Observ’ER recrute 01 Stagiaire Assistant Administratif et d’Accueil

Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et d’accueil.

MISSIONS PRINCIPALES

• Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil) ;
• Gestion du courrier : archivage des doubles, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi ;
• Archivages courriers et bordereaux, NPAI ;
• Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien…); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;
• Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts ;
• Dactylographie et mise en forme de certains documents (rapports, propositions, courriers) ;
• Remise de chèques ;
• Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA ;
• Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative ;
• Gestion des dossiers OPCO ;
• Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique ;
• Responsable de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d’entretien, office management.

OBSERV’ER

• Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks ;
• Saisie des factures dans classeur de suivi analytique ;
• Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d’expédition (5-6 fois par an).

FONDEM

• Préparation du tableau de suivi des paiements et saisie des virements 2 fois par mois ;
• Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi ;
• Appui recrutement, publication fiche de poste ;
• Gestion de boîte mail générale ;