PNUD recrute 01 Assistant(e) Administratif/ve
PNUD
Goma,Congo RDC
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Assistant(e) Administratif/ve
Lieu : Goma, REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGODate limite de candidature : 30-Aug-20 (Minuit New York, États-Unis)Catégorie supplémentaire : Géstion
Type de contrat : FTA LocalNiveau du poste : GS-6Langues requises : Français Date de commencement : (date à laquelle le candidat sélectionné doit commencer) 01-Oct-2020Durée du contrat initial: 1 year
HistoriqueLe Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.
En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique de la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.
Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des Sous bureaux de terrain dont celui de Goma (Province du Nord Kivu) auquel le présent poste, qui peut être transféré dans une autre localité à l’avenir pour des raisons opérationnels, est initialement attaché. L’Administration de OCHA cherche à recruter un (e) Assistant (e) Administratif/ ve pour ce Sous Bureau.
L’Assistant (e) Administratif/ ve sera sous la supervision directe du Chef de Sous bureau du Nord Kivu, la Supervision technique du Chargé de l’Administration et des Finances et l’autorité générale du Chef de Bureau OCHA RDC. Il sera responsable de l’exécution des tâches diverses au sein du bureau et collaborera avec les unités administratives de Kinshasa et des autres localités.
Devoirs et responsabilités
Le (la) titulaire de ce poste devra exercer les fonctions principales suivantes:-Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration. Organiser des réunions sur les problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement, prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées; interpréter et évaluer les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi;
-Assurer la gestion du Petty cash du bureau selon les règles et procédures mises en place et répondre de toutes les questions y relatives: Procéder aux transactions suivant les règles financières des Nations-Unies et en préparer, au moment opportun, la demande de réapprovisionnement pour la signature du chef du bureau;-Assurer la gestion du stock du Hub Logistique en tenant à jour les fiches de stock et produire un rapport mensuel (le 5 du mois suivant) pour le compte de l’unité administration (copie à la logistique) à Kinshasa: inscrire les entrées et sorties sur les fiches de stock ainsi que dans la base de données prévue à cet effet, contrôler et distribuer les produits à usage collectif selon les besoins exprimés;-En collaboration avec l’office Clerk du Sous bureau, assurer l’approvisionnement en fournitures et autres équipements du sous bureau et des antennes ayant exprimés le besoin en s’assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans le délai. Produire un rapport de situation mensuel à cet effet pour le compte de l’unité logistique à Kinshasa;-Assurer la gestion du stock de carburant du bureau de Goma et produire un rapport mensuel du stock et de consommation par véhicule et tenir à jour un fichier d’inventaire ;-Tenir un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches;-Suivre les réconciliations des comptes pour tous les payements effectués via le PNUD Goma;-Suivre convenablement avec Kinshasa les dossiers administratifs et rendre compte au chef du sous bureau dans les délais requis; assurer une bonne prise en charge des problèmes administratifs du NK proposer des solutions au chef de sous bureau Nord Kivu;-Superviser et participer activement à la réalisation des inventaires chaque semestre, tenir le registre y relatif;-Pour chaque prestataire extérieur (bailleurs et sociétés de service divers) et pour chaque agence colocataire au Nord Kivu, s’assurer de l’existence d’un contrat /MOU valide et de leur renouvellement avant expiration;-Superviser la gestion des véhicules de Goma et la programmation des chauffeurs à diverses missions de terrain dans la transparence;-Veiller au renforcement des capacités du personnel de l’Administration du Bureau et apporter des réponses appropriées aux problèmes, en conformité avec les Règles et Procédures de l’Organisation;-Formuler des réponses claires et proposer des solutions aux problèmes administratifs posés par le personnel et les partenaires de l’organisation;-Créer un cadre d’entretien permanent pour s’assurer que le staff supervisé met en œuvre son plan de travail;-Superviser le processus des achats du Nord Kivu et procéder à la vérification et conformité des réquisitions, bons de commande avant leur transmission au chef du sous bureau pour approbation;-Soutenir les autres bureaux et antennes qui s’approvisionnent par Goma;-Suivre le mouvement des cargos et leur transfert effectif aux bureaux destinataires;-Superviser la gestion des stocks de Goma (carburant, fournitures de bureau, produits d’entretien pièces de rechange véhicule etc..) et veiller à la production de rapports trimestriels;-Coordonner et suivre avec le Chargé de Ressources Humaines de Kinshasa toutes les requêtes en rapport avec la gestion du personnel;-S’assurer avec le Chargé des Ressources Humaines que tout le staff dispose des informations nécessaires pour l’établissement de leur PAS (évaluation);-S’assurer que les fiches de présence des staffs internationaux et locaux sont établies et envoyées au Chargé de Ressources Humaines Kinshasa avant la date 10 de chaque mois et des copies tenues à jour et bien classées à Goma;-Exécuter toutes autres tâches que confierait le superviseur hiérarchique dans les limites de ses compétences et aptitudes.
Compétences
-Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d’assistance humanitaire, de secours d’urgence et des questions de droits de l’homme connexes. Connaissance pratique et technique de la maintenance (locaux, véhicules). Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.-Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.-Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.-Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services
Qualifications et expériences requises
-Éducation : Diplôme d’Etat est une exigence. Une formation supplémentaire en Droit, Gestion, Economie, Administration ou toute autre discipline similaire serait souhaitable;-Expérience: Avoir une expérience professionnelle d’au moins six ans dans le domaine de l’Administration, finances, logistique et/ ou ressources humaines; une expérience en gestion des stocks, dans le Système des Nations Unies ou dans les ONG Internationales ainsi que la maîtrise des logiciels «ATLAS» et«UMOJA» et des autres logiciels de bureau (Word, Excel, Internet) seraient des atouts considérables.-Langues: Maîtrise parfaite du français écrit et parlé; Connaissance professionnelle de l’anglais; La maitrise des langues de la localité;
Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien: https://jobs-admin.undp.org/cj_job_edit.cfm?job_id=82492 , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :
-Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page);-Un formulaire P11 à jour signé et daté. (Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitairehttps://www.humanitarianresponse.info/sites/www.humanitarianresponse.info/files/documents/files/p11_undp_en_francais_1.docx).-Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages);-Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;-Les copies des diplômes;-Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);-Copies des deux dernières évaluations;-A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer;-Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches;
Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées;
Les Hard copies ne seront pas acceptées;
Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée;
Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération;
OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.POSTULER