Plan International recrute 01 Comptable en charge des subventions

Plan International recrute 01 Comptable en charge des subventions.

Raison d’etre du poste

Le/la comptable en charge des subventions est responsable de la gestion financière des subventions conformément aux exigences de Plan et des bailleurs. Le poste fournit également des informations financières ponctuelles et précises sur les subventions et agit en tant que point focal financier pour les questions liées à la gestion financière des subventions (budgétisation, gestion des flux de trésorerie, établissement de rapports, audit, etc.).

Dimensions du poste

• Contrôle le budget annuel des subventions du pays et du RO
• S’assure du respect des exigences financières et comptables du pays en matière de subventions, conformément aux exigences du manuel des opérations, des autres politiques et procédures organisationnelles visant à soutenir une saine gestion financière des projets liés aux subventions au sein de l’organisation
• Encadre et forme le personnel et les partenaires sur la mise en œuvre des bonnes pratiques financières et la gestion des ressources financières.
• Etre autonome
• Analyser les questions financières pour la prise de décision et référer au superviseur pour approbation.

Responsabilités

• Coordonner la préparation du budget pays lié aux subventions et ses modifications ultérieures pour s’assurer qu’il répond aux exigences de Plan et des donateurs.
• S’assurer que tous les budgets des propositions de subvention sont cohérents, détaillés, et « fully costed » notamment en s’assurant que tous les coûts directs / répartis du projet ont été identifiés et pris en compte dans le budget de chaque subvention.
• Créer / modifier le budget des subventions dans SAP.
• Maintenir un système de contrôle budgétaire pour surveiller le budget des subventions par rapport aux dépenses, et conseiller la direction sur les écarts et les mesures correctives à prendre.
• Exécuter la dérivation des POs dans le SAP, examiner les budgets de subventions et s’assurer que les corrections sont effectuées
• Partager le rapport de dérivation
• Examiner et faire des recommandations au département de Mobilisation des ressources sur les plans de projet liés aux subventions (PO) pour la prise de décision.
• Préparer des prévisions de trésorerie et des besoins de financement réguliers pour les comptes bancaires spécifiques aux donateurs afin de garantir la disponibilité de fonds pour les projets / programmes financés par des dons.
• Surveiller les exigences de financement pour les comptes bancaires spécifiques aux donateurs et assurer la liaison avec le directeur des finances du pays et le directeur du développement des affaires afin de garantir la disponibilité de fonds suffisants pour répondre aux prévisions de dépenses.
• Coordonner avec l’appui des Comptables /staffs financiers de projets, la correcte comptabilisation des fonds reçus pour le financement des subventions, et leur justification appropriée sur la base des supports requis.
• Rapprocher régulièrement les entrées de fonds et les dépenses sur les comptes bancaires spécifiques aux donateurs pour s’assurer qu’ils correspondent.
• Préparer le Rapport mensuel – pays sur les fonds reçus, et partager mensuellement le rapport d’exécution des subventions issu du module Grant de SAP aux équipes des projets pour la préparation de leurs rapports.
• Préparer un modèle pour le recouvrement des coûts mensuels et s’assurer que les entrées SAP sont corrects et correctement imputés aux documents d’accord de fonds respectifs (DCP).
• Préparer et réviser les états de rapprochement bancaire spécifiques aux donateurs et les rapprochements des recettes / fonds reçus, et faire le suivi du remboursement mensuel par les comptes bancaires dédiés des subventions, des préfinancements par les comptes principaux de l’Organisation.
• Tenir le planning trimestriel de délivrance des rapports financiers des projets suivant les dates de délivrables aux bailleurs et veiller a la soumission des rapports financiers des projets dans les délais requis.
• Préparer et mettre à jour une matrice de rapports financiers pour les subventions afin de soutenir des rapports exacts et opportuns.
• Garantir que les rapports d’opérations de subvention, conformément à la smart liste SAP, correspondent aux dépenses déclarées dans les rapports SAP BI G2 et que les autres rapports de subvention et les écarts ont été corrigés en temps opportun.
• Mettre à jour, suivre et donner des conseils sur l’état du financement indicatif des subventions (IGF) pour les mesures correctives à prendre.
• Veiller à ce que les rapports financiers des subventions soient préparés en temps voulu et correctement dans les formats requis, conformément aux contrats avec les donateurs et aux Organisations Nationales de Plan.
• Procéder au suivi pour clôturer adéquatement les projets et subventions, intégrant l’analyse pertinente des engagements et le suivi de leur apurement.
• Fournir des rapports et des analyses financières sur les subventions trimestrielles, de fin d’année et autres selon les instructions requises pour la prise de décisions de la direction.
• Mettre en place un système de sauvegarde approprié (électronique et physique) des rapports financiers des subventions.
• Préparer et mettre à jour la matrice des audits requis pour les subventions afin de conseiller les audits en attente.
• Soutenir l’équipe des Finances des projets dans la préparation, la conduite et la finalisation des audits requis par leurs subventions.
• Toutes les informations requises avant l’arrivée des auditeurs de subvention doivent être mises à disposition.
• Préparer des listes d’actions d’audit pour les audits de subventions et assurer le suivi de leur mise en œuvre. Présenter des mises à jour régulières sur la mise les listes d’actions d’audit de subvention.
• Contribuer a la préparation des réponses aux demandes de financement en rapport avec le directeur des finances et du développement des affaires.
• Former et coacher le personnel des finances des partenaires dans la livraison des exigences de travail pour soutenir la conformité dans la gestion des subventions.
• S’assurer que les liquidations des avances aux partenaires et les rapports financiers sont approuves avant que d’autres fonds ne soient avancés.
• Créer un modèle de rapport standard pour les partenaires de Plan afin d’assurer la cohérence des rapports.
• Veiller au respect des meilleures pratiques et des exigences spécifiques des donateurs avec les partenaires / sous-bénéficiaires.
• Respecter la politique de sauvegarde et de protection de Plan en tout temps pour protéger les enfants de toute forme d’abus.

Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Relations de travail clés

• Contacts moyens avec les organisations partenaires du régime pour s’assurer que Plan en obtient le meilleur rapport qualité-prix et que les exigences financières sont respectées.
• A des contacts étroits avec tous les membres du personnel des bureaux de pays et des unités de programme, ainsi qu’avec les membres du personnel travaillant sur des projets de subvention pour faciliter la mise en œuvre des fonctions financières et comptables
• Maintien des contacts moyens avec d’autres membres du personnel de l’unité du programme et des bureaux de pays pour offrir un soutien au respect des procédures financières et comptables

Expertise technique, compétences et connaissances

Essentiel

• Baccalauréat en comptabilité
• Au moins 3 ans d’expérience dans un rôle similaire
• Bonne connaissance des subventions et de la gestion de projet.
• Bonne connaissance des outils de planification, de gestion, de supervision, de suivi et d’évaluation du projet
• Bonnes compétences en informatique, y compris la maîtrise du traitement de texte et des tableurs et l’utilisation du module de
• financement et de subventions SAP
• Communique clairement et efficacement
• Capacité à faciliter les processus participatifs pour toutes les parties prenantes pour la mise en œuvre des projets de subvention
• Fortes compétences de team building
• Autonome, objectif et intègre
• Organisé, méthodique et méticuleux

Souhaitable

• Bonnes capacités de communications orales et écrites
• Aptitudes à travailler en équipe
• Bonnes compétences en comptabilité et en analyse
• Bonnes compétences de coordination
• Bonnes capacités de jugement et de négociation
• Capacité à travailler dans des délais serrés

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 05 Juin 2023.

Votre candidature doit être accompagnée :

• D’une lettre de motivation claire
• D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : jobs.plan-international.org.