Observ’ER recrute 01 Assistant administration et finance

Œuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondation Energies pour le Monde (Fondem, Fondation Reconnue d’Utilité Publique, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et finances.

• MISSIONS PRINCIPALES

Accueil et logistique

• Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil) ;
• Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien…); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;
• Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts ;

Administration :

• Gestion du courrier : archivage des courriers et bordereaux, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi ;
• Traitement des NPAI ;
• Remise de chèques ;
• Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA ;
• Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative ;
• Gestion des dossiers OPCO ;
• Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique ;
• Responsable de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d’entretien, office management.

Spécifiquement pour OBSERV’ER

• Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks
• Appui commercial en salon (de façon ponctuelle)
• Appui à la gestion financière
• Organisation de webinaires : invitations, organisation technique
• Appui aux études : traitement excel de questionnaires

Spécifiquement pour la FONDEM

• Préparation et saisie des virements 2 fois par mois ;
• Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi ;
• Appui recrutement, publication fiche de poste, tri des candidatures, organisation des tests.
• Gestion de boîte mail générale ;
• Accompagnement de la RAF dans les audits financiers et le suivi financier
• Classer les pièces justificatives après paiements par analytique
• Accompagner la Direction dans des taches autres au besoin.