ASSISTANT (E) A L’ADMINISTRATION/FINANCE/RH

Area of expertise : Administration

Country : Mauritania

Type of contract : Long term opportunities

Closing date : 21 January 2020, 00:59 GMT

AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE ET EXTERNE   (Requisition 109783)

INTITULE DU POSTE : Assistant (e) à l’Administration/Finance/RH

TYPE DE CONTRAT: General Service (GS 5)

UNITE/DIVISION: Administration & Finance/Bassikounou

LIEU D’AFFECTATION: Bassikounou, Bureau-Pays Mauritanie

DATE D’AFFECTATION: Immédiat

DUREE: (1 an renouvelable)

Les candidatures féminines sont vivement encouragées, le PAM est engagé pour l’égalité des sexes et entend relever le niveau des femmes parmi ses fonctionnaires.

CONTEXTE ET OBJET DE LA MISSION :

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) soutient les efforts du Gouvernement Mauritanien pour l’atteinte de l’ODD 2 « Faim Zéro » d’ici 2030.

En cohérence avec son mandat, le PAM se concentre sur un double objectif consistant à sauver des vies et préserver les moyens d’existence tout

en promouvant les capacités de résilience, tant au niveau national que local. Les orientations du Plan Stratégique Pays 2019-2022 positionnent

l’ensemble des activités du PAM en appui à la mise en place d’un « système national de protection sociale réactif aux chocs », seul à même d’instituer

des mécanismes efficaces et concertés de préparation et de réponse en matière de sécurité alimentaire et de nutrition.

ATTRIBUTIONS SPECIFIQUES :

Administrations:

• Être responsable de la gestion des locaux, de fournitures de bureau, de voyages (missionnaires internes et externes), et du parc automobile, etc. et signaler au superviseur toute anomalie quant à l’accomplissement cohérent et opportun des services, afin d’assurer un environnement de travail sûr et confortable pour le personnel du PAM ;

• Etiqueter tous les équipements, les inventorier deux fois/an et tenir à jour le registre manuels pour des fins d’intégration des données dans le système ;

• Veiller à la gestion efficace, transparente et en temps opportun de carburant et établir les rapports mensuels de consommation pour une prise de décisions en cas de besoin ;

• Etablir, enregistrer et archiver à temps les documents administratifs de voyages (ordres de mission, autorisations de voyage, visas de sécurité, etc.) suivant les procédures ;

• Répondre à une gamme de requêtes liées à la fourniture de services administratifs afin de soutenir la résolution des problèmes quotidiens ;

• Coordonner les activités de personnel travaillant sous sa supervision pour s’assurer que les objectifs individuels et d’équipe sont atteints conformément au plan de performance ;

• Vérifier l’état des bâtiments et installations afin de relever tous besoin en matière d’entretien et/ou de réhabilitation,

• Se familiariser avec les contrats administratifs pour le suivi des prestations d’entretiens et de gardiennage de locaux et d’entretiens des équipements ;

• Former et conseiller le personnel en matière d’interprétation des procédures administratives afin d’assurer la cohérence et l’efficacité des services fournis ;

Finances:

• Gérer la petite caisse et les avances opérationnelles par des écritures comptables et rapports financiers corrects et produits en temps opportun ;

• Vérifier avant tout paiement l’exactitude et la conformité des factures reçues suivant les bons de commande et/ou contrats de service ou autres documents pour s’assurer que les achats des biens de consommation et services sont proprement autorisés et que les biens commandés ont été reçus et les services bien rendus ;

• Préparer périodiquement les réconciliations et rapports financiers de la petite caisse et avances opérationnelles et s’assurer de leur classement, y compris les justificatifs ;

• Apporter un soutien technique et procédural au personnel du PAM en cas de nécessité pour les voyages et les remboursements des dépenses ;

Ressources humaines:

• Veiller à la présence effective du personnel au bureau suivant les procédures internes ;

• Fournir une assistance au personnel nouvellement recruté et affecté au bureau (connaissance et intégration, etc.)

• Veiller et assurer le suivi des dossiers du personnel avec le Bureau de Pays ;

• Vérifier et suivre les fiches de présence mensuelles du personnel, demandes de congés, congés spéciaux, formulaires de demande de remboursement des frais médicaux, et autres formulaires en rapport avec les ressources humaines ;

• Préparer et suivre le plan annuel et demandes de congés du personnel ;

• Fournir l’assistance à tout personnel en cas de voyage et de remboursement des dépenses ;

• Assurer le secrétariat des réunions du personnel ;

• Archiver électroniquement et sur papier tous les dossiers et/ou toutes autres pièces ;

• S’acquitter de toute autre tâche à la demande du superviseur ;

QUALIFICATION & NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS:

Niveau d’éducation : Avoir un diplôme de fin d’études secondaire en comptabilité/Finance/Administration/gestion du personnel ; un diplôme de niveau supérieur ou équivalent serait un atout ;

Expérience : Avoir au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle avec des responsabilités progressives dans le domaine d’administration, finance, comptabilité, audit, et ressources humaines ; Et un (1) an dans une agence onusienne ou un organisme international sera un atout.

Compétences: Déléguer les taches avec des instructions claires, prioriser les activités d’équipe dans des situations d’urgences et de contraintes de temps, assurer que les besoins des clients internes sont proprement résolus et que les employés ont individuellement la formation nécessaire à l’accomplissement de leur travail ;

Adopter/prôner le langage de politesse/courtoisie et de flexibilité pour satisfaire l’audience en facilitant une communication transparente au sein du personnel ;

Assurer que les règles et procédures du PAM sont appliquées au travail au sein de l’unité ;

Traiter impatiemment et équitablement avec respect les personnes sous sa supervision ;

Surveiller le progrès de l’équipe afin d’assurer que les objectifs sont atteints. Assurer que les besoins en termes de développement de l’unité sont résolus et faciliter activement la coopération entre les membres de l’équipe.

Capacité à juger, tirer/interpréter/analyser des données et à résoudre des difficultés opérationnelles avec indépendance et impartialité ;

Capacité à accomplir le travail dans les délais, à entreprendre plusieurs taches en établissant des priorités et fournir les résultats escomptés et/ou à manier un grand volume de travail de façon systématique, effective et précise ;

Capacité à gérer des informations confidentielles ;

Capacité à communiquer de manière claire et concise, à traiter avec patience et tact les personnes de différentes nationalités et cultures et à développer les relations interpersonnelles ;

Capacité à former les autres sur les responsabilités liées au travail ;

Bonne organisation, rapports complets et précis, données précises mises à jour et disponibles, tous documents relatifs à l’Administration, Finances et Ressources Humaines

Esprit d’initiative face aux problèmes inattendus, tout en sollicitant les directives et/ou en rapportant au Chef de Bureau en cas de besoin ;

Langues & informatique: Parler, lire et écrire le français. La connaissance de l’anglais serait un atout considérable ; Être utilisateur (trice) de l’outil informatique (Word, Excel, etc.)

Nacer BENALLEG

Représentant et Directeur

PAM- MAURITANIE