Date: 19 nov. 2018

Lieu: Louga, LG, SN

Entreprise: Plan International

Plan International est une organisation humanitaire internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, sans affiliation religieuse, politique ou gouvernementale. Nous œuvrons pour un monde juste qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Sous la supervision de la/du Directeur (rice) de l’unité de programme de Dakar Urbain, l’assistant (e) de parrainage assure et supervise toutes les transactions du Système d’Enrôlement et la gestion technique des systèmes et outils de parrainage au niveau de l’Unité de Programme à travers :

La gestion avec l’équipe de l’Unité de Programme un caseload de plus de 8 000 enfants parrainés dans plusieurs Collectivités Territoriales avec une diversité d’acteurs communautaires et des Bureaux Nationaux (NO).

Le suivi et la gestion des accords avec les prestataires et le personnel Communautaire.

L’atteinte des indicateurs définis dans les dix engagements du parrainage.

La gestion de la production des documents de communication (planification, suivi, production, contrôle de qualité et évaluation).

La gestion du systeme Child data, reporting et contrôle rigoureux des données collectées des documents de communication

Responsabilités

Elaborer un plan d’action global annuel du département parrainage avec un mécanisme de programmation mensuel et trimestriel

Assurer à 98%, la production des documents de communication

Assurer que tous les KPIs (indicateurs clés de performances) des engagements du parrainage 6 à 10 sont atteints mensuellement ;

Assurer que toutes les lettres dues sont produites selon les échéanciers définis et contrôlées avant leur envoi.

Assurer que 100% des lettres envoyées répondent aux critères de qualité définies (zéro cas de Child protection, 100% participation et 100% Dialogue Worthy)

Assurer que 100% des SCs planifiés pour annulation et dont la raison est le phase out, sont faites et leurs remplacements disponibles dans childdata dans les délais convenus

Assurer Zéro rejet de lettre après contrôle par le Coordonnateur du parrainage

Soumettre aux CDC, les to do list pour la production annuelle au plus tard trois mois avant la date due au niveau de childdata et au plus tard le 03 de chaque mois pour les To Do Lists mensuels avec décharges archivées

Assurer le traitement mensuellement de tous les prospects avant la clôture pour conserver le caseload.

Enregistrer tous les SC absents dans le système et assurer leur suivi régulier

Suivre journalièrement la situation des NOIs dûs (requêtes provenant des parrains) et assurer et assurer à 100% leur traitement sur le terrain dans les délais avec la qualité requise

Veiller à ce que toutes les annulations pour relocation soient conformes aux normes édictées et les fiches de visites approuvées et archivées

Transmettre toutes lettres des SC traitées et assurer leur envoi au Bureau National une semaine après la clôture avec bordereau à l’appui

Avoir annuellement au plus 50 NOIs négatifs reçus des bureaux nationaux

Mettre en place un dispositif de suivi et évaluation de la production et veiller à l’archivage des outils pour les besoins d’audit

Réaliser au moins 30 homes visites trimestriellement

La fiche de transmission des items est fonctionnelle et archivée annuellement

Assurer à 100% le contrôle des lettres reçues avec fiches de contrôle/rejets dûment remplies et classées.

Produire tous les rapports trimestriels prenant en compte les 10 engagements sur le rythme de progression des activités

Participer activement à la production des PAO, PAU et PUA

Elaborer mensuellement un rapport narratif sur la situation du parrainage mettant en exergue les activités réalisées, les résultats, les rejets par commune, les points forts, les points à améliorer et les perspectives

Faire le point sur la situation de la production des items de communication par collectivité territoriale et la partager en fin de semaine pour suivi

Tenir au moins trimestriellement une réunion avec les partenaires prestataires assortie de procès-verbal et archivé dans le file

Assurer annuellement l’évaluation des partenaires prestataires avant l’élaboration d’un nouveau contrat

Identifier tous les animateurs communautaires ayant de faibles performances et planifier trimestriellement leur supervision formative

Assurer trimestriellement l’évaluation des Animateurs Communautaires

Assurer l’organisation des visites de parrain et faire le suivi de la production des rapports de visite

Participer à la formation des enfants à l’écriture des lettres pour renforcer leur participation

Mettre en place une base de données récapitulant la situation des enfants parrainés qui écrivent leurs lettres avec un mécanisme de mise à jour

Assurer l’organisation des visites de parrains assorties d’un planning et d’un rapport soumis dans les délais

Assurer la transmission et le suivi des travaux de développement au niveau des labos photos

Produire annuellement le green sheet de l’Unité de Programme et en assurer le suivi mensuel.

Enregistrer tous les gifts et lettres reçus dans Child Data dans les délais exigés

Assurer le rôle d’interface entre les CDC, les Animateurs Communautaires et les prestataires dans leurs zones de responsabilité.

Assurer la formation/le recyclage des animateurs communautaires

Accompagner les animateurs communautaires dans l’animation et la communication au sein des familles et communautés sur le parrainage

Assurer la prise en charge et le respect de la politique de protection et de sauvegarde des enfants et jeunes de Plan International par les partenaires

Coordonner tout le processus de d’acquisition et de remise des token aux enfants et familles

Connaissances, compétences, comportements et expérience nécessaires pour atteindre les objectifs du poste

Diplôme universitaire en linguistiques anglais et française
Aptitudes à écrire et à s’exprimer couramment en Anglais
Bonnes connaissance et compréhension de l’environnement du parrainage d’enfants et de ses enjeux
Deux (02) années au moins d’expérience dans le domaine dans le développement communautaire et spécifiquement dans le parrainage d’enfants
Excellentes capacités de gestion, d’organisation, d’animation et de planification
Excellente capacité de communication orale et écrite en anglais
Bonne capacité de reporting et de management
Capacité à travailler en équipe, avec les collègues, les prestataires, les animateurs communautaires, les familles, les enfants et les Bureaux Nationaux de Plan International
Rigueur dans la gestion des délais, des acteurs et des ressources du parrainage
Avoir un esprit d’équipe et d’initiative
Bonne maitrise de l’outil informatique
Faire preuve d’intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes éthiques de Plan International.
Faire preuve d’aptitude à comprendre et à s’adapter aux contextes spécifiques du parrainage à Plan International Sénégal

Comment postuler

Pour postuler, veuillez cliquer sur postuler et envoyer votre candidature au plus tard le 3 Décembre 2018 accompagnée :

Une lettre de motivation compréhensible
Un CV clair et compréhensible incluant le contact de deux personnes références, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Lieu : Louga

Rôle : Assistant de parrainage

Grade : B

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

L’ONG Plan International encourage les candidatures féminines, prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la sauvegarde des enfants et des jeunes compris l’équité du genre. Elle pratique une tolérance zéro à la fraude, la corruption et le harcèlement. Ainsi, le/la candidat(e) choisi(e