Plan International recrute 01 Chargé de l’engagement contractuel

Plan International recrute 01 Chargé de l’engagement contractuel

Plan International est une organisation indépendante humanitaire et de développement qui œuvre pour les droits des enfants et l’égalité des filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent réprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos supporters et nos partenaires, nous œuvrons pour un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des problèmes auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à l’âge adulte et nous permettons aux enfants de se préparer et de faire face aux crises humanitaires et à l’adversité. Nous apportons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre ancrage, notre expérience et nos connaissances.

Nous construisons de puissantes relations de partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.

A propos du poste

Sous la supervision directe du Directeur de la Logistique et chaine d’approvisionnement le chargé de l’engagement contractuel a pour responsabilité de fournir l’appui et l’assistance nécessaire à la gestion des contrats, conventions et autres accords et un appui à la gestion optimale des résidences du personnel expatrié.

Cette position appuiera Plan dans le respect de ses engagements légaux et contractuels en veillant avec soin au respect des étapes constitutifs des processus de contractualisation. L’occupant de cette position appuiera la gestion des résidences du personnel non-sénégalais en poste aussi bien pour les aspects liés à la sécurité, la gestion des immobilisations que les travaux de maintenance périodiques

Responsabilités

Gestion des Contrats, Convention et autres Accords

• S’assurer de la revue par l’Avocat-Conseils, d’au moins une fois par an des modèles-type de contrats et d’accord ;
• Assurer une consistance dans les formats utilisés pour l’élaboration des différents types de contrats ;
• Veiller à ce que les documents de politiques clés soient attachés aux contrats et autres accords signés ;
• Préparer les contrats en veillant non seulement à leur qualité légale mais aussi à une conformité des contenus techniques avec les dossiers de sélection ;
• Après la signature de chaque contrat, le scanner et le sauvegarder électroniquement dans le strict respect de la politique de nomination des fichiers ;
• Assurer un archivage physique de qualité irréprochable en veillant à ce que chaque contrat soit soutenu par un dossier qui contient l’ensemble de la documentation générée par le processus de sélection mais aussi nourrir ce dossier des occurrences entre la signature du contrat jusqu’à l’expiration de celui-ci ;
• Avec les points focaux désignés par Plan pour servir d’interface avec les prestataires et autre partenaires, s’assurer que les engagements pris par Plan sont scrupuleusement respectés ;
• Mettre en place un système d’alerte qui informe les points focaux désignés dans les contrats au moins deux semaines avant l’expiration de contrats pour les fins utiles à y donner ;
• Préalablement à l’élaboration des contrats, vérifier avec les responsables de budget la disponibilité de ressources financières à hauteur de l’engagement que prend Plan International ;
• Obtenir l’appui du responsable des acquisitions pour qu’immédiatement après la signature d’un contrat, cet engagement soit capturé sous la forme d’un bon de commande dans SAP ;
• Développer des check-lists pour s’assurer que préalablement à la signature d’un contrat, les diligences indispensables ont été scrupuleusement satisfaites et, partout où elles ne le sont pas ou ne le peuvent pas, des dérogations dûment approuvées ont été élaborées et archivées au dossier.
• S’assurer, préalablement à la préparation des accords de partenariat qu’une évaluation du partenaire a été conduite par une équipe pluridisciplinaire et que leur rapport, dûment accompagné d’un plan de renforcement des capacités du partenaire dans les domaines de faiblesse identifiés a été approuvé ;
• En cas de survenue d’un litige de nature contractuelle, fournir au Claims Liaison Officer toute la documentation à entrer dans le registre de Claims dans Magique Galileo pour une préservation de celle-ci ;
  Identifier les risques potentiels dans le domaine de la gestion contractuelle et proposer des actions appropriées pour remédier aux manquements soupçonnés;
• Elaborer un tableau de tracking des contrats pour en user comme un tableau de bord en appui à une gestion optimale des contrats signés par Plan International Sénégal et le Bureau de WACA.
• Veiller à ce que Plan International s’acquitte des obligations qui découlent pour lui des accords signés avec les bailleurs de fonds bilatéraux ou multilatéraux concernant les clauses obligatoires à avoir dans les contrats et les diligences de type légal.

Appui à la gestion des résidences des expatriés.

• Accompagner et assurer l’installation du personnel expatrié ;
• Travailler avec le point focal Sécurité pour l’évaluation du risque sécuritaires des maisons et appartements projetés pour être loués par Plan pour les expatriés ;
• S’assurer de l’approbation de ces rapports comme un préalable indispensable à la signature des baux à usage d’habitation ;
• Conserver précieusement les états des lieux d’entrée dans les archives contractuelles pour servir de repère à l’établissement de l’état des lieux de sortie ;
• Elaborer un tableau de bord spécifique pour la gestion et le suivi des baux à usage d’habitation ;
• Travailler avec le Superviseur pour s’assurer que les avances payées par Plan en prélude à la jouissance des baux sont récupérées par Plan au plus tard dans les deux mois suivant la clôture consensuelle desdits baux ;
• Avec l’appui du point focal sécurité, assurer la disponibilité de service de sécurité de qualité aux résidences des internationaux ;
• Se tenir au courant de l’actualité sécuritaire dans les résidences des internationaux et, en concertation avec le chargé de la sécurité remédier promptement à tout manquement signalé ;
  Travailler avec le Responsable Logistique pour :
• S’assurer que toutes les immobilisations mises à disposition des expatriés sont systématiquement entrées dans la base des immobilisations et qu’une carte d’inventaire signée des intéressés est dûment archivée ;
• Veiller aux maintenances périodiques des équipements dans les résidences des expatriés ;
• Suivre des besoins en carburant pour les groupes électrogènes des résidences
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité.

Connaissances, compétences, comportements et expérience nécessaires pour atteindre les objectifs du poste

• Formation de niveau supérieur Bac + 3 Gestion ou en Droit
• Un minimum de 2 ans d’expérience dans une position équivalente (prouvés par des certificats de travail ou des références vérifiables), de préférence au sein d’une organisation internationale ou non gouvernementale ;
• Bonne connaissance de l’environnement juridique dans lequel opère Plan International au Sénégal ;
• Bonnes compétences en communication écrite et orale, en anglais comme en français.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multiethnique dans le respect de la diversité.
• Bonnes capacités en organisation et planification.
• Capable de travailler calmement sous une pression extrême et à des heures imprévisibles (longues)
• Être organisé et méthodique
• Capacité de travail en équipe en position de leader d’équipe
• Très bonne capacité de rédaction en français et en anglais ;
• Bonne connaissance des procédures de bureau et de correspondance.
• Bonne connaissance des logiciels de base en informatique (Excel, Traitement de texte Word ou travaux sur internet) ainsi qu’une bonne connaissance pratique de l’utilisation des moyens de télécommunication modernes (téléphone, imprimante, scanner) ;
• Gérer une gamme de responsabilités et modifier les priorités selon les besoins.
• Habilité à travailler sous pression, de manière efficace et organisée.
• Etre capable de travailler en équipe, et avoir de bonnes qualités interpersonnelles.
• Avoir le sens du travail bien fait dans les délais impartis avec un minimum de supervision.
• Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre.
• Se penche sur leur propre système de valeurs et tiennent compte de leurs propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
• Comprend la pertinence de la sauvegarde pour leur travail.
• Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues.
• Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines compétences.
• Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde.
• Capacité à conduire le changement sur le plan organisationnel au sein de son équipe concernée afin d’assurer l’intégration de la sauvegarde.
• Capacité à élaborer des indicateurs et des repères pour évaluer dans quelle mesure son équipe s’acquitte bien de leurs rôles et responsabilités en matière de sauvegarde.
• Exige de son équipe qu’elle rende compte de l’application des normes de sauvegarde.
• Veille au maintien de relations fondées sur le respect

Comment postuler

Pour postuler, veuillez cliquer sur postuler et envoyer votre candidature au plus tard le 15 Février 2022 accompagnée :

• D’une lettre de motivation compréhensible
• D’un CV clair et compréhensible incluant le contact de quatre (04) personnes références, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Lieu : Dakar

Reporte à : Directeur Logistique et de la Chaine d’Approvisionnement

Grade: C2

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Nous examinerons les candidatures tout au long de la période d’ouverture de l’annonce de vacance de poste.

Une série de contrôles préalables à l’emploi seront effectués conformément à la politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.

L’ONG Plan International encourage les candidatures féminines, prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la sauvegarde des enfants et des jeunes compris l’équité du genre. Elle pratique une tolérance zéro à la fraude, la corruption et le harcèlement. Ainsi, le/la candidat(e) choisi(e) pour occuper le poste devra se conformer à leurs politiques internes qui sous-tendent ces valeursPostuler