| AVIS DE RECRUTEMENT ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (E)Plan International est une organisation de développement communautaire centré sur l’enfant, sans affiliation religieuse, politique ou gouvernementale.Fondée en 1937, Plan International œuvre pour la protection des enfants et le progrès de leurs droits. Pour rester pertinente, efficace et efficiente, pour la période 2017-2030, l’organisation aligne son programme sur les Objectifs du Développement Durable (ODD) afin de renforcer particulièrement son engagement pour le développement des droits des enfants avec un accent particulier sur l’égalité des filles. Pour cela, elle se fixe pour l’horizon 2030 l’objectif d’œuvrer pour un monde juste qui fait progresser les droits de l’enfant et l’égalité pour les filles.À cet effet, pour la période 2017-2022, Plan International ambitionne d’agir pour que 100 millions de filles puissent apprendre, diriger, décider et s’épanouir.Plan International intervient au Niger principalement dans les Régions de Dosso (depuis 1998) et Tillabéry (à partir de 2004). Elle est aussi présente à Diffa depuis 2015 dans le cadre de la réponse aux urgences humanitaires.Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités dans la région de Tahoua, Plan International Niger recherche des candidats (es) hautement qualifiés (es) pour occuper le poste ci-dessous:Un (e) Assistant (e) Administratif (ve) basé (e) à TahouaRépondant au : Chef de Sous-Bureau de TahouaLieu : TahouaGrade : BType de Contrat : CDD de douze (12) mois renouvelable selon la performance.Résumé du poste:Sous la responsabilité du Chef du Sous-Bureau de Tahoua, l’Assistant(e) Administratif(ve) apportera ses compétences à la réalisation des tâches administratives dans le cadre de l’appui administratif et logistique, dans un objectif de performance de l’organisation auprès de ses bénéficiaires.Il/Elle aura principalement en charge la gestion des tâches administratives quotidiennes telles que définies dans la rubrique Responsabilité .Conscient(e) du rôle essentiel à assurer, il/elle œuvre dans sa fonction avec efficacité et efficience, rigueur et autonomie. Responsabilités princicipales:L’Assistant (e) Administratif (ve) aura pour responsabilités principales de l’organisation :Établir un planning hebdomadaire d’activités administratives de concert avec le Chef du Sous-Bureau ;Tenir à jour et soumettre au Chef du Sous-Bureau chaque jeudi, le registre de suivi des achats ;Préparer les demandes de cotations, suivre les dépôts des offres, organiser et rapporter les dépouillements ;Réceptionner les factures des fournisseurs de biens et services et préparer les demandes depaiement tout en assurant le suivi à travers le registre de suivi des achats ;Appuyer dans la préparation et les suivis des contrats d’acquisitions de biens et services ;Assurer la gestion de la petite caisse et faire le suivi des pièces justificatives ;Organiser, recevoir et aiguiller les visites officielles ;Gérer les documents administratifs : enregistrements, transmission, classement et archivage ;Centraliser les besoins et préparer la commande trimestrielle des consommables ;Gérer les stocks des consommables du Sous-Bureau et rapporter mensuellement au Chef du Sous-BureauParticiper activement à l’inventaire physique général trimestriel et l’inventaire mensuel des stocksTenir à jour le registre des fournisseurs ;Assurer la gestion des stocks en transit (réceptions et vérifications, entretiens, livraisons, inventaires etc) tout en assurant la bonne gestion des documents de gestion (bons d’entrées etde sorties, fiches d’inventaires et de stocks, fiches de piles, registre de suivis de mouvements) ; B. Responsabilités princicipales:L’Assistant (e) Administratif (ve) aura pour responsabilités principales de l’organisation :• Établir un planning hebdomadaire d’activités administratives de concert avec le Chef du Sous-Bureau ;• Tenir à jour et soumettre au Chef du Sous-Bureau chaque jeudi, le registre de suivi des achats ;• Préparer les demandes de cotations, suivre les dépôts des offres, organiser et rapporter les dépouillements ;• Réceptionner les factures des fournisseurs de biens et services et préparer les demandes de paiement tout en assurant le suivi à travers le registre de suivi des achats ;• Appuyer dans la préparation et les suivis des contrats d’acquisitions de biens et services ;• Assurer la gestion de la petite caisse et faire le suivi des pièces justificatives ;• Organiser, recevoir et aiguiller les visites officielles ;• Gérer les documents administratifs : enregistrements, transmission, classement et archivage ;• Centraliser les besoins et préparer la commande trimestrielle des consommables ;• Gérer les stocks des consommables du Sous-Bureau et rapporter mensuellement au Chef du Sous-Bureau ;• Participer activement à l’inventaire physique général trimestriel et l’inventaire mensuel des stocks ;• Tenir à jour le registre des fournisseurs ;• Assurer la gestion des stocks en transit (réceptions et vérifications, entretiens, livraisons, inventaires etc) tout en assurant la bonne gestion des documents de gestion (bons d’entrées etde sorties, fiches d’inventaires et de stocks, fiches de piles, registre de suivis de mouvements) ;• Organiser et rapporter les réunions hebdomadaires du Sous-Bureau ;• Participer activement à l’élaboration des rapports trimestriels du Sous-Bureau ;• Participer aux réunions / ateliers en matière d’administration et de logistique ;• S’acquitter de toutes autres tâches en lien avec la position à la demande du superviseur. Qualifications et compétences requises:Être titulaire d’un diplôme universitaire d’au moins Bac+3 ans (DUT, BTS, Licence) enAdministration générale, Logistique, Achats, Gestion des entreprises, Comptabilité,Management ou tout autre diplôme équivalent ;Justifier d’au moins 2 ans d’expérience dans le domaine de l’appui administratif et logistique ;Bonne Connaissance de la chaine de gestion de l’administration et de la logistique ;Compétences techniques avérées en gestion des affaires ;Bonne capacité rédactionnelle et bonne connaissance d’au moins une langue locale ;Communiquer en Français/ Anglais serait un atout ;Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent decultures et d’horizons divers ;Bonnes pratiques du MS Office ;Bon esprit de synthèse et de logique ;Une bonne expérience du domaine avec une ONG internationale et/ou la pratique du logiciel,de gestion SAP (ou équivalent) est un atout ;Bonne éthique et bonne capacité à gérer des informations confidentielles ;Très bonne capacité d’organisation et de gestion de temps ;Proactif, plein de ressources, axées sur les solutions et les résultats ;Très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelle ;Avoir une expérience de travail avec des ONG internationales est un atout ;Bonne expression écrite et orale en français et l’Anglais un atout ;Avoir le sens de la créativité ;Savoir travailler de façon autonome ;Être intègre et de bonne moralité ;Être de nationalité nigérienne.Les valeurs de Plan InternationalNous œuvrons pour un impact durableNous œuvrons pour un impact significatif et durable sur la vie des enfants et des jeunes, et pour obtenir l’égalité pour les filles. Pour cela, nous nous engageons à être courageux, audacieux, réactifs, précis et innovants.Nous sommes ouverts et redevables :Nous créons un climat de confiance, au sein et en dehors de l’organisation en étant ouverts, honnête et transparente. Nous nous devons d’être redevables nous-mêmes et les autres des décisions que nous prenons et de leurs impacts, tout en respectant nos engagements.Nous travaillons bien ensembleNotre succès s’appuie sur la collaboration efficace avec d’autres au sein et en dehors de l’organisation, incluant nos parrains et nos bailleurs. Nous soutenons activement nos collègues, en les aidants à atteindre leurs objectifs. Nous unissons nos efforts pour créer et mettre en œuvre des solutions à travers Plan International, avec les enfants, les filles, les jeunes, les communautés et nos partenaires.Nous sommes inclusifs et agissons pour le renforcement des plus vulnérablesNous respectons toute personne, apprécions les différences et luttons contre les inégalités dans nos programmes et sur nos lieux de travail. Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à gagner plus d’assurance et à changer leurs propres vies. Nous renforçons nos équipes pour qu’il donne le meilleur d’elles et développent leur potentiel. |