MSF recrute 01 Chargé·e de mission – Référent·e Records Management / politique archivage H/F
Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Mission :
En tant que chargé·e de mission, vous mettez en place la politique d’archivage / records management pour tous les départements du siège, mais aussi sur les terrains pour les documents des missions. En coordination avec le DPO RGPD et protection des données, vous apportez le support nécessaire aux équipes en tant qu’expert·e de ces process et bonnes pratiques ; et favorisez le changement de culture des équipes vers une meilleure gestion des documents et des archives.
Principales responsabilités :
Coordonner le déploiement et la mise en œuvre du records management et de de la politique d’archivage :
- A partir de la politique de gestion documentaire définie, élaborer, mettre à jour une « méthode d’archivage et de records management » simple d’utilisation par les départements et les terrains: guides, fiche par profil, tuto, contenus de formation.
- Mettre en place et former un réseau de référent·e·s « chargé·e de records management » dans chaque département et coordination et s’assurer que leur formation leur permette d’arriver vers un maximum d’autonomie dans un cadre de travail, incluant la conformité et la sensibilisation à la gestion des documents.
Accompagner et apporter le support aux équipes dans leur gestion des documents électroniques et archives papier :
- Comme référente technique faire des recommandations sur la centralisation des documents dans les bons espaces, facilement accessible et retrouvables ; et s’assurer que seuls les documents nécessaires pour mener les activités / projets sont conservés et pas plus longtemps que leur durée de vie prescrite dans la politique.
- Conseiller sur les problématiques de confidentialité et en conformité avec les législations et régulations légales.
- Accompagner les équipes dans les étapes clés de la gestion de l’information, qui sont les ouvertures, fermetures, audits évacuation de projets / missions et pour toute migration de document vers un nouvel outil.
Coordonner le traitement des archives papier et électroniques :
- Planifier les opérations de tri : gestion des plannings, définition des moyens pour mettre en œuvre l’opération et coordination avec les équipes support et les référents des départements.
- Pour les terrains, planifier et coordonner le calendrier des interventions de rationalisation avec les cellules selon les contraintes et les urgences des terrains.
- Recevoir, centraliser et organiser les archives papiers et électroniques qui reviennent du terrain, coordonner leur traitement et leur prise en charge par le tiers archiveur.
- Organiser les archives triées : plan de classement, inventaires, coordonner les mises en boîte avec les règles définies, externaliser la numérisation des documents identifiés, externaliser les boîtes identifiées au tiers-archiveur.
Coordonner les mises à jour régulières et nécessaires de la politique d’archivage pour le siège et les terrains :
- Déterminer avec les référente·s identifié·e·s par département les cycles de vie des documents, les politiques de conservation, de numérisation et d’externalisation au tiers-archiveur, en suivant les réglementations légales et les préconisations de la RGPD.
- Faire valider cette politique d’archivage par les parties prenantes décisionnaires.
Expériences / Formation
Niveau bac+4/bac+5 dans le domaine de la gestion de l’information / Records Management.
- 5 années minimum d’expérience dans un projet gestion de l’information / référent records management / gestion des archives est nécessaire.
- Connaissance en gestion de projet est nécessaire.
- Expérience terrain à MSF ou autre ONG serait un plus.
Langues : Français courant et Anglais (B2/C1).
Compétences : Connaissance de la gestion de projet avec toutes ses composantes : planning de tâches, suivi de l’avancement du projet ;
Méthode d’animation d’ateliers de formation, compétences pédagogiques ;
Bonne connaissance de la gestion des archives : outils d’archivage, politiques de conservation, politique de protection des données, digitalisation, traitement des informations, etc. ;
Connaissance des logiciels de GED et SAE, et de l’environnement technique serait un plus ;
Bonne connaissance des activités métiers de MSF ou autres ONGs serait un plus.
Aptitudes : Autonome, rigueur et bonne organisation et gestion des priorités ; Force de conviction et capacité à mobiliser les équipes ; Capacité à trouver les informations nécessaires.
Salaire
CDD de 12 mois à temps plein. Poste cadre, basé à Paris, avec des visites terrains à prévoir (environ 20%).
Conditions : 42,2 k€ brut annuel sur 13 mois.
22 jours de RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurants d’une valeur faciale de 9€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% du titre de transports en commun.
Poste à pourvoir : 1er Janvier 2022.
Comment postuler
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV)
jusqu’au 30 décembre 2021 inclus.
Seul(e)s les candidat(e)s dont les dossiers auront été retenus seront contacté(e)s.