Oxfam recrute 01 Coordinateur Logistique
Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.
Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.
Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.
Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, cliquez ici.
Créer un Oxfam plus fort pour construire un futur sans pauvreté
Nous recherchons un/e COORDINATEUR-TRICE LOGISTIQUE pour notre mission en Haïti. Il/elle dépendra hiérarchiquement du Directeur des Operations et fonctionnellement de la réfèrent Logistique basé au siège (Executing Affiliate).
Objectif du poste
Le poste de Coordinateur-trice Logistique intègre les fonctions essentielles et consolidées de Leadership, Coordination, et Support.
Le Coordinateur-trice Logistique sera le responsable du département de logistique et d’approvisionnement joue un rôle central dans l’approche « Un Programme » d’OXFAM en apportant son soutien au travail humanitaire et de développement et permettant ainsi la mise en œuvre performante des programmes et projets.
Apporter en temps et en heure un soutien adéquat aux programmes et structures d’OXFAM afin de remplir les objectifs de la mission en Haïti.
Responsabilités
- Faire des recommandations techniques spécifiques aux responsables sur la stratégie et le programme en ce qui concerne les nécessités et contraintes logistiques avec une emphase toute particulière sur le plan d’approvisionnement
- Planification des scenarios pour répondre aux besoins présents et futurs dans un contexte en constante évolution
- Capacité d’analyse et de communication d’informations complexes à plusieurs niveaux et à une large audience, aussi bien à l’intérieur d’OXFAM qu’à l’extérieur
- Des objectifs clairs sont définis pour le poste mais dans un contexte parfois difficile, une grande flexibilité est nécessaire
- Diagnostic partner, market and other components of the supply chain to make sure on quality and cost effectives of the service provided.
- Etre ouvert à enseigner et transmettre des connaissances et apprendre les normes et règles de la gestion des chantiers de construction
- Gestion et supervision des ressources dans des limites ou aires définies, ce qui peut comprendre du personnel, des actifs et/ou des budgets
- Influencer la conception des stratégies et apporter un soutien à la mise en œuvre opérationnelle
- Apporter des solutions aux problèmes diverses et complexes liés à la politique organisationnelle
- Interpréter et mettre à profit l’information opérationnelle et spécialisée disponible dans divers formats et provenant de diverses sources
- Contribuer à et influencer la planification des opérations au sein des programmes et de l’aire commerciale
- Créer de solides réseaux avec des organismes extérieurs
STRATEGIE
- Gérer une structure intégrée de logistique et d’approvisionnement impliquant la liaison et le travail en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe d’OXFAM afin d’assurer la planification préventive et la préparation
- Agir comme un leader et représentant de la planification collaborative des approvisionnements et du système
- S’assurer que la fourniture de biens, les services logistiques (livraisons, stockage, transport, communication et gestion des installations) et autres questions connexes sont solutionnées rapidement et efficacement
- Générer et apporter son leadership à la mise en œuvre de la stratégie et aux processus de logistique/approvisionnement
- Construire des relations et des liens avec d’autres ONGs, agences des Nations Unies et compagnies commerciales sur des questions de logistique et approvisionnement
- Responsable de la mise en œuvre efficace et efficiente des opérations de logistique
- S’assure d’avoir un plan d’approvisionnement pour les situations d’urgence Cat3 et cat 2 en collaboration rapproche avec le Business Support Manager et l’équipe Funding et MEAL.
GESTION DE L’APPROVISIONNEMENT ET DES ACHATS
- Assurer la liaison et la communication régulière avec tous les départements afin de s’assurer que toute l’équipe sache à quel stade se trouve les requêtes S&L. Fournir des mises à jour lorsque nécessaire sur les changements apportés à la chaine d’approvisionnement et les délais de livraison attendus
- En coordination avec le responsable des achats, assurer la gestion proactive des fournisseurs et la mise à jour de la liste des fournisseurs nationaux
- Liaison régulière avec le département de finance sur les problématiques liées aux fournisseurs (termes et conditions des paiements, qualité, recoupement entre la base de données de Finance et du fournisseur, etc.)
- Travailler en étroite collaboration avec les responsables de programmes afin de connaitre toute la gamme des équipements standards d’OXFAM et se tenir au courant des développements et changements des spécifications techniques
- Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur logistique et le personnel de logistique et approvisionnement du siège d’EAs (Executing Affiliate) afin d’assurer une réponse rapide et efficace en termes de coûts des besoins du terrain, et ce, dans le respect des termes imposés par les bailleurs de fonds et des conditions d’approvisionnement
- Maintenir à jour les données concernant la chaine logistique dans le système Excel de « One-OXFAM »
- Assurer la transparence des processus d’approvisionnement, notamment en ce qui concerne les appels d’offre et les contrats avec les fournisseurs à long terme
- S’assurer que tout le personnel sache utiliser l’outil principale de gestion de l’approvisionnement
ENTREPOT, DISTRIBUTION ET GESTION DE L’INVENTAIRE
- Assurer la bonne gestion de l’entrepôt, et notamment concernant les mouvements de stocks, le conditionnement, l’inventaire et le recoupement des données
- S’assurer que les procédures de l’entrepôt soient respectées en accord avec les politiques d’OXFAM
- Promouvoir des bonnes pratiques en matière de conditions de santé et sécurité dans l’entrepôt
GESTION DES ACTIFS ET DE L’EQUIPEMENT
- Responsable des actifs et de l’équipement d’OXFAM, qu’ils soient financés par des fonds propres d’OXFAM sans restriction ou des fonds des donateurs
- Mise en œuvre d’un plan efficace pour l’administration, le suivi et la gestion des actifs en coordination avec le personnel administratif et informatique
GESTION DES VEHICULES
- S’assurer que les politiques et pratiques de gestion des véhicules soient respectées (pour plus de détails, voir le manuel de logistique, approvisionnement et achat, Section 3) pour une flotte de 30 véhicules répartis dans tout le pays.
- Responsable du bon usage du logiciel de gestion de la flotte par l’Officier de flotte, le répartiteur et les logisticiens des bureaux satellites et de l’enseignement de ce logiciel aux utilisateurs
GESTION DU PERSONNEL
- Gérer l’équipe locale de logistique et approvisionnement, participer à la définition de la taille et de la structure de l’équipe, se charger du recrutement des membres de l’équipe de logistique, de leur formation, de l’établissement des objectifs, de la supervision des tâches, de l’évaluation et de la gestion des performances, aussi bien à Port-au-Prince que dans les bureaux satellites
- Garantir l’intégration et la formation du nouveau personnel, aussi bien à Port-au-Prince que dans les bureaux satellites
DÉVELOPPEMENT DES CAPACITÉS DES PARTENAIRES
Le travail avec les partenaires est l’un des piliers d’OXFAM, c’est pourquoi il est essentiel de :
- Evaluer les capacités et besoins des partenaires
- Développer avec les partenaires des plans de renforcement au niveau logistique et approvisionnement
- Assurer la mise en œuvre de ces plans de renforcement des capacités (Day to Day / Workshop / séances de formation / Proposition de Job Swaping entre personnel d’OXFAM et des partenaires etc…)
- Suivre et évaluer les partenaires
RAPPORT DE SUIVI
- Assurer la visibilité permanente des activités
- Recevoir et compléter des rapports d’activités logistiques (SITREP, rapport sur le parc automobile, suivi des actifs, rapport sur les stocks, suivi et l’analyse de l’ensemble de l’activité achats) mensuellement et faire rapport au Management
- S’assurer que les procédures et processus soient à jour et communiqués
- Rédiger des rapports sur les visites de sites. Agir comme le point focal de l’information logistique pour le personnel de terrain et du management, et offrir des conseils sur les meilleures options logistiques disponibles
COORDINATION PENDANT LA RÉPONSE HUMANITAIRE
- Travailler de concert avec les responsables du programme humanitaire afin de permettre la mise en œuvre efficace du Plan National de Contingence en assurant la disponibilité en temps voulu de l’équipement, des fournitures, de l’infrastructure et du personnel nécessaires pour répondre aux besoins de l’urgence
- Savoir prendre certains risques dans la prise de décision
- En coordination avec le Responsable Résilience et Gestion de Risques et Désastres et la Business Support Manager, assurer le suivi des achats et mouvements du stock d’urgence
- Assurer un suivi effectif du statut du travail (ex : date espérée de livraison, niveaux de stock…) et partager cette information avec les responsables du programme humanitaire
- Responsable du maintien du stock d’urgence et garder une liste actualisée de ce dernier
AUTRES
- Remplir toute les autres fonctions déléguées par son supérieur hiérarchique
- Participer et contribuer à d’autres projets transversaux dans le pays et la région ou dans des institutions considérées pertinentes par la Direction Pays
- S’engager avec l’objectif général et les politique d’OXFAM ainsi qu’avec la promotion des droits des femmes et des intérêts des populations marginalisées
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| Expériences / Formation du candidat |
Compétences requises
- Minimum 7 ans d’expérience à une position similaire dans une ONG internationale
- Etudes post-secondaires ou licence dans un domaine tel que l’économie, la logistique ou la gestion des approvisionnements. Un titre professionnel lié à la logistique sera considéré un atout
- Expérience de terrain significative dans un environnement sécuritaire et politique instable dans un rôle impliquant la participation à la gestion de la sécurité
- Bonne connaissance des exigences et de mécanismes de reddition de comptes des bailleurs de fonds
- Expérience démontrée en gestion d’équipe, motivation et développement des capacités
- Bonnes capacités d’administration, sens de l’organisation et caractère méthodique
- Bon sens du commerce et compréhension détaillée des pratiques d’achet et approvisionnement au niveau stratégique et opérationnel
- Sens développé de la communication et des relations interpersonnelles, et capacité et volonté de développer les capacités du personnel
- Flexibilité, capacité à travailler sous la pression et dans des délais assez brefs
- Bonne connaissance du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
- Savoir utiliser Excel et Microsoft Office
- Expérience dans un poste de gestion ou supervision
- Attention aux détails et bonnes connaissances mathématiques et de calculs
- Connaissances opérationnelles de la chaîne d’approvisionnement internationale, et notamment des procédures douanières, des dispositions relatives aux transports de marchandises et d’INCOTERMS
- Diplomatie, tact et capacités de communication et de négociation
- Engagement avec la protection des droits humains et notamment les droits des femmes et des personnes ou groupes marginalisés, et avec l’intégration de cet engagement comme fil directeur dans tous les aspects du travail de notre organisation
Compétences Oxfam de Leadership
Esprit de Décision : Nous faisons preuve d’aisance et de transparence dans la prise de décisions et savons adapter nos modes de décision au contexte ainsi qu’aux besoins.
Réflexion et analyse stratégiques: Nous jaugeons la situation en mettant en balance les risques et l’impératif d’agir. Nous prenons des décisions en phase avec les stratégies et valeurs organisationnelles.
Responsabilité Mutuelle: Nous pouvons expliquer nos décisions et le fait que nous les avons prises en nous appuyant sur les valeurs de notre organisation. Nous sommes prêt-e-s à répondre de nos actions et de notre comportement tout comme nous demandons systématiquement aux autres de rendre des comptes.
Personne intègre avec de solides valeurs personnelles, alignée sur notre mission et notamment engagée en faveur de l’égalité des sexes et les droits des femmes.
Leadership transformateur qui génère les conditions pour que chaque personne puisse se développer et tirer le meilleur d’elle-même. En outre, capable de gérer des équipes multidisciplinaires y compris lorsque ces dernières se trouvent à distance ou lorsqu’il s’agit d’un lien fonctionnel. |
| Salaire / Indemnité |
Contidions
Prise de fonctions : juillet
Durée du contrat : 12 mois avec possibilité de renouvellement
Rémunération : Entre 33,733€ et 39,000 € bruts annuels.
Bénéfices pour le personnel international : Billet Aller-Retour en Haiti (début et fin de mission), assurances médicales, de vie et accidents sont à la charge d’Oxfam selon les conditions en vigueur, Aide au déménagement, logement en guesthouse fourni par Oxfam, Per Diem : 30 USD / jour pendant les 12 premiers mois de la mission.
Bénéfices pour le personnel national : Assurance médicale privée pour l’employé/ée et la famille jusqu’à 4 enfants (maximum de 21 ans) + assurances de vie+ bénéfices sociaux pour le personnel national + fonds de pension.
Lieu de travail: basé à Port au Prince avec déplacements sur les bases.
POSTE NON ACCOMPAGNÉ
Nous offrons aussi
La possibilité de faire partie d’une organisation internationale solide et qui constitue une référence dans le secteur de la coopération, l’action humanitaire et la justice sociale.
Vous intégrer dans un environnement de travail respectueux, sûr, ouvert au dialogue et qui offre des possibilités de croissance personnelle et professionnelle. |