Mali

Plan International recrute 01 Coordinateur administratif et logistique

Plan International recrute 01 Coordinateur administratif et logistique

Plan International

Bamako, Mali
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Coordinateur administratif et logistique

Date: 5 sept. 2022

Lieu: Bamako, Mali

Entreprise: Plan International

L’ Organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance – sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 80 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 70 pays.

PROFIL DU poste

TitleCOORDINATEUR (TRICE) ADMINISTRATIF & LOGISTIQUE
Functional AreaProgramme/ Projet IMAGINE,
Reports toChief of Party (CoP), Imagine
LocationBureau nationalTravel requiredDéplacement/voyage exigé
Effective DateOctober 2022GradeC2

 role et objectif 

PLAN International est membre du consortium du projet Amélioration de l’Education Inclusive pour les Adolescentes au Mali (IMAGINE) composé de 3 ONG internationales (Plan International, World Vision International et Save the Children International) et finance par Affaires mondiales Canada. Il en est le lead. Démarré en Janvier 2020, IMAGINE est un projet de quatre ans axés sur l’amélioration de la réalisation du droit des filles et des adolescentes à une éducation inclusive de qualité et sensible aux questions de genre, dans les régions de Ségou et de Mopti touchées par le conflit.

Le Coordinateur (trice) est responsable pour le soutien global d’un projet large et complexe et travaillera collaborativement dans une équipe de base composée du Chief of Party (CoP), d’un spécialiste principal de l’éducation dans les situations d’urgence (EiE), d’un spécialiste principal du genre et d’un spécialiste principal du Suivi et Evaluation. Il / elle doit veiller à ce que les fonctions et procédures administratives et logistiques sont conformes aux normes, y compris mais sans s’y limiter, le contrôle de tous les accords signés dans le cadre de ce projet, la gestion des actifs acquis par le projet, la préparation et l’exécution des audits et suivi des activités de construction.

Sous la direction du CoP, le coordonnateur(trice) administratif / logistique s’engagera à fournir un service à la clientèle exceptionnel, conformément aux descriptifs de projet approuvés et aux règlements du bailleur de fonds, Affaires mondiales Canada. Il / elle assurera une bonne coordination et une bonne communication avec les différentes parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre du programme.

Dimension du poste

Le Coordinateur(trice) administratif / logistique veille à l’administration globale des fichiers et des documents pertinents du programme, y compris le classement des documents (physiquement et/ou électroniquement) et gère l’aspect logistique du programme y compris l’approvisionnement de fournitures et des contrats tout en assurant l’utilisation efficace de fonds selon les buts décrits dans les politiques financières et administratives et le budget d’approvisionnement :

Fournir des services administratifs, logistiques, et financiers au projet Imagine

Appuyer et faire le suivi des commandes pour assurer leur exactitude

Fournir un soutien dans les aspects de l’approvisionnement et des inventaires du projet Imagine

Maintenir des communications régulières et des bonnes relations de travail avec les membres du consortium

Assurer la participation régulière aux réseaux logistiques et administratifs des ONGI et nationaux

Agir comme agent de liaison au niveau du pays pour les audits 

Responsabilités Principales de la position

Assurer la conformité avec la gestion, les politiques et les procédures du bailleur de fonds et de Plan

Assurer que les demandes de commande sont traitées en temps opportun pour assurer que les partenaires du projet reçoivent leur fourniture, équipement et matériel à temps

Suivre et maintenir tout inventaire dans un registre d’actifs et assurer un classement approprié

Maintenir un inventaire adéquat de toutes fournitures de bureau appropriées et assurer les opérations efficientes de l’équipement du bureau

Surveiller le système de classement et d’archivage et maintenir les dossiers en copie papier et électroniques

Travailler étroitement avec le département des finances de Plan Canada (CNO) et fournir des mises à jour sur les contrats et paiements

Suivre les opérations financières telles que la rémunération, facturation, et d’autres transactions

Analyser la situation financière du projet, estimer les reçus et les dépenses

Contrôler et coordonner les activités budgétaires et comptables en consultation avec le gestionnaire de conformité du projet

Assurer un contrôle approprié des biens, du matériel, du mobilier et des équipements du projet

Suivre les Politiques et Procédures de Plan pour les Ressource Humaines (RH) tel le stipulé dans le manuel des RH et de l’administration de Plan Mali

Planifier et coordonner les actions selon les systèmes administratifs et concevoir des méthodes afin de rationaliser les procédures

Soutenir la planification, suivi et évaluation des employés

Rencontrer régulièrement le CoP, les gestionnaires de projet, le responsable pays et le comptable de chaque consortium pour comprendre les besoins spécifiques de chaque rôle et déterminer les cas où une assistance est nécessaire

Assister dans l’organisation de conférences et de réunions, confirmer les participants, arranger les informations de téléconférence, préparer les agendas avec le CoP, rédiger les comptes rendus des réunions, préparer les sommaires des réunions et distribuer en conséquence

Coordonner et assister avec la création et mise en œuvre de nouveaux sites web et d’autres plateformes en ligne

Préparer les programmes de voyage, participer aux préparatifs de voyage et assurer que la logistique soit en place pour les visiteurs et employés

Toute autre fonction assignée par le superviseur

Traitement des PROBLÈMES

 Le Coordinateur (trice) administratif / logistique travaille sous la supervision directe du CoP du projet Imagine. En consultation avec le CoP, il / elle est habilité-e à améliorer la qualité des services dans l’administration et le logistique globale du projet

Le rôle est géré dans une structure matricielle. Ceci exige le développement de relations de travail et de communication excellentes

Le rôle demande une capacité à analyser les données, les indicateurs qualitatifs et de signaler les problèmes afin de déterminer les risques clés, les tendances défavorables et les mesures correctives appropriées

Une capacité à arbitrer entre les parties et de trouver des solutions aux questions financières et administratives difficiles dans un contexte fragile et en évolution est nécessaire

Les situations d’urgence soudaines ne sont pas inhabituelles au Mali. Le titulaire du poste doit être prêt à appuyer la gestion financière et administrative des programmes d’intervention

Communications et relations de travail

Le Chief of Party (CoP) du projet

Les membres du personnel de l’équipe de base

Personnel administratif et financier des membres du consortium

Logisticiens des membres du consortium

Parties prenantes du projet

Gestionnaire de conformité et gestionnaire de programme de Plan Canada (CNO)

Fournisseurs externes…

Qualification et EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

Un diplôme universitaire en administration, approvisionnement, comptabilité, finance ou domaines connexes

Au moins 5-7 ans d’expérience sur le terrain ou dans un domaine connexe

Expérience antérieure dans un consortium est préférable

Expérience antérieure dans la gestion de projets d’Affaires mondiale Canada est un atout

Expérience en approvisionnement y compris des processus d’appel d’offres international

Compétences en informatique préférablement dans un environnement Windows (Windows Excel, Word)

Une aptitude pour la formation et le renforcement de capacités

Expérience en compilation et finalisation de rapports, analyses, notes d’information et d’informations prospectives pour la gestion

Une bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG et de la société civile

Connaissance de principes de service à la clientèle, y compris des évaluations des besoins, de respecter les standards de service de qualité, et des évaluations de satisfaction

Maîtrise du français et de l’anglais.

Compétences et comportements

Passion pour l’organisation et capacité avérée à mener plusieurs tâches à la fois

Capacité à enquêter et à résoudre les problèmes de précision

Forte éthique de travail et une attitude positive

Passion de fournir un service à la clientèle exceptionnel et de rester calme et serein

Compétences supérieures en gestion du temps, aptitude démontrée à mettre en œuvre des projets avec des délais et des produits livrables rigoureux et à suivre la qualité du programme à l’aide de systèmes de suivi et évaluation approuvés par le bailleur de fonds

Capacité à gérer des documents confidentiels de manière appropriée

Solides compétences en informatique, y compris une passion pour les chiffres et les feuilles de calcul

Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale

Solides compétences en gestion de projet, finances et ressources humaines

Solides compétences en négociation, facilitation et influence

Solides compétences analytiques et compétences en résolution de problèmes

Capacité à travailler sous pression dans un contexte de sécurité en évolution

Capacité à réagir rapidement, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais.

Leadership éprouvé, compétences interpersonnelles et transculturelles, et capacité à constituer et de motiver des équipes diversifiées

Environnement et exigences physiques 

Le titulaire du poste travaille dans un environnement de bureau typique. Il / elle voyagera fréquemment à l’intérieur de Mali et occasionnellement à l’étranger.  Le contexte sécuritaire du Mali est volatile et la prudence est requise.

 Ensures that Plan International’s global policies for Child Protection (CPP) and Gender Equality and Inclusion (GEI) are fully embedded in accordance with the principles and requirements of the policy including relevant Implementation Standards and Guidelines as applicable to their area of responsibility. This includes, but is not limited to, ensuring staff and associates are aware of and understand their responsibilities under these policies and Plan International’s Code of Conduct (CoC), their relevance to their area of work, and that concerns are reported and managed in accordance with the appropriate procedures.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.     

Veille à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection de l’enfance (CPP) et d’égalité des sexes et d’inclusion (GEI) soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et les lignes directrices de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais n’est pas limité à, s’assurer que le personnel et les associés sont conscients et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées

Plan International’s Values in Practice

We are open and accountable

Promotes a culture of openness and transparency, including with sponsors and donors.

Holds self and others accountable to achieve the highest standards of integrity.

Consistent and fair in the treatment of people.

Open about mistakes and keen to learn from them.

Accountable for ensuring we are a safe organisation for all children, girls & young people

We strive for lasting impact

Articulates a clear purpose for staff and sets high expectations.

Creates a climate of continuous improvement, open to challenge and new ideas.

Focuses resources to drive change and maximise long-term impact, responsive to changed priorities or crises.

Evidence-based and evaluates effectiveness.

We work well together

Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.

Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.

Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.

Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.

We are inclusive and empowering

Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.

Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.

Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.

Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.

Lieu de travail: Bamako avec des déplacements fréquents sur le terrain

Type de role: Le Coordinateur(trice) administratif / logistique veille à l’administration globale des fichiers et des documents pertinents du programme, y compris le classement des documents (physiquement et/ou électroniquement) et gère l’aspect logistique du programme y compris l’approvisionnement de fournitures et des contrats tout en assurant l’utilisation efficace de fonds selon les buts décrits dans les politiques financières et administratives et le budget d’approvisionnement

Se rapporte au: Chief of Party Imagine

Date limite: Les candidats interessés peuvent acte de candidature en cliquant sur le lien au plus tard le 18 Septembre 2022.

L’application anticipée est encouragée, car nous examinerons les demandes tout au long de la période publicitaire et nous nous réservons le droit de fermer l’annonce en avant la date limite de dépôt des candidatures.

Une série de contrôles préalables à l’embauche seront effectués conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes.

En tant qu’organisation internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, Plan International s’engage pleinement à promouvoir la réalisation des droits de l’enfant, y compris leur droit à la protection contre la violence et les abus. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact.

Plan International croit que dans un monde où les enfants font face à tant de menaces, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire aux enfants ou à les mettre en danger.

Plan International mène une politique d’égalité des chances et encourage activement la diversité en accueillant des candidatures provenant de tous les domaines de la communauté internationale.POSTULER

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