ONU Carrière recrute 01 Assistant à la gestion des documents

ONU Carrière

ADDIS ABEBA, ETHIOPIE

vacance de poste

Publication intitulé : ASSISTANT À LA GESTION DES DOCUMENTS, G6

Intitulé code d’emploi : Assistant à la gestion des documents

Département / Bureau : Commission économique pour l’Afrique

Lieu d’affectation : ADDIS-ABEBA

Période de candidature : – 09 mars 2023

No de l’appel á candidature: 23-Conference Services-ECA-198298-R-Addis Ababa (R)

Exercice de dotation N/A

Valeurs fondamentales de l’ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel

La mission de la CEA est de proposer des idées et des actions pour une Afrique autonome et transformée ; informé par l’Agenda 2030 et l’Agenda 2063.

La mission sera guidée par les cinq orientations stratégiques de la CEA qui sont : Faire progresser la position de la CEA en tant qu’institution du savoir de premier plan qui s’appuie sur sa position et son privilège uniques pour apporter des solutions mondiales aux problèmes du continent et apporter des solutions locales au continent ; élaborer des options de politiques macroéconomiques et structurelles pour accélérer la diversification économique et la création d’emplois; concevoir et mettre en œuvre des modèles de financement innovants pour les infrastructures et les actifs humains, physiques et sociaux pour une Afrique en transformation ; apporter des solutions aux défis régionaux et transfrontaliers, en mettant l’accent sur la paix, la sécurité et l’inclusion sociale en tant que lien important pour le développement ; défendre la position de l’Afrique au niveau mondial et élaborer des réponses régionales en tant que contribution aux questions de gouvernance mondiale.

Ce poste relève de la Division des publications, des conférences et de la gestion des connaissances/Section des publications et de la gestion des conférences. Sous la supervision générale du Chef des Services de Production, et la supervision directe du Chef de l’Unité de Planification et de Suivi des Documents, il/elle sera responsable des tâches suivantes :

Responsabilités

• Évalue tous les documents de pré-session soumis pour traitement, pour vérifier les mandats législatifs, conseille les départements auteurs sur les exigences de soumission, assure le respect des dates de soumission, la limitation des pages, et conformément aux politiques, directives, règles et réglementations pertinentes sur le contrôle et la limitation des Documentation.

• Prépare des estimations de coûts pour les services de documentation, au besoin.

• Établit et maintient une base de données informatisée pour surveiller et suivre la soumission des documents par des rappels générés électroniquement, pour fournir aux secrétaires des divisions auteurs des informations actualisées, pour compiler des statistiques sur la conformité au besoin et pour fournir les informations nécessaires pour la prévision de la documentation.

• Répond de manière indépendante aux requêtes des départements auteurs et de toutes les unités de traitement, en particulier le contrôle des documents sur les calendriers d’émission, y compris la transmission des corrections apportées par les départements/divisions auteurs aux textes en cours.

• Contacte le personnel linguistique à court terme et les prestataires individuels pour leur disponibilité en indiquant les taux à payer sur la base de la structure tarifaire existante, y compris la préparation des demandes connexes pour le recrutement de prestataires dans Inspira et Umoja.

• Examine les contrats préparés pour s’assurer que les informations qu’ils contiennent sont conformes aux procédures établies et, à la fin d’un contrat, certifie, sur la base du contrat et de l’évaluation des performances, que les services fournis étaient satisfaisants pour libérer le paiement

• Exécute les fonctions générales de gestion de bureau selon les besoins.

• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.

• Former et superviser le nouveau personnel, le cas échéant.

• Effectue d’autres tâches assignées.

Compétences

• PROFESSIONNALISME : Connaissance du flux de travail en amont de la planification, du traitement et de la distribution de la documentation de l’ONU. Capacité de vérifier les mandats législatifs et d’aider à la planification et à la programmation préalables globales de la documentation de pré-session conformément au «système de créneaux». Capacité à organiser les informations nécessaires au contrôle, au suivi et à la mise à jour du planning de documentation. Connaissance des politiques, directives, règles et réglementations pertinentes sur le contrôle et la limitation de la documentation afin d’évaluer les soumissions pour traitement et distribution. Capacité à s’adapter à l’évolution des procédures et du mode opératoire afin de mettre en œuvre des concepts en constante évolution pour améliorer la rapidité de la documentation. Aptitude à rechercher et à organiser des informations et à compiler des statistiques sur les performances par département/organe. Connaissance des politiques, directives, règles et réglementations pertinentes sur le contrôle et la limitation de la documentation afin d’évaluer les soumissions pour traitement et distribution. La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. règles et réglementations sur le contrôle et la limitation de la documentation afin d’évaluer les soumissions pour traitement et distribution. La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. règles et réglementations sur le contrôle et la limitation de la documentation afin d’évaluer les soumissions pour traitement et distribution. La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.

• COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.

• ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.

Formation

Diplôme d’études secondaires ou équivalent.

Expérience professionnelle

Sept années d’expérience dans les services de conférence, le traitement et la gestion de la documentation ou dans un domaine connexe sont requises.

Une expérience professionnelle dans le système de gestion des documents des Nations Unies, tel que le système de gestion des documents, des conférences et de la production (DCPMS), est souhaitable.

Une expérience dans le service de réunions intergouvernementales, en particulier dans l’application des règles de documentation de l’ONU, est souhaitable.

Un an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais oral et écrit est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Avis spécial

La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature. Les fonctionnaires qui ont obtenu un engagement de durée déterminée, continu ou permanent après avoir réussi un test précédent reconnu par le Bureau de la gestion des ressources humaines, et qui ont occupé de tels engagements de manière continue, ne sont pas tenus de passer le nouveau test. Avoir réussi le test d’évaluation du soutien administratif [en anglais] au siège des Nations Unies ou dans l’un des bureaux des Nations Unies hors siège (OAH) peut être accepté à la place du GGST.

Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de trajet de chaque bureau, quelles que soient leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.

Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.

Les agents sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.

Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, compte dûment tenu de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L’ONU s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsqu’ils sont demandés et indiqués dans la candidature.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet concerné il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été expliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d ‘intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera pris en considération en tenant compte de l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. La restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peuvent leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, Conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général .

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations détaillées plus, ils ou elles consultent le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures faisant l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives applicables internes de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et spécifiques conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 23h59 (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.POSTULANT