Recrutements au Sénégal

ONE recrute 01 Assistant de Bureau

ONE recrute 01 Assistant de Bureau

Salaire/ mois
LocalisationDakar / Sénégal
Expiration21 Mars 2019
Description de l’offre

Assistant de bureau (Sénégal)
Opérations OFFIC01563

• Temps plein
• Sénégal

Détails de l’emploi

La description

À PROPOS D’UN
ONE est une organisation mondiale de campagne et de plaidoyer comptant plus de neuf millions de membres du monde entier engagés dans la lutte contre la pauvreté extrême et les maladies évitables, en particulier en Afrique. Nous tenons les dirigeants mondiaux pour responsables des promesses faites aux plus pauvres et nous les exhortons à soutenir de meilleures politiques et une aide plus efficace. Nous travaillons également avec des dirigeants africains pour renforcer la démocratie, la responsabilité et la transparence et plaider en faveur d’un accroissement des investissements nationaux dans le développement afin que ces ressources puissent être efficacement déployées. Avec notre siège à Washington, DC, nous opérons depuis l’Amérique du Nord, l’Europe et l’Afrique.
Les membres de ONE sont essentiels à ce travail. Ils viennent de tous les horizons et de tous les horizons politiques. Ce sont des artistes et des activistes, des chefs religieux et des chefs d’entreprise, des étudiants et des scientifiques. Ils agissent jour après jour – organisant, mobilisant, éduquant et plaidant pour que les gens aient la chance non seulement de survivre, mais aussi de prospérer.

À PROPOS DE L’OPPORTUNITÉ

L’adjoint de bureau assurera la coordination, fournira toute l’assistance de secrétariat et logistique et contribuera au maintien des activités de bureau efficaces: copie / archivage de documents, gestion des rapports et des ressources, planification et coordination des réunions / événements et de la logistique, et soutien administratif des programmes. L’assistant de bureau veille à ce que les systèmes administratifs soient gérés conformément aux politiques et procédures de ONE.
L’assistant de bureau sera responsable de la mise à jour du calendrier du directeur de pays francophone d’Afrique de l’Ouest et de la coordination de toutes les activités qu’il gère, notamment la gestion des réunions, la coordination des préparatifs de voyage, les réunions, la restauration et les communications. Ce poste à temps plein est basé à Dakar, au Sénégal, et relèvera directement du directeur francophone pour l’Afrique de l’Ouest, avec une ligne pointillée relevant du directeur des opérations pour l’Afrique.

Principales tâches et responsabilités
Aider le directeur de pays francophone d’Afrique de l’Ouest d’Afrique à organiser des réunions, des ateliers et le calendrier des conférences, des agendas de voyage et d’autres activités, selon les besoins, au sein du bureau du directeur.
Effectuer des tâches de secrétariat et de bureau, y compris des tâches de planification préalables aux réunions exécutées et complétées efficacement, organiser et redéfinir les priorités des tâches, tenir des registres et coordonner des fonctions avec diverses personnes et organisations.
Gérer la tenue des dossiers, le traitement de texte, la préparation de la correspondance, les manuscrits, les télécommunications, les envois postaux de projets et autres tâches de soutien administratif; et s’acquitte des autres tâches assignées par le directeur de pays.
Coordination d’événements et de réunions.
Prenez des notes ou des dictées lors de réunions et assurez-vous que des actions de suivi sont effectuées.
Réunion de suivi: suivre les progrès sur l’ exécution des résolutions de réunion et assurer que les membres supérieurs de l’ équipe de leadership en Afrique sont tenus informés des progrès réalisés sur les actions allouées
Soutenir le personnel francophone Afrique de l’ Ouest dans la coordination des rendez – vous, la préparation / diffusion de matériel, de mise en forme des lettres, des documents techniques , des rapports et des présentations à la demande du directeur de pays
Fournir voyage et un soutien logistique à l’ ONE en personnel francophone Afrique de l’ Ouest, les participants ou consultants en assurant les éléments suivants:

Toutes les autorisations de voyage sont autorisées et sont correctement codés et signés
responsable de l’ organisation du transport aérien et terrestre (navette et location de voiture) pour tout le personnel francophone d’Afrique de l’Ouest
Responsable des arrangements de logement pour le personnel en déplacement et les participants via les hôtels et s’assurer qu’ils respectent les tarifs ONE.
Envoyez toutes les informations au voyageur, comme indiqué dans la Procédure standard de voyage, notamment: billet d’avion; hébergement à l’hôtel; transport aéroport / services de navette ou de location de voiture
Obtenir des factures et des reçus des fournisseurs de services pour toutes les transactions, telles que compagnies aériennes, hôtels, etc.
Fournir un soutien logistique à ONE événements
Rapprocher le relevé mensuel de l’agent de voyages et le soumettre pour approbation au responsable du bureau Afrique dans les meilleurs délais
Diriger la gestion de domaines spécifiques de l’administration de bureau, y compris les fournitures de bureau, les systèmes informatiques, les relations avec les fournisseurs, les finances, la santé et la sécurité, en coordination avec le directeur des opérations pour l’Afrique.
Travailler dans le cadre de l’équipe des opérations pour l’Afrique.
Participer aux réunions d’opérations hebdomadaires. matériaux au besoin
Voyage au besoin
Toute autre tâche appropriée au rôle assigné

CE DONT NOUS AVONS BESOIN DE VOUS:
Baccalauréat et au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine similaire ou apparenté
Expérience dans les domaines de l’administration, de la gestion de bureau et de la coordination de projets.
Familiarité avec les processus financiers de base
. Excellente connaissance de l’informatique dans toutes les applications Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Access) et expérience applications de bureau informatiques (matériels et logiciels)
bonnes compétences en gestion et priorisation temps
bonnes aptitudes en communication orale et écrite de
bonnes compétences interpersonnelles et la capacité d’effectuer plusieurs tâches Une
certaine expérience de la gestion des fournisseurs externes
bonnes compétences organisationnelles avec une excellente attention aux détails Une
certaine expérience de développer et mettre en place des systèmes et processus de bureau
Capacité à travailler dans un environnement
dynamique Capacité à travailler de sa propre initiative et à prendre des décisions responsables en cas de besoin
Souplesse, ingéniosité et innovation
Patience et sens de l’humour

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES:
Maîtrise de l’anglais requise.

INSTRUCTIONS D’APPLICATION
Si vous êtes prêt à vous joindre à la lutte contre l’extrême pauvreté et les maladies évitables, veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre de motivation à cette ouverture d’ONE jobs .

ONE s’engage à fournir des aménagements raisonnables aux candidats. Lorsqu’un candidat handicapé a besoin d’un accommodement pour pouvoir prétendre à un emploi sur un pied d’égalité, il peut le demander oralement ou par écrit (veuillez visiter la page). ONE traitera les demandes d’accommodement raisonnable et fournira des aménagements raisonnables le cas échéant, de manière rapide et efficace.
ONE est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination dans ses pratiques de sélection et d’emploi. Tous les candidats qualifiés recevront une contrepartie pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’appartenance politique, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’état civil, d’invalidité, de statut de vétéran protégé, d’informations génétiques, d’âge ou d’autres caractéristiques protégées par la loi. .

Seuls les candidats éligibles pour travailler au Sénégal sans restriction doivent postuler.

Coordonnées du recruteur pour cette offre

Postuler en ligne :

https://recruiting.ultipro.com/ONE1007/JobBoard/23e61dfc-813d-5e3a-ba93-ec9aa1ee70fa/OpportunityDetail?opportunityId=22fe5b28-5717-4588-8ecb-ba44f9a09a92#utm_source=unjobs&utm_medium=more_info

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