Tchad

PNUD recrute 01 Assistant Administratif

PNUD recrute 01 Assistant(e) Administratif(ve)

  • Niveau d’études: Non précisé
  • Expérience: 5 ans
  • Expire le: 09-11-2018

PNUD

Ndjamena,Tchad
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Job Description
Agency
UNDP
Title: Assistant(e) Administratif(ve)
Job ID: 19188
Practice Area – Job Family: Poverty Reduction
Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 09/11/2018
Duty Station: Ndjamena, Chad
Education & Work Experience: F-2-Year College Degree – 5 year(s) experience
Languages Required: English, French
                       Desired:
Grade: SB3
Vacancy Type: Service Contract (SC)
Posting Type: Common System
Bureau: Africa
Contract Duration: 1 an
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Background
Le Gouvernement du Tchad avec l’appui du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) a mis en place le Programme d’Appui au Développement Local et à la Finance Inclusive au Tchad (PADLFIT) qui vise à promouvoir le développement économique local et l’accès aux services financiers et non financiers (épargne, crédit, transfert d’argent, assurance, formations) de toute la population, particulièrement des couches défavorisées telles que les femmes et les jeunes habitant dans les localités rurales, enclavées et éloignées.
L’objectif global du PADLFIT est de contribuer à la lutte contre la pauvreté et à l’insertion socio-économique des populations par la promotion du développement local et d’un secteur financier inclusif. Il se déroule sur la période 2017 – 2021 à travers trois composantes : (i) Promotion du développement local à travers la fourniture des énergies propres et des services socio-économiques de base aux Collectivités locales, Entreprises et Populations ; (ii) Développement des filières agro-sylvo-pastorales-halieutiques et des micro-entreprises créatrices de valeurs et d’emplois et (iii) Promotion de l’inclusion financière et sociale des populations.
Le programme a une envergure nationale. Ses bénéficiaires finaux sont les populations à la base, des ménages pauvres et vulnérables et des Micros, Petites et Moyennes Entreprises (MPME) des zones d’intervention. Parmi ces bénéficiaires, un accent particulier est mis sur les Femmes et les Jeunes économiquement actifs qui seront appuyés dans la diversification de leurs revenus avec le développement des chaînes de valeur agro-sylvo-pastorales et halieutiques, des Activités Génératrices de Revenus (AGR), des petits métiers, des services et de l’artisanat. La stratégie de mise œuvre du PADLFIT s’appuie sur les entités suivantes : Collectivités Territoriales Décentralisées (CTD) y compris les organisations intervenant au niveau local et des Intermédiaires (Organisations Non Gouvernementales, Prestataires de Services Techniques, Prestataires de Services Financiers, Institutions et structures chargées de l’encadrement du développement local et de la microfinance, Associations professionnelles…) pour la fourniture des services techniques, financiers et non financiers aux bénéficiaires.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ce programme, le PNUD recrute un (e) Assistant (e ) administratif (ve).
Duties and Responsibilities
Sous la supervision directe du Spécialiste Technique Principal (STP), l’Assistant (e) administratif (ve) assure un rôle pivot au sein de l’UGP. Il ou elle est le lien entre les parties administrative, opérationnelle et technique du Programme. Sa mission principale est d’apporter un soutien proactif et efficace au fonctionnement de l’UGP et du Programme.
  -Exécution des activités régulières de secrétariat
  -Appui administratif au programme
  -Appui logistique au programme
Il ou elle exécute les tâches suivantes :
1.Exécution des activités régulières de secrétariat
  -Accueillir, informer et orienter les visiteurs ;
  -Gérer les appels téléphoniques ;
  -Gérer les agendas du STP ;
  -Suivre les courriers et les dossiers du programme ;
  -Enregistrer les correspondances reçues ;
  -Assurer la transmission interne des correspondances reçues ;
  -Archiver les correspondances reçues ;
  -Archiver les correspondances envoyées ;
  -Assurer le classement et l’archivage des documents internes ;
  -Réaliser les travaux de dactylographie et de mise en page de documents ;
  -Rédiger les comptes rendus et les notes de réunion ;
  -Rédiger les procès-verbaux des ateliers ;
  -Effectuer le traitement et la transmission des informations et des directives du STP nécessaires à la bonne marche du programme.
2.Appui administratif au programme
  -Contribuer activement dans la rédaction des rapports du programme ;
  -Organiser les missions et voyages des membres de l’équipe ;
  -Assurer les services administratifs de base pour les consultants en mission (réservation d’hôtels, accueil, préparation d’agenda…) ;
  -Superviser et coordonner le travail du personnel de soutien ;
  -Gérer le fichier de congé du personnel en collaboration avec le STP ; Participer à la préparation et à la finalisation des dossiers et documents de l’UGP et des organes du Programme.
3.Appui logistique au programme
  -Organiser la logistique des ateliers et des réunions de l’UGP et du programme ;
  -Etablir et mettre à jour une base de données des fournisseurs locaux pour les biens et services courants à acheter ;
  -Appuyer la gestion des matériels du bureau, les commandes, les fournisseurs et le stock ;
  -Gérer les achats courants en suivant les procédures d’approvisionnement du programme ;
  -Inventorier périodiquement les matériels et équipements du bureau ;
  -Assurer la gestion du stock des consommables du programme ;
  -Contribuer à la gestion logistique des locaux (bureaux, maisons et autres) du programme ;
  -Participer à la rédaction des rapports mensuels de logistique (Rapport de stock, rapport de suivi des véhicules, Suivi des achats, etc.).
L’assistant administratif assumera toute autre responsabilité en rapport avec ses compétences qui lui sera confiée par le STP dans le cadre de la mise en œuvre du Programme.
Impact des Résultats :
Les résultats clés auront un impact sur le suivi de la mise en œuvre des activités favorisant l’atteinte des résultats du programme.
Competencies
Taches relatives à l’appui aux institutions d’encadrement du secteur
  -Aptitude à travailler en équipe et esprit d’initiative développé ;
  -Avoir une grande capacité rédactionnelle ;
  -Faire preuve d’intégrité conformément aux valeurs et aux normes morales des Nations Unies ;
  -Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, multiracial, multiethnique et multiconfessionnel;
  -Bonne connaissance de la gestion axée sur les résultats ;
  -Capacité à mobiliser les ressources ;
  -Bonne connaissance des méthodes et techniques de gestion des projets de développement ;
  -Aptitude à établir de bonnes relations avec les clients, à se concentrer sur l’impact et le résultat et à répondre positivement au feedback ;
  -Aptitude à travailler sous pression et à gérer des situations complexes.
Compétences Générales :
  -Démontre un engagement envers la mission, la vision et les valeurs du PNUD ; Fait preuve d’adaptabilité et d’aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
  -Avoir le sens de l’écoute, anticipation, initiative, réactivité, confidentialité,
  -Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse, capacité organisationnelle et à hiérarchiser les urgences,
  -Avoir une bonne aptitude rédactionnelle, esprit de travail en équipe.
Compétences Fonctionnelles :
Gestion des connaissances et de l’apprentissage :
  -Démontre une culture du partage des connaissances et de l’expérience ;
  -Travaille activement dans le cadre d’un processus d’autoformation continu, suit un plan de formation personnel et met en pratique les connaissances nouvelles acquises.
Développement et Efficacité opérationnelle :
  -Capacité à accomplir une gamme variée de tâches liées à la gestion axée sur les résultats, y inclus la collecte et la vérification des données sur les programmes/projets, l’entrée des données en ATLAS, la préparation des révisions, le classement et la fourniture d’informations ;
  -Capacité à appuyer la revue et la révision des processus de travail et la mise en place de nouveaux systèmes, y inclus ceux basés sur les technologies de l’information.
Gestion et Leadership :
  -Orienté sur les résultats et répond positivement aux critiques ;
  -Travaille de manière dynamique et constructive ;
  -Aptitude à travailler sous la pression des délais et des résultats.
Required Skills and Experience
Education :
  -Etre titulaire d’un Baccalauréat ou équivalent avec spécialisation en Secrétariat de Direction ou tous diplômes jugés équivalents.
Expérience :
  -Il ou elle devra justifier d’une expérience qualifiante d’au moins cinq (5) ans sur un poste similaire dans une entreprise, une ONG ou organisation sous régionale ou internationale.
  -Il ou elle doit avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels (traitement de texte et tableurs, PowerPoint, graphiques, gestion des fichiers avec une maîtrise des applications Internet.
  -Une expérience dans le Système des Nations Unies serait un atout. La connaissance du logiciel Atlas serait un atout.
Langue(s) :
  -Parfaite maitrise du français ;
  -Bonne connaissance de l’anglais serait un atout.
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Khady Khady

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