Job Description

Agency: UNDP

Title: Assistant Administratif et Financier du Projet PBF

Job ID: 18025

Practice Area – Job Family: crisis Prevention and Recovery – ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 30/11/2018

Duty Station: Brazzaville,Congo

Education & Work Experience: G-Bachelor’s Level Degree – 3 year(s) experience

Languages Required: English,French

           Desired:

Grade: SB2

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: 1 an avec possibilité de renouvellement

Ce poste est éligible aux candidats de nationalité congolaise vivants au Congo ou autres nationalités ayant une autorisation de travailler sur le territoire congolais.

Background

La République du Congo connaît actuellement une situation de normalisation après plus de 20 mois d’affrontements sanglants. Les violences dans le département du Pool ont éclaté encore une fois à la suite des contestations des résultats de l’élection présidentielle de mars 2016, lorsque le pays traversait une crise financière grave. Il s’est ensuite déplacé dans ce département du Pool où s’étaient retranchés les Ninja Nsiloulou poursuivis par les forces de l’ordre.

De pourparlers facilités par les sages et notables originaires du département du Pool, ainsi que des échanges avec les représentants du SNU, ont abouti à la signature d’un Accord de Cessez-le-feu et de Cessation des Hostilités à Kinkala (chef-lieu du département) le 23 décembre 2017, entre les délégués du Gouvernement et les représentants du Pasteur Ntumi. L’effet immédiat et automatique de l’accord est jusqu’à présent suivi d’effets positifs dont la cessation effective des affrontements.

Le processus de désarmement, démobilisation et réintégration (DDR), bien qu’au centre de la mise en œuvre de l’accord de cessez-le-feu, ne peut prétendre résoudre la crise politique et financière qui s’étend dans le pays. Cependant, il ouvre des opportunités de dialogue pour la consolidation de la paix qui peuvent effectivement aboutir à une gouvernance démocratique et inclusive et au renforcement de la protection des droits humains.

Le Gouvernement du Congo et le PNUD ont signé un document de projet de ‘’consolidation de la paix et démarrage du DDR’’, financé par le PBSO et qu’il s’agit à présent de mettre en œuvre.

Duties and Responsibilities

Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adapte les processus et procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

-Conformité totale des activités financières, des systèmes d’enregistrement, de préparation de rapports financiers ainsi que du suivi des audits avec les règles et règlements, politiques et stratégies des Nations Unies ;

-Mise en œuvre du contrôle interne et efficace;

-Développement de processus opérationnels financiers et élaboration du contenu des Procédures Opérationnelles Standards dans le domaine des finances, en consultation avec le superviseur et la direction du Bureau;

-Préparation d’accords sur le partage des coûts et les « trust funds », suivi des contributions dans le cadre des efforts du Bureau pour la mobilisation des ressources.

Assure la gestion des budgets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

-Préparation et révision des budgets, suivi avec le bureau sur les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les Projets administratifs;

-Présentation d’information pour la planification et le statut des ressources financières;

-Envoi du budget de Projet, si autorisé par la direction du Bureau, et cela sur la base de la présentation des documents de projets et budgets de projets signés;

-Préparation dans les temps dans ATLAS (ou tout autre progiciel de gestion) des factures pour recouvrement des coûts des services fournis par l’organisation;

-Mise en place d’un système de suivi des revenus et suivi du recouvrement des coûts.

Apporte l’appui comptable et administratif à l’Unité des Finances et effectue les fonctions liées au paiement des salaires au niveau global, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants:

-Contrôle approprié des documents justificatifs pour paiements et rapports financiers;

-Exécution du cycle de paiement;

-Appui à l’exécution et mise en œuvre des budgets, audits et formations;

-Paiements effectifs pour le compte d’autres Agences;

-Préparation des rapports financiers de l’organisation, ainsi que ceux des partenaires du Gouvernement;

-Maintien du système de contrôle des dépenses internes pour assurer que les bordereaux sont correctement complétés de manière contradictoire, les transactions sont correctement enregistrées et postées dans le progiciel de gestion en vigueur, les salaires dûment préparés et payés, les demandes de remboursement pour les voyages et autres droits dûment payés;

-Clôture des comptes dans les temps;

-Correction dans les temps des bordereaux non postés, y compris les bordereaux comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de concordance, des bordereaux non approuvés;

-Réponse dans les temps aux requêtes du Siège pour résoudre des problèmes de données financières;

-Maintien des comptes débiteurs pour les projets et  programmes de l’organisation, et suivi avec les partenaires sur les contributions, création de dépôts dans le progiciel de gestion, et l’exécution de leur application sur les postes en cours;

-Exécution dans le progiciel de gestion des paiements de salaires au niveau global, y inclus le paiement des salaires pour les Contrats de Services (SC) et les SSA;

-Préparation des rapports mensuels pour les Agences;

-Conseils au personnel international, experts et consultants sur les bénéfices, avances sur sa-laire et autres questions liées aux finances.

Assure la gestion adéquate de la trésorerie, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

-Revue dans les temps de la situation de la trésorerie pour les comptes locaux afin d’assurer la disponibilité de fonds suffisants pour couvrir les décaissements;

-Identification et enregistrement dans les délais des reçus pour l’application des revenus;

-Revue quotidienne des comptes bancaires à zéro-balance dans le progiciel de gestion pour contrôler le niveau des avances;

-Identification et enregistrement des contributions;

-Initialisation des transactions et des oppositions aux paiements sur le système bancaire Internet;

-Préparation et soumission du rapport mensuel sur le taux de change;

-Préparation adéquate dans les temps des réconciliations bancaires;

-Préparation dans les temps des prévisions mensuelles en trésorerie pour le superviseur;

-Contacts avec les Agences des Nations Unies pour obtenir l’estimation de leurs besoins en trésorerie;

-Initiation dans le progiciel de gestion des transferts bancaires et deals.

Assure le partage et le renforcement des connaissances dans le Bureau, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

-Organisation de formations dans le domaine des finances pour le personnel des Opérations/Projets;

-Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances;

-Contributions de qualité aux réseaux de connaissances et aux communautés des pratiques.

Livrables :

-Les rapports financiers aux donateurs ;

-Tout autre document requis par le PNUD (rapports d’avancement financiers du projet, Compte rendus, etc.).

Competencies

Compétences fonctionnelles :

-Maîtrise de l’outil informatique comptable, incluant la maîtrise d’un logiciel intégré de gestion financière de projet type TOMPRO, SAGE (100), ou autres ;

-La connaissance du logiciel ATLAS serait un atout ;

-Connaissance des procédures contractuelles et financières applicables aux projets financés par les organismes internationaux, notamment le PNUD.

Compétences Corporatives:

-Intégrité;

-Respect de la diversité;

-Professionnalisme;

-Travail d’équipe;

-Orientation clients;

-Aptitude à la communication;

-Créativité, sens de l’initiative

Required Skills and Experience

Scolaire:

-Etudes supérieures niveau licence ou BTS en gestion, comptabilité, finances ou diplôme équivalent.

Expérience :

-3 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine des Finances, de la Comptabilité, de la gestion et de l’Administration, avec des responsabilités croissantes;

-Utilisation avérée (au moins 2 ans) de logiciel financier permettant un traitement à la fois en comptabilité générale, en analytique, en gestion budgétaire, en traitement des clôtures annuelles, pour l’ensemble du projet et pour chacun de ses composantes ; multi sites, permettant le suivi de toutes les lignes de financement, multidevises;

Informatiques:

-Avoir de bonnes connaissances dans le domaine informatique (Word, Excel, Power Point,…).

Langues:

-Excellente connaissance du français;

-La connaissance de l’anglais serait un atout.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.