Centrafrique

PNUD recruits 01 Operations Manager & Logistics

PNUD recruits 01 Operations Manager & Logistics

Job Description
Agency: UNDP
Title: Operations Manager & Logistics (ELECTIONS)
Job ID: 25501
Practice Area – Job Family: Democratic Governance – ELECTIONS
Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 06/09/2019
Duty Station: Bangui, Central African Republic
Education & Work Experience: H-Some Graduate School – 7 year(s) experience, I-Master’s Level Degree – 8 year(s) experience
Languages Required: English, French
                      Desired:
Grade: P4
Vacancy Type: FTA International
Posting Type: External
Bureau: Africa
Contract Duration: 1 Year with possibility for extension
LES CANDIDATURES FÉMININES SONT FORTEMENT RECOMMANDÉES.
Background
Après l’interruption de l’ordre constitutionnel en mars 2013 par la coalition des ex-Seleka rebelle et la période de transition qui s’en est suivie, l’organisation des élections pluralistes s’est imposée comme la solution consensuelle pour une sortie de crise. Cet impératif a été soutenu politiquement, techniquement et financièrement aussi bien par les acteurs nationaux à travers les différentes institutions de transition que par les acteurs régionaux et internationaux.
L’organisation des élections générales de 2015/2016 a permis le retour à l’ordre constitutionnel marqué par la mise en place des différentes institutions prévues par la Constitution de mars 2016, à l’exception du Sénat dont la mise en place dépend des élections locales qui n’ont pas été organisées.
Les prochaines élections de 2020/2021 seront décisives pour le renforcement de la démocratie, la stabilité politique à travers la consolidation des institutions constitutionnelles et constitueront une avancée dans la culture de l’alternance politique démocratique. A la suite de négociations menées à Khartoum au Soudan entre le gouvernement centrafricain et 14 groupes armés, la tenue d’élections s’est imposée comme une condition sine qua non vers la sortie de crise et la consolidation démocratique, en vertu de l’article 20 de l’Accord politique pour la paix et la réconciliation en République centrafricaine qui stipule que : « les Parties conviennent également que l’organisation d’élections libres, justes, inclusives, transparentes et crédibles est la seule voie consacrée pour assurer l’alternance politique et à contribuer à la consolidation de la démocratie en République centrafricaine. Elles s’engagent en conséquence à soutenir l’organisation d’échéances électorales au niveau présidentiel, législatif, régional et municipal dans un climat apaisé. »
La nature inclusive des élections sera essentielle afin d’assurer la cohésion en encourageant la participation des groupes minoritaires, vulnérables ou sociaux spécifiques, tels que les jeunes, les femmes, les personnes vivant avec un handicap, et leur représentation au sein des instances de décision.
Il faut également souligner que l’engagement du gouvernement et de l’Assemblée nationale à accélérer l’adoption des textes législatifs relatifs aux élections (Code électoral, loi organique de l’ANE loi sur la décentralisation) contribuera à l’instauration d’un climat de confiance entre les acteurs politiques, favorable à l’organisation des élections dans un environnement apaisé.
D’un point de vue sécuritaire, la RCA fait face à un contexte extrêmement volatile malgré quelques avancées dans la restauration de l’autorité de l’Etat, ainsi que la présence de la MINUSCA et d’autres partenaires internationaux.
Les capacités et ressources limitées des forces armées centrafricaines (FACA) et les forces de sécurité intérieures de gendarmerie et de police (FSI) ne leur permettent pas d’exercer leur autorité pour contrôler le territoire national. Dans ce contexte, le rétablissement de la sécurité ainsi que de l’autorité de l’Etat seront essentiels pour le déroulement d’élections apaisées et inclusives.
Le Gouvernement de la RCA a ainsi pris la mesure de l’importance des prochaines élections dans la consolidation de la paix et le renforcement des institutions constitutionnelles. La saisine des Nations Unies en juin 2018 pour une assistance à l’organisation des prochaines élections traduit une volonté politique et un engagement pour l’organisation des prochaines élections dans les délais constitutionnels. En réponse, la NAM a recommandé un appui au processus électoral par une Assistance électorale intégrée des Nations Unies.
Le Bureau Pays RCA recrute un/e Chargé(e) des Opérations et de la Logistique pour mettre en œuvre les activités liées aux opérations électorales. Le/la Chargé(e) des Opérations et de la Logistique fera partie de l’équipe du projet PAPEC, du PNUD, qui se trouve au sein de l’Unité Gouvernance, et est placé sous la supervision directe du Représentant résident. Cette équipe comprendra également un Conseiller Technique Principal ainsi que d’autres spécialistes qui seront recrutés en fonction des besoins du projet. Il/elle sera sous la supervision directe du CTP du projet et travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe dans le cadre de ses fonctions.
Duties and Responsibilities
Sous l’autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP) du projet, et en étroite collaboration avec les unités appropriée du PNUD, en particulier les Unités Opérations sous la supervision générale du Représentant résident/opérations, le/la Chargé(e) des Opérations et Logistique sera chargé d’apporter un appui-conseil et assumer, de manière non limitative, les tâches et responsabilités suivantes – le tout conformément aux règles du PNUD relatives aux normes et les procédures.
III. 2 – Fonctions / Résultats attendus dans le domaine spécifique des opérations
-Conseiller sur les politiques opérationnelles relatives à l’exécution du projet et de sa gestion ;
-Conformité des Opérations avec les règles, règlements, politiques du PNUD, mise en œuvre des stratégies opérationnelles, établissement des objectifs de gestion et de mécanisme d’évaluation des résultats.
-Mise en place de système de collaboration avec des partenaires potentiels, développement de mécanisme de coopération avec les clients pour des objectifs de mobilisation de ressources.
-Elaboration des Manuels de procédures internes en Finances, Ressources humaines, Approvisionnements, Logistique.
-Contrôle, analyse de l’environnement opérationnel et réajustement des opérations et évaluation des risques.
-Edification et partage de connaissances en matière de gestion et des opérations du Projet ; organisation de la formation du personnel du Projet.
-Développer des stratégies et procédures qui facilitent la gestion des ressources financières du projet et le décaissement des fonds dans les délais.
1. Conseiller sur les politiques opérationnelles relatives à l’exécution des projets et gestion axée sur l’atteinte des résultats suivants :
-Veiller au respect des processus de mise en œuvre opérationnelle du projet ;
-Examiner les travaux trimestriels / annuels et les plans budgétaires ainsi que les plans de mise en œuvre détaillés en coordination avec l’équipe de projet.
2. Assurer la gestion efficace et précise des ressources financières en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants et en travaillant très étroitement avec les Unités Opérations (Finances, Administration, Achats) du bureau du PNUD en RCA:
-Point focal pour la gestion opérationnelle, financière et administrative du Projet et des donateurs pour assurer que les opérations du Projet sont bien mises en œuvre
-Planification, contrôle des dépenses et audit des ressources financières en conformité avec les règles et règlements du PNUD;
-Coordination et coopération effective avec tous les partenaires de mise en œuvre avec une responsabilité directe sur les activités du Projet ;
-Participation dans l’élaboration des plans de travail annuels (PTA), activités prévues et plans opérationnels et financiers ;
-Préparation des comités de pilotage du projet et secrétariat desdits comités ;
-Suivi des activités prévues dans le PTA et mise à jour ;
-Revue et validation des rapports aux donateurs du projet ;
-Préparer les TDRs des missions d’évaluation, d’audit et de suivi des audits du projet ;
-Remplacer le CTP en cas d’absence.
3. Veiller à la passation des marchés efficace en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
-Coordonner la préparation du plan d’achats du projet, son calendrier et effectuer le suivi de sa mise en œuvre ;
Procéder à l’assurance qualité des spécifications et des TDRs avant le lancement des processus d’achat pour assurer leur mise aux normes requises par le PNUD, à la fin de l’évaluation pour assurer la diligence du processus avant la soumission aux comités d’approbation des marchés ou l’émission des contrats ;
-Superviser et assurer le suivi des processus pour s’assurer qu’ils respectent les standards de compétition, de crédibilité, d’éthique et d’impartialité ;
-Assurer que les activités d’achats sont réalisées dans les meilleurs délais selon les prévisions et selon les politiques et procédures du PNUD en la matière ;
-Effectuer le contrôle qualité des processus d’achats et des requêtes de paiement ;
-Préparer et certifier les requêtes soumises au CAP/ACP ;
-Assurer le suivi des engagements du projet pour s’assurer que tous les contrats disposent des fonds nécessaires à leur réalisation et procéder aux révisions nécessaires et à la clôture trimestrielle et annuelle des obligations.
-Manager de niveau 2 dans Atlas.
-Mise en place d’un système de contractualisation stratégique pour les achats.
4. Assurer la gestion des ressources humaines efficace et l’administration générale du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
-Préparation d’un plan de recrutement et élaboration des descriptions de poste pour le personnel nécessaire ;
-Appui aux processus de recrutement et travaillera en étroite collaboration avec l’unité des ressources humaines du bureau du PNUD.
-Mise sur pied et à jour des mécanismes de gestion efficace des performances et des systèmes de développement du staff.
-Garantir l’accès approprié aux activités de formations à tout le personnel ;
5. Assurer la gestion des partenariats avec toutes les parties prenantes :
-Elaborer les accords de coopération avec les partenaires du projet, les clients du PNUD, et développer un système de gestion pour la mobilisation des ressources et les partenariats opérationnels appropriés ;
-Procéder à l’assurance qualité des accords de partenariat pour s’assurer que les formats appropriés sont utilisés selon le type d’accord, obtenir l’accord du bureau juridique en cas de changement sur les formats standards et que les exigences en matière de rapportage et d’audit sont bien en ligne avec celles du PNUD en la matière ;
-S’assurer que le calendrier de paiement sont bien définis en accords avec les bailleurs, veiller à relancer les bailleurs pour recevoir les fonds à temps et leur allocation au projet et procéder au changement du calendrier si requis ;
-Assurer le suivi des versements et leur mise à jour sur DMS.
6. Assurer les activités de clôture du projet :
-Coordination et appui dans la préparation des rapports finaux du projet à soumettre au CTP, au comité de pilotage et au PNUD
-Préparation des actions de suivi et les soumettre à l’attention du CTP ;
-Archivage physique et électronique de toute la documentation du projet ;
-Gestion et documentation des processus de transfert des biens et équipements, documents, dossiers à la partie nationale, tel que requis.
7. Assurer le partage des connaissances et le renforcement des capacités :
-Formation et renforcement des capacités des partenaires de mise en œuvre dans son domaine de compétences pour promouvoir l’appropriation des futurs processus électoraux en RCA ;
-Récapitulatif des meilleures pratiques et partage avec la partie nationale, le PNUD et sur les réseaux.
III.2. Fonctions / Résultats attendus dans le domaine spécifique de la logistique
-Coordonner sous la supervision directe du CTP, le plan de gestion logistique du Projet et l’établissement des accords liés à la gestion logistique ;
-Procéder à la vérification régulière des conditions de fonctionnement des équipements mis à la disposition de l’équipe ;
-S’assurer que les mesures adéquates soient prises pour régler dans les délais raisonnables les problèmes logistiques soulevés par le Projet et les partenaires ;
-Renforcer les relations avec toutes les entités impliquées dans la mise en œuvre du projet en vue de résoudre les questions logistiques posées.
-Suivi de la gestion efficace des biens et des services logistiques.
-Suivi de l’inventaire des équipements du Projet conformément aux dispositions IPSAS.
Inventaire des consommables et fournitures de bureau
-Mise sur pied d’un plan de transport et de mobilité du personnel et toute autre tâche administrative pour faciliter le fonctionnement de l’équipe.
-Appuyer l’ANE dans l’élaboration d’un Plan d’appui logistique, ainsi que des stratégies d’opérationnalisation du plan de support logistique ;
-Concevoir et mettre en œuvre un plan d’entreposage pour le matériel électoral, aux différents niveaux de ses démembrements ;
-Planifier et assurer l’acquisition en temps opportun des équipements logistiques nécessaires à la tenue des élections ;
-Elaborer et mettre en place un plan de formation des agents électoraux dans le domaine de la logistique ;
-Concevoir les modules de formation spécifiques à la logistique électorale pour les agents logistiques de l’A.N.E ;
-Elaborer et mettre en place un système d’inventaire et de conservation du matériel électoral ;
-Fournir des rapports d’avancement, ainsi que des informations ad hoc, au CTP dans le domaine spécifique de la logistique électorale ;
-Fournir au CTP toutes informations substantielles dans le domaine spécifique de sa compétence pour permettre de conseiller le Comité de pilotage (CP) dans la planification stratégique et la prise de décision pour les actions du Projet liées à l’appui logistique ;
-Exécuter, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions et du mandat du Projet.
IMPACT DES RESULTATS
Les résultats clés auront un impact sur le résultat global de l’assistance au processus électoral en République Centrafricaine. En particulier, ces résultats clés auront un impact sur la crédibilité des Nations Unies, particulièrement du PNUD dans sa mission d’appui au Gouvernement de la République Centrafricaine dans son effort de réalisation d’élections transparentes, démocratiques, inclusives et de consolidation des acquis et renforcera l’engagement et la crédibilité des Partenaires Techniques et Financiers impliqués dans l’appui au processus électoral, plus généralement dans l’appui à la promotion de la gouvernance démocratique en République Centrafricaine.
Competencies

V. Compétences et critères de sélection

 

Description des compétences au niveau requis

(Pour des descriptions plus complètes, veuillez consulter l’inventaire des compétences)

Dans cette section, veuillez dresser une liste de toutes les compétences principales et des compétences techniques/fonctionnelles les plus pertinentes exigées par le poste, ainsi que le niveau approprié. Une liste détaillée des compétences est accessible au lien suivant : https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx

 

Compétences principales
Innovation

Capacité de concrétiser des idées nouvelles et utiles

Niveau 5 : Créer des idées nouvelles et pertinentes et amène les autres à les mettre en oeuvre
Leadership

Capacité de convaincre les autres de le/la suivre

Niveau 5 : S’organise et agit de manière transparente, et travaille activement à supprimer les obstacles
Gestion du personnel

Capacité d’améliorer la performance et la satisfaction

Niveau 5 : Applique de haute normes professionnelles et inspire les autres à viser l’excellence
Communication

Capacité d’écoute, d’adaptation, de persuasion et de transformation

Niveau 5 : Gagne la confiance de ses pairs, des partenaires et des clients en présentant aux autres des concepts complexes sous une forme concrète
Exécution

Capacité d’accomplir les choses tout en faisant preuve de discernement

Niveau 5 : Porte un regard critique sur la valeur et la pertinence des politiques/pratiques existantes et contribuer à améliorer la livraison de produits et services et la formulation de solutions innovantes
Compétences techniques/fonctionnelles Une liste détaillée des compétences est accessible au lien suivant : https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx

et les responsables du recrutement sont encouragés à la consulter pour des informations complémentaires

Gestion des données

Capacité à développer et à exécuter des architectures, des politiques, des pratiques et des procédures afin de gérer les besoins du cycle de vie des informations du PNUD

Niveau 5 : Esprit d’initiative : catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie vers l’innovation et l’amélioration continue dans un domaine d’expertise professionnelle
Efficacité opérationnelle

Capacité à identifier et à exploiter des opportunités d’amélioration de l’efficacité opérationnelle

Niveau 5 : Esprit d’initiative : catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie vers l’innovation et l’amélioration continue dans un domaine d’expertise professionnelle
Logistique

Connaissance des opérations logistiques, des principes et des méthodes, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et / ou pratiques

Niveau 5 : Esprit d’initiative : catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie vers l’innovation et l’amélioration continue dans un domaine d’expertise professionnelle
Required Skills and Experience
Éducation :
-Diplôme universitaire de niveau Bac + 4 (Maîtrise ou équivalent), en administration des affaires, gestion, Finance, Comptabilité, sciences sociales, développement international, économie. La combinaison expérience professionnelle et
-Diplôme de premier cycle universitaire (Bac +3) est acceptable.
Expérience :
-7 ans d’expérience de travail pertinente, au moins 5 qui impliquent une expérience de haut niveau similaire de la gestion opérationnelle de projet ou de programme ; 3 ans d’expérience pertinente en matière de gestion des opérations et de la logistique électorales requise ;
-Pour les candidats titulaires d’un Bac+3, une expérience minimale de 8 ans est requise.
-Expérience de la gestion opérationnelle, y compris la connaissance de travail détaillé des ressources humaines, les achats, les TIC, la finance, la gestion d’actifs et de la logistique ;
-Certification Procurement minimale de niveau 2 requise (CIPS 2)
-Expérience dans un contexte international avec l’ONU ou avec des organisations internationales, ou contexte similaire ;
-Expérience de gestion des ressources financières.
Langues :
-Maitrise du français (écrite et orale) et bonne connaissance de l’anglais (écrite et orale).
Aptitude technologique :
-Expérience en informatique, y compris connaissance de travail de MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Front Page, Adobe In-Design et systèmes de gestion basés sur le Web. Bonne connaissance de l’Atlas.
Disclaimer
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UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
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Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
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