Associé/e Administratif/ve – ACHATS

Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline : 26-Nov-19 (Midnight New York, USA)
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-7
Languages Required : French
Duration of Initial Contract : 12 mois (renouvelables si fonds disponibles)

Background

Le Bureau pour la coordination des affaires humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance.
Le Bureau régional de OCHA pour l’Afrique de l’ouest et du centre (ROWCA) est basé à Dakar, au Sénégal, depuis novembre 2003. Sa zone de couverture comprend au total vingt-quatre pays dont certains disposent d’un bureau de pays OCHA (Burkina Faso, Cameroun, Mali, Niger, Nigeria, République centrafricaine, République démocratique du Congo et Tchad), tandis que le reste n’a pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays sous sa zone de couverture.
Dans la région, OCHA fournit des services de coordination pour renforcer la réponse stratégique à la crise humanitaire dans la région. OCHA coordonne l’action humanitaire pour veiller à ce que les personnes touchées par la crise reçoivent l’assistance et la protection dont elles ont besoin. Il soutient les États et équipes humanitaires pays dans les activités de préparation et de réponse aux crises et accroît les capacités des bureaux pays. OCHA s’engage également avec les gouvernements, les partenaires extérieurs et les organisations régionales, comme la CEDEAO et la CEEAC, en vue de développer et de favoriser les réseaux régionaux de coordination.
Le bureau régional s’exprime au nom des personnes les plus touchées par les crises humanitaires dans la région, et réalise un important travail de sensibilisation et de plaidoyer.
L’Unité Administration est le service en charge des opérations à OCHA ROWCA. Elle apporte un soutien opérationnel à toutes les autres unités du bureau régional, ainsi qu’aux bureaux pays de la sous-région. Elle participe à l’élaboration des stratégies opérationnelles de déploiements et d’intervention d’urgence.

Duties and Responsibilities

L’Associé(e) Administratif(ve) / Achats est placé/e sous la supervision de la Chargée Nationale de l’Administration et des Finances de OCHA ROWCA.
L’Associé(e) Administratif(ve) / Achats aura comme tâches principales :

ACHATS :
• L’identification des besoins en biens et matériel (incl. matériel informatique et logiciels) du bureau régional et des bureaux pays de la sous-région ;
• La préparation des plans d’achats annuels pour le bureau OCHA ROWCA, leur mise en œuvre et suivi ;
• L’organisation des processus d’achats, y compris la préparation et la conduite des demandes de cotation, des appels d’offres (AO), des demandes de proposition (DDP), la réception des cotations, des soumissions ou propositions de prix, leur évaluation, la négociation de certaines conditions de contrats dans la limite fixée par les règlements d’OCHA ;
• La préparation et le suivi des bons de commande et des contrats dans UMOJA, ainsi que la mise en place d’un système de contrôle interne qui veille à ce que les bons de commandes soient dument préparés et transmis ;
• La prise de mesures correctives opportunes sur les bons de commande, la vérification et correction d’erreurs sur le budget et d’autres problèmes (dans le cadre du suivi) ;
• La préparation des bons de commande périodiques dans le cadre des contrats de service, la création de dossiers de fournisseurs dans UMOJA et assister les fournisseurs pour l’interface UNGM (United Nations Global Market) ;
• La réception des services dans UMOJA ;
• Le développement et la mise à jour des listes des fournisseurs, ainsi que la sélection et l’évaluation des fournisseurs ;
• L’étude des marchés, l’identification et la recommandation des fournisseurs potentiels ;
• La gestion des contrats dont il/elle sera responsable, leurs demandes de renouvellement et leur suivi ;
• La formation et l’encadrement du personnel de l’Administration sur toutes les questions liées aux achats.

ASSETS :
• L’inventaire des mobiliers et matériels du bureau ;
• Le suivi régulier des assets avec le Siège ;
• La vérification de l’ensemble des articles relevant de la propriété de OCHA ;
• La supervision de l’inventaire physique annuel du matériel et équipement, ainsi que l’élaboration des rapports d’inventaire ;
• La mise à jour des registres d’inventaire et des codes-barres ;
• L’élaboration des rapports relatifs à la perte ou à l’endommagement des biens et équipements ;
• La gestion du matériel et mobilier de bureau ;
• La mise en œuvre de la cession des biens et équipements, ainsi que le transfert du matériel et mobilier de bureau, dans le respect des règles et procédures en vigueur ;
• L’appui aux bureaux de la sous-région en termes de suivi d’inventaires et rédaction de rapport d’inventaires.

ADMIN/LOGISTIQUE :
• La préparation des conférences, séminaires, retraites, réunions etc. internes et externes ;
• L’identification des besoins afférents aux événements et l’établissement de leurs budgets ;
• L’élaboration de processus compétitifs afin d’identifier les lieux des événements ;
• L’étude des propositions des hôtels, l’établissement des bons de commande et la vérification de la conformité de la proposition de l’hôtel retenu ;
• La préparation de la note logistique à l’attention des participants, leur enregistrement sur la liste des participants et leur réservation d’hôtel ;
• La supervision du staff de l’Administration qui l’appuiera dans la réalisation des activités Admin//Logistique.

En marge des activités Achats, Assets, Admin/Logistique, l’Associé(e) Administratif(ve) / Achats accomplira toute autre tâche qui lui sera confiée par son Superviseur.

Competencies

Valeurs
• Intégrité : le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations-Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidiens.
• Professionnalisme : les activités du Bureau Régional concernent les affaires humanitaires sérieuses dans des circonstances critiques. Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une capacité de travailler sous pression et une volonté de voyager, même dans des zones reculées.

Compétences
• Souci du client : ce poste requiert de réelles aptitudes à fournir un service fiable et à démontrer une excellente pratique de la conduite.
• Planification et organisation : le travail d’organisation et de planification est privilégié, ainsi que la possibilité de fixer des priorités et à planifier, coordonner et suivre le plan de travail.
• Aptitudes à la communication : l’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes d’expression et de communication afin d’obtenir des résultats même dans des circonstances difficiles.
• Esprit d’équipe : le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l’aise dans un environnement multiculturel.

COMPÉTENCES LIÉES AU POSTE
• Avoir une forte motivation.
• Avoir une bonne aptitude à rédiger des rapports.
• Etre capable de travailler avec efficacité avec un minimum de supervision.
• Disposer d’une grande capacité d’organisation.
• Etre très méticuleux.
• Avoir une forte capacité de jugement et une aptitude à prendre des décisions rapides, car évaluant dans un milieu d’urgences humanitaires.
• Etre capable de gérer du personnel sous sa supervision.
• Etre capable de travailler sous pression et dans un milieu multiculturel.

Required Skills and Experience

• Etre titulaire du Baccalauréat avec un diplôme spécialisé en Administration, Achats, Gestion de stocks, Gestion de l’inventaire, Gestion de projets, Logistique ou dans un domaine similaire ;
• Diplôme universitaire en Administration ou dans tout autre domaine pertinent serait un atout ;
• Sept (7) années d’expérience professionnelle notamment dans le domaine de l’Administration, Achats, Gestion de stocks, Gestion de l’inventaire, Gestion de projets, Logistique, et/ou dans tout autre domaine pertinent ;
• Connaissance du Système des Nations Unies et de l’outil UMOJA requise ;
• Bonne connaissance en informatique, notamment Word et Excel ;
• Parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;
• Bonne connaissance de l’Anglais ;