Recrutements au Sénégal

Plan International recrute 01 Assistant Financier et Administratif

Plan International recrute 01 Assistant Financier et Administratif

Description du poste

Le (la) Assistant-e Administratif (ve) et Financier-(ère) est chargé du suivi des projets santé ne gère pas directement un budget, mais il doit :

  • S’assurer que les PO des projets de santé concernés sont bien à jour et que la soumission des livrables, progress report, milestones se fasse à date sans retard ;
  • S’assurer que les RFB sont conformes et déposés dans les délais fixés par le bailleur pour l’ensemble des zones d’intervention du PRN ;
  • S’assurer que les informations financières saisies dans le système comptable et financiers sont de qualité et fiables pour l’ensemble des projets de santé identifiés ;
  • S’assurer que les rapports financiers de Global Fund sont élaborés dans les délais et avec la qualité requise ;
  • S’assurer que les paiements sont effectués de manière à optimiser l’utilisation des ressources en tout temps ;
  • S’assurer que les exigences relatives à la clôture du système comptable et financier et le suivi des transactions sont effectuées conformément aux politiques, procédures et lois sénégalaises, surtout en matière de suivi des avances, des remboursements et des performances financières.

Dimensions du poste

Sous la supervision directe des deux Coordonnateurs (CAF de Global Fund et Coordinateur du PRN) et la supervision matricielle du coordonnateur logistique et approvisionnement, l’Assistant Administratif et Finance a en charge les activités financières et administratives du CO :

  • Fournir les services financiers demandés au CO pour les différents projets de santé identifiés.
  • Collaborer avec le Coordonnateur Financier du GF, le Coordonnateur du PRN, le coordonnateur logistique et approvisionnement pour la gestion des paiements des fournisseurs et les tâches administratives au niveau CO.
  • Accompagner et orienter les collègues AAF, chargés de projet et coordonnateurs dans le traitement de leurs demandes de paiements et la liquidation des avances reçues.
  • Assurer le suivi du dépôt et de la validation des RFB dans les délais requis.
  • Assurer le suivi effectif des opérations financières dans le système (réconciliation des avances, enregistrement des incomes, recouvrement des couts, remboursement des dépenses effectuées à partir du compte principal de Plan International Sénégal, etc.)

Responsabilités

Soutenir le maintien et le suivi du Système Comptable et Financier pour répondre aux exigences de Plan en matière de dépenses, de performances et de rapports financiers

Son temps de travail sera réparti entre le projet Global Fund ou il sera impute à hauteur de 60% et le PRN  ou il sera impute a 40%.

  • Préparer les PO sur la base de leur suivi trimestriel et leur mise à jour périodique régulière
  • Soumettre les différentes observations issues de la mise à jour des PO en vue de faciliter leur correction
  • Procéder à la revue et à la validation des RFB soumis par les AAF du PRN
  • Vérifier le remboursement des dépenses du PRN effectuées à partir du compte principal de Plan
  • Assurer le suivi des remboursements du bailleur et l’enregistrement des incomes dans le système
  • Appuyer les demandes de paiements au niveau du CO
  • Appuyer les demandes de cotation et d’approvisionnement des Projets au niveau du CO
  • Appuyer les réconciliations des avances au niveau du CO
  • Appuyer l’archivage électronique et physique des pièces et la préparation des audits et missions de vérifications financières
  • Préparer les demandes de paiements (saisie dans le Système et préparation des chèques/transferts) suivant les délais de traitement en vigueur
  • Annuler (estampillé PAYÉ) toutes les pièces comptables (paiements, journaux divers) et les pièces justificatives pour prévenir la réutilisation
  • Enregistrer les informations dans le système comptable et financier de manière exhaustive et respecter les orientations et les instructions partagées
  • Faire le suivi des suspens bancaires des Comptes du bureau et les apurer dans le Système
  • Lettrer les transactions inscrites dans les comptes « Open Items »
  • Lettrer les écritures dans les sous-comptes bancaires
  • Faire le suivi des suspens bancaires des Comptes et les apurer dans le Système
  • Enregistrer les accruals des factures reçues et non encore payées avant la clôture mensuelle du système
  • Enregistrer toute écriture de corrections comptables issues des différentes revues financières et comptables
  • Traiter les paiements pour s’assurer que Plan optimise l’utilisation des ressources en tout temps.
  • Assurer toutes autres tâches dans le cadre de la gestion et du suivi financiers des Projets de santé concernés
  • Préparer les prévisions de trésorerie mensuelles du bureau et les soumettre au Coordinateur financier
  • Enregistrer toutes les demandes de paiements
  • Assurer le premier niveau de revue et vérifier que la documentation est complète (contrôles arithmétiques, complétude de la liasse comptable)
  • Préparer les demandes de paiements (saisie dans le Système et préparation des chèques/transferts) suivant les délais de traitement en vigueur
  • Annuler (estampillé PAYÉ) toutes les pièces comptables (paiements, journaux divers) et les pièces justificatives pour prévenir la réutilisation
  • Remettre les chèques aux bénéficiaires ou les dépôts de transferts à la banque
  • Faire la revue des réconciliations des avances du personnel et partenaires et Assurer la liquidation en temps opportun dans le système

Fournir un soutien à la sécurité des données financières.

  • Assurer l’archivage des pièces comptables qui sont enregistrées dans le système suivant le protocole d’archivage

Apporter un appui logistique à l’équipe du Hub/Sous-bureau

  • Appuyer le Hub/Sous-Bureau aux formalités d’hébergement des visiteurs identifies
  • Apporter un appui dans l’organisation des ateliers et rencontres (identification d’une salle appropriée, mise à disposition du matériel, organisation des pauses café et déjeuner, etc.)
  • Assurer la gestion du carburant des coordonnateurs pour les sorties terrain.

Autres

  • Participer au renforcement de capacités des Partenaires de mise en œuvre
  • Participer aux Risk Assessment des Partenaires
  • Partager les bonnes expériences et les bonnes pratiques
  • Tenir le Coordinateur Financier Hub informé de toute initiative ou difficulté liée aux responsabilités du poste.
  • Appuyer dans la préparation des déclarations sociales et fiscales annuelles
  • Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées de temps en temps pour soutenir les objectifs organisationnels atteints.

Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées :

  • Effectue des contrôles de conformité sur la prise en compte de l’éventail des risques menaçant les enfants et les jeunes dans toute leur diversité dans l’ensemble des programmes/projets incluant la mise en œuvre des mesures efficaces de réduction et de mitigation des risques.
  • Les organisations partenaires bénéficient d’un soutien pour développer une culture organisationnelle, des systèmes, des processus et des compétences appropriés afin de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde convenues.

Relations de travail cles

  • Interne : le Coordinateur Financier du Global Fund, le Coordinateur du projet PRN, l’equipe Finance du CO, les equipes finances des Hubs, l’equipe administration et logistique du CO
  • Externe : Les fournisseurs, les partenaires de mise en œuvre, les partenaires techniques et les prestataires de la zone d’intervention

Qualifications et expérience

Essentiel

  • Diplôme (BAC + 2) en comptabilité, finance, gestion administrative
  • Bonne capacité d’organisation et de tenue des dossiers
  • Être organisé, méthodique et méticuleux.
  • Avoir le sens du service à la clientèle
  • Avoir une facilité de contact avec le personnel et les tiers
  • Bonne capacité de communication orale et écrite
  • Aptitudes à faciliter les processus participatifs.
  • Indépendance, objectivité et intégrité.
  • Soutien adéquat pour permettre aux programmes d’atteindre les résultats financiers et programmatiques convenus.
  • Capacité de recherche active de soutien pour résoudre les difficultés dans l’exécution des tâches.
  • Bonnes capacités de travail en équipe
  • Capacité à livrer dans des délais serrés
  • Démontre, développe et conserve la crédibilité de sa performance.
  • Maîtrise des outils Microsoft Offices, en particulier les tableaux Excel et les tableaux croisés dynamiques
  • Bonnes compétences en comptabilité et en analyse
  • Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre.
  • Se penche sur le système de valeurs et tient compte de ses propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
  • Comprend la pertinence de la sauvegarde pour son travail.
  • Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues.
  • Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences
  • Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde.

Expérience de travail

  • Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans le travail, la gestion comptable et financière, particulièrement une bonne connaissance technique de base sur le contenu des programmes de nutrition et/ou santé communautaire.

Candidature

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 18 Mai 2022 

Votre candidature doit être accompagnée :

  • D’une lettre de motivation claire
  • D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminies sont fortement encouragées.Postuler

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