PNUD recruits 01 Programme Assistant

Job Description

Agency: UNDP

Title: Programme Assistant (Assistant Representant Resident Adjt/Programme)

Job ID; 25452

Practice Area – Job Family: Management

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 01/09/2019

Duty Station: Ndjamena, Chad

Education & Work Experience: D-Some College – 5 year(s) experience

Languages Required: English, French

                      Desired:

Grade: G5

Vacancy Type: FTA Local

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: 1 Year with possibility for extension

Les candidatures féminines sont très fortement encouragées

Background

Conformément au plan quinquennal national de développement, au plan-cadre des Nations Unies pour l’aide au développement pour 2017-2021 (UNDAF) et au plan d’aide humanitaire, l’objectif général du Document de Programme du PNUD au Tchad 2017-2021 repose sur l’idée que des institutions de gouvernance fortes et crédibles, capables de gérer le développement et les conflits, constituent le fondement d’un progrès économique solide et sans exclusion, et que la croissance ne saurait être durable sans qu’il y ait une diversification de l’économie et une gestion appropriée des ressources naturelles.

Les quatre piliers et priorités du document de programme du PNUD au Tchad sont :

-La croissance sans exclusion et développement durable

-La gouvernance participative et cohésion sociale

-La résilience environnementale et réduction des risques de catastrophe

-Le capital humain

Le PNUD au Tchad agit aussi en tant qu’intégrateur des Objectifs de Développement Durable (ODDs), et travaille avec les autres agences dans le cadre de la Réforme du Système des Nations Unies, mettant l’emphase sur le lien (‘Nexus’) qui est fait entre l’assistance humanitaire, la coopération au développement et les efforts de consolidation de la paix et de stabilisation, notamment dans la région du Lac Tchad.  Le PNUD est par ailleurs engagé dans le combat pour l’égalité du genre et entend intégrer cette problématique dans tous ses programmes et toutes ses activités.

Sous la supervision du/de la Représentant(e) Résident(e) Adjoint (Programme) (ARR (P), l’Assistant (e) au Programme  assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau de du/de la RRA (P) et soutient efficacement  les activités de la Section programme du PNUD au Tchad.

L’Assistant(e) au Programme collabore étroitement avec les autres Assistant (e)s de direction et les autres équipes du Bureau de Pays au Tchad, le personnel des projets et le personnel des autres agences du Système des Nations Unies afin d’échanger de façon régulière des informations et d’assurer la prestation en permanence d’un service efficace et homogène.

Duties and Responsibilities

Assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du/de la RRA (P) en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

-Accueil des visiteurs, et répond au téléphone, en observant les procédures de sécurité et respectant le protocole ;

-Gestion du calendrier du superviseur, contacts avec les visiteurs de haut niveau, prises de rendez-vous et réunions, avec une totale confidentialité ;

-Préparation et organisation des réunions de travail, établissement de comptes rendus (s’il y a lieu)Préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous, réunions et missions du superviseur ;

-Maintien d’une base de données des donateurs et des contacts officiels ;

-Gestion des missions et calendrier du/de la RRA (P)  en s’assurant de la cohérence avec les autres calendriers de la Direction ;

-Prise de notes pour la rédaction des correspondances, des directives, des comptes-rendus de réunions, des observations à la signature et de du/de la RRA (P), en assurer le suivi en cas de besoin ;

-Maintien des stocks nécessaires de fournitures de bureau,

-Remplacement, de façon routinière, si besoin est, de l’Assistant (e) d’un autre membre de la Direction, ou le préposé au registre, en cas d’absence.

Assure une communication efficace et fluide au sein du Bureau, et soutient les activités de la Section de Programme du PNUD au Tchad en mettant l’emphase sur l’atteinte des résultats suivants :

-Assure de façon routinière le secrétariat et le suivi des recommandations des réunions de la Section de Programmes des réunions conjointes Programme/Opérations;

-Veille au suivi et le renvoi des dossiers confiés ou destinés à la signature/approbation du/de la RRA dans les délais requis ;

-Assure le suivi des plans d’action et rapports d’activités;

-Procède à la mise en place d’un système d’archivage efficace et confidentiel des dossiers ;

-Coordination de la circulation de l’information au sein du bureau et suivi des dossiers notamment par voie éléctronique (e-registry);

-Filtre les appels entrants et des correspondances ;

-Met à jour les répertoires et listes du SNU et du Bureau.

Competencies

Compétences fonctionnelles :

Connaissances professionnelles / Expertise Technique

Connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des procédures :

-Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;

-Possède les connaissances sur  les politiques et procédures organisationnelles  liées au poste et les applique dans le travail ;

Identifie les nouvelles meilleures approches et  les intègre au travail ;

-S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;

-Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien ;

-Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations ;

-Aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail ;

-Bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité ;

-Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier ;

-Apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

-Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion ;

-Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

-Souci aigu de la satisfaction du client

Entretien des relations efficaces avec les clients

-Effectue des rapports aux clients internes et externes d’une manière opportune et appropriée

-Organise et donne priorité à  l’horaire de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;

-Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;

-Répond aux besoins des clients rapidement.

Compétences de base:

-Démontre la connaissance de l’Organisation et  un bon jugement ;

-Veille à son auto-développement et prend des initiatives ;

-Est un bon coéquipier et de faciliter le travail d’équipe ;

-Facilite et encourage la communication ouverte dans l’équipe et communique efficacement ;

-Crée des synergies grâce à l’auto-contrôle ;

-Est apte à gérer des conflits ;

-Se forme, partage ses connaissances et encourage l’apprentissage des autres ;

-Promouvoir l’apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel ;

-Prise de décision éclairée et transparente.

Required Skills and Experience

Education:

-Études secondaires ;

-Certificat en administration ou secrétariat;

-Un Diplôme universitaire en administration des affaires ou publique est un avantage.

Expérience:

-5 années d’expérience pertinente en gestion ou service de soutien à un programme important dans une organisation internationale (Agence de coopération, Organisation des Nations Unies, Organisation non-Gouvernementale) œuvrant dans le domaine de l’assistance humanitaire, de la coopération au développement ou de la consolidation de la paix ;

-Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Outlook, etc.).

-Compétence en utilisation de systèmes de gestion en ligne.

-Capacité à travailler régulièrement sous pression et à prioriser efficacement ses tâches.

Langue(s)

-Une parfaite maitrise du français et une très bonne connaissance de travail de l’anglais des organisations internationales.

Disclaimer