîtrise de soi et au développement des initiatives personnelles

  -Gère des conflits au sein de son équipe ;

  -Partage les connaissances et encourage l’apprentissage des autres ;

  -Promeut l’apprentissage et le partage des connaissances au sein des projets CBLT;

  -Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;

  -Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;

  -L’auto développement, la prise d’initiative ;

  -Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;

  -Aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité ;

  -Bonne capacité interpersonnelle ;

  -Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Partage et Maintien des informations

  -Démontre la capacité à développer et à maintenir de bonnes relations avec les collègues et les partenaires

  -Prépare et fournit les rapports financiers des ressources utilisées sur demande du superviseur dans l’optique de renforcer le partenariat ;

  -Veille au renforcement des capacités en suivi et gestion financière ;

  -Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Collecte et diffusion des informations

  -Met en place et entretient les bases de données ;

  -Assure la préparation à temps des informations pour l`élaboration des différents rapports financiers.

Required Skills and Experience

Education:

Maitrise en finance/comptabilité, Administration publique, ou disciplines apparentées

Experience:

  – Avoir une solide expérience d’au moins deux (2) ans en gestion financière, gestion du personnel et/ou gestion des systèmes opérationnels ;

  -Justifier d’au‐moins deux (2) ans d’expérience pertinente en planification/gestion financière, gestion du personnel et/ou gestion des opérations ;

  -Justifier d’au‐moins deux (2) ans d’expérience pertinente dans l’approvisionnement et la logistique ;

  -Expérience dans la gestion de systèmes de gestion intégrée ;

  -Avoir une maîtrise des outils informatiques, des logiciels usuels (Word, Excel, Power Point, etc.) et professionnels ;

  -Une expérience dans le Système des Nations Unies serait un atout.

Langue:

  -Parfaite maitrise du français. Bonne connaissance de l’anglais.

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