Plan International recrute 01 Responsable de l’approvisionnement Services Partagés.

Plan International est une organisation humanitaire internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, sans affiliation religieuse, politique ou gouvernementale. Nous œuvrons pour un monde juste qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Au sein de l’équipe de l’administration, le/la responsable de l’approvisionnement effectue tous les achats de biens et de services requis par les bureaux régional et national y compris les unités de programme en ligne avec les valeurs de l’organisation, tout en favorisant la transparence et en respectant les politiques et procédures en place. Il / elle sera en charge de l’approvisionnement, l’achat et des services de plusieurs catégories d’achats au niveau national ou international, y compris les biens et services, diverses installations, assistance d’urgence, entretien des véhicules, conseil, RH et TIC, de manière efficace.

Vos missions à Plan International

Sous la supervision du Directeur Administratif, le responsable approvisionnement a en charge :

La gestion de la chaîne d’approvisionnement et du SAP

• Rassembler au début de chaque année financière les besoins en acquisitions du personnel des bureaux régional et national et en faire un plan d’acquisition en utilisant le format développé à cette fin ;
• Effectuer une mise à jour trimestrielle du plan, incorporer tout nouveau projet et rendre compte de l’avancement de la mise en œuvre de chaque activité ;
• Assurer une gestion proactive de chaque catégorie d’approvisionnement ;
• Établir et maintenir une base de données précise des fournisseurs tenant compte de tous les besoins identifiés pour optimiser les dépenses et atteindre les objectifs d’économie de coûts ;
• Renforcer la confiance des parties prenantes, soutenir et renforcer leur connaissance des meilleures pratiques et des principes d’amélioration de la rentabilité dans les achats ;
• Comprendre les besoins et la dynamique liés à la ou aux catégories d’achats et identifier de façon proactive des approches pour optimiser leur approvisionnement ;
• Revoir les approches de gestion des catégories d’achats pour mieux répondre aux besoins du bureau régional et des activités du bureau national ; ceci inclut la coordination, la consolidation, la décentralisation / centralisation, la renégociation des contrats si nécessaire ;
• Gérer et surveiller les processus d’approvisionnement ainsi que les contrats à long terme pour les catégories de biens et services prioritaires ;
• Conserver les dossiers jusqu’à leur transmission au comité de sélection dans le respect rigoureux des normes de confidentialité et d’éthique inhérentes aux pratiques d’approvisionnement ;
• Traiter les demandes d’achat dans SAP et faire un suivi journalier du tableau de bord quotidien de toutes les requêtes à partager avec les personnes concernées dans le Drive;
• Lancer la demande de propositions ou de devis pour l’achat de biens et de services dans SAP tout en s’assurant que les critères de sélection sont préalablement définis avec le demandeur ;
• Surveiller le processus d’ouverture des offres avec le Comité d’approvisionnement ou analyser les propositions, le cas échéant ;
• S’assurer que les critères de sélection sont définis avant l’appel à candidatures et que la décision du comité de sélection est approuvée par l’autorité compétente ;
• Relever les bons de commande et s’assurer de la rigueur des dossiers de paiement avant leur approbation et transmission pour paiement ;
• Faire un suivi auprès des fournisseurs pour s’assurer que leurs soumissions sont présentées à temps ;
• Effectuer les vérifications des références et rédiger les contrats avec les fournisseurs de services conformément aux termes de la demande de propositions avant de les soumettre au gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement
• Évaluer périodiquement et formellement, la satisfaction des parties prenantes sur les services fournis et mettre en place un plan d’action pour combler les lacunes ;
• Lancer chaque semaine le rapport des PO et de GR sur SAP et prendre les mesures nécessaires.

Gestion des relations et de la base de données des fournisseurs

• Diriger le processus de mise en place de la base de données des fournisseurs requalifiés en utilisant l’approche suivante :
• Analyser les besoins actuels de Plan et définir une approche stratégique pour chaque catégorie ;
• Lancer un appel à candidature pour les services récurrents de Plan et établir des contrats annuels ;
• Assurer l’existence physique de fournisseurs qualifiés et mettre à jour la base de données (documents d’accréditation et administratifs) des fournisseurs et fournisseurs de services qualifiés ;
• Développer une base de données pour les demandes d’accréditation soumises et partager une mise à jour périodique avec l’administration ;
• Procéder à l’évaluation semestrielle du rendement de chaque fournisseur et prendre les mesures nécessaires ;
• Prendre les initiatives d’optimisation des coûts nécessaires.

Alignement des pratiques d’approvisionnement du RO et du CO sur les normes mondiales

• Compléter l’évaluation de la capacité d’achat et prendre des mesures visant à harmoniser les pratiques avec les normes connues sur le terrain ;
• Élaborer le plan d’approvisionnement des bureaux régional et national y compris des unités de programme et procéder à la mise à jour trimestrielle du plan ;
• Élaborer et mettre jour régulièrement la liste de prix et la rendre disponible pour les bureaux régional et national en soutenant les activités d’approvisionnement récurrentes

Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Expertise technique et Qualifications du Responsable de l’approvisionnement Services Partagés

Compétences Essentiel 

• Bac +3 en administration des affaires ou en gestion de la chaine d’approvisionnement ;
• Au moins 5 ans d’expérience et minimum 3 ans dans un poste similaire ;
• Bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels ;
• Bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG ;
• Aptitudes à la communication orale et écrite en anglais et en français.

Désirable

• Maîtriser les principes de la gestion des relations avec les fournisseurs ;
• Forte capacité à gérer les relations avec les « clients internes » et les clients externes

Comment postuler

Pour postuler, veuillez cliquer sur postuler et envoyer votre candidature au plus tard le 27 Mai 2019 accompagnée :

• D’une lettre de motivation compréhensible
• D’un CV clair et compréhensible incluant le contact de deux personnes références, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Tous les candidats internes doivent informer leur superviseur avant de postuler

Lieu : Dakar
Rôle : Responsable de l’approvisionnement Services Partagés
Grade : C2

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Coordonnées du recruteur pour cette offre

Postuler en ligne :

https://jobs.plan-international.org/job/Dakar-Department-Monitoring-and-Evaluation-Research-Unit-%28MER-Unit_SEN%29-DK/529324401/

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