ONU Carrière recrute 01 Assistant (e) à l’administration, FS5

ONU Carrière recrute 01 Assistant (e) à l’administration, FS5

ONU Carrière

Bangui, République Centrafricaine

vacance de poste
Intitulé publication: Assistant (e) à l’administration, FS5Intitulé code d’emploi: Assistant à l’administrationDépartement / Bureau: Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaineLieu d’affectation: BANGUIPériode de candidature: 05 décembre 2021 – 19 décembre 2021No de l’appel á candidature: 21-Administration-MINUSCA-169723-F-Bangui (M)Staffing Exercise N/AValeurs fondamentales de l’ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnelThis position is located in the United Nations Multidimensional Integrated Stabilization Mission in the Central African Republic (MINUSCA). The Administrative Assistant will be based in Bangui and reports to the Director of Mission Support in effectively and efficiently managing all administrative matters related to the Front Office and providing general administrative support to the staff of the Front Office.
ResponsabilitésWithin delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the followingduties:
Human Resources Management
•Coordinates actions with respect to transactions related to the administration of the section’s/office’s human resource activities, e.g., recruitment, placement, relocation, performanceappraisal, job classification reviews, separation of staff members, training etc., ensuringconsistency in the application of UN rules and procedures. Liaises with the relevantadministrative and human resources offices as required.•Oversees the maintenance of vacancy announcement files and keeps track of status ofvacancy announcements.•Maintains records of the performance evaluation status of the section/office. Assists informulating responses related to rebuttal cases.•Advises staff on visa matters and other relevant rules and regulations; coordinates theinduction and orientation of new staff members in the section/office.•Provides advice and answers queries on classification procedures and processes.•Provides information and advices to staff/consultants with respect to conditions of service,duties and responsibilities, privileges and entitlements under the Staff Rules and Regulations.•Monitors section’s/office’s staffing tables for a variety of human resource activities, e.g.,appointments, retirements, expiration of appointments, reassignments, transfers, andmovement of staff.
Budget and Finance
•Provides expert assistance and coordination in the preparation and development of thesection’s/office’s work plan and budget.•Assists in monitoring budget/work plan with respect to various budgets, on a regular basis,suggests reallocations of resources and implement the reallocations as necessary.•Collects data from relevant databases and prepare customized financial reports whenrequired.•Reviews, analyzes, and assists in the finalization of the cost estimates and budget proposals,in terms of staff and non-staff requirements for the section/office, including programmaticaspects.•Assists managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.•Monitors budget implementation/expenditures and recommend reallocation of funds asnecessary.•Reviews and verifies the availability of funds for all requisitions ensuring that the correctobject of expenditure has been charged. Ensures that the allotments and exchange rateswithin the relevant systems are updated on a regular basis.•Monitors extra-budgetary resources, including review of agreements and cost plans, ensuringcompliance with regulations and rules and established policies and procedures.•Assists in the preparation of the year end budget performance report submissions.•Assists in finalization of budget performance reports, analyzing variances between approvedbudgets and the actual expenditures.
General Administration
•Coordinates the provision of guidance, training, and daily supervision to other staff in thearea of responsibility.•Provides assistance in drafting of host country agreements, budget agreements, andcontributions for grants or other activities as appropriate.•Identifies and resolves diverse issues and problems as they arise, determining the appropriateactions.•Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team membersboth at Headquarters and in the field mission.•Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel program,monitoring accounts and payments to vendors and individual contractors for services,physical space planning and the identification of office technology needs and maintenance ofequipment, software, and systems, organizes and coordinates seminars, conferences, andtranslations).
CompétencesProfessionalism: Demonstrate high degree of confidentiality in treating internal report. Showflexibility about working time. Ability to perform a broad range of administrative functions;Ability to apply knowledge of various United Nations administrative rules and regulations inwork situations. Shows pride in work and in achievements; Demonstrates professionalcompetence and mastery of subject matter; Is conscientious and efficient in meetingcommitments, observing deadlines and achieving results; Is motivated by professional ratherthan personal concerns; Shows persistence when faced with difficult problems or challenges;Remains calm in stressful situations; Takes responsibility for incorporating genderperspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.
Communication: Speaks and writes clearly and effectively; Listens to others, correctlyinterprets messages from others and responds appropriately; Asks questions to clarify, andexhibits interest in having two-way communication; Tailors language, tone, style and formatto match the audience; Demonstrates openness in sharing information and keeping peopleinformed.
Planning and Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies;Identifies priority activities and assignments and adjusts priorities as required; Allocatesappropriate amount of time and resources for completing work; Foresees risks and allows forcontingencies when planning; Monitors and adjusts plans and actions as necessary; Uses timeefficiently.
FormationHigh school or equivalent diploma is required. Technical or vocational certificate in administrative services, finance, human resources, business administration or personnel management is a requirement.
Expérience professionnelleAt least eight (8) years of progressively responsible experience within the United Nationssystem or the private sector in the field of administration, finance, accounting, humanresources, audit, or in other related fields is required
Three (3) years of a supervisory experience is desirable
Experience in international operations in a post-conflict environment is desirable
Connaissances linguistiquesEnglish and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in both English and French (Oral and Written) is required.
Méthode d’évaluationPreviously rostered candidates are not subject to any further assessment and as such, will not be invited for such an assessment.
Notice spécialeThis “Recruit from Roster” job opening is only open to roster applicants who are already placed on pre-approved rosters, following a review by a United Nations Central Review Body. Only roster applicants who were placed on rosters with similar functions at the same level are considered to be eligible candidates. Eligible applicants receive an email inviting them to apply. Rostered applicants are encouraged to apply only if they are interested and available to take up the position at the duty station/s specified in the Job Opening. Applying to this job opening carries an expectation to accept the offer, if selected.
The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.
Charte des Nations UniesAux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossierL’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
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