Description |
Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée: principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’une surcharge ponctuelle de travail nous recherchons un(e) chargé(e) de projet Démarrage du Centre Jacques Pinel (CJP) à Bordeaux.
Médecins sans frontières (MSF) ouvre en 2020 le centre Jacques Pinel (CJP), un lieu dédié au partage d’expérience et au développement des pratiques humanitaires et des dispositifs techniques. Il est intégré au site de MSF Logistique de Mérignac qui réunit donc le centre Jacques Pinel et la centrale d’achat et d’approvisionnement de l’association.
Depuis 2001, 10 000 m² des 80 000 m² que compte le site de MSF Logistique à Mérignac, sont consacrés à la formation des salariés de terrain et au test du matériel. En 2019, environ 500 personnes sont accueillies sur le site pour des formations, séminaires ou événements divers. Les infrastructures, aujourd’hui vétustes, sont réhabilitées et de nouveaux bâtiments sont construits afin de reproduire les conditions d’une mission modèle.
Le centre comportera à termes :
- Un nouveau bâtiment de 1 500m² dont 1 200 m² seront dédiés aux ateliers techniques (Eau, assainissement, énergie, télécommunication, biomédical, etc.) ;
- Des infrastructures pédagogiques extérieures dédiées à l’EHA (forage, réservoirs, château d’eau, bacs dégraisseur, fosse septique etc.) permettant des manipulations proches des conditions réelles d’utilisation ;
- Un espace extérieur de déploiement (hôpitaux de campagne, tentes, circuit de vaccination, etc.) ;
- Un espace hébergement de 40 couchages (pouvant monter à 60 en occupation triple par chambre) ;
- Deux salles de cours théoriques de 50 personnes modulables en quatre fois 25 personnes.
Les missions du CJP :
- Le centre accueille les briefings et les formations des salariés de MSF et des autres organisations humanitaires.
- Il offre un espace de tests permettant l’innovation, le développement de nouveaux dispositifs de secours et les manœuvres opérationnelles.
- Il facilite les interactions entre les équipes de la centrale d’approvisionnement et des centres opérationnels de MSF partenaires.
Mission
Le chargé de projet Démarrage du CJP a pour mission de finaliser les échanges quant à l’organisation et au fonctionnement du centre Jacques Pinel. Au terme de sa mission le chargé de projet aura formalisé cette organisation sous forme de processus, guides et outils. Le chargé de projet sera le pivot entre le comité de pilotage du CJP et les acteurs impliqués dans le projet (Ressources Humaines, formation, comptabilité, finance, juridique, médical, IT, logistique, achat etc.).
Responsabilités principales
Sous la responsabilité du directeur du département logistique (Paris), en étroite collaboration avec le Logisticien administrateur du Centre de formation logistique (Mérignac) et l’équipe Environnement de travail de MSF Logistique (Mérignac) :
- Coordonner l’élaboration des procédures nécessaires au fonctionnement du centre :
- Définir le niveau de services offert (accueil, restauration, hébergement, transport local)
- Réservation par les utilisateurs (lits, restauration, espaces, matériels pédagogiques appartenant au CJP).
- Identifier et mettre en place l’outil de planification, gestion et suivi des visiteurs pour l’hôtellerie.
- Mise à disposition de ces matériels, remise en stock, gestion de stock et maintenance.
- Réapprovisionnement des consommables pédagogiques.
- Assistance en cas d’accident ou problème de santé.
- Coordonner avec le département finance les adaptations nécessaires en termes de gestion
- Elaboration et suivi budgétaire pour MSF
- Mettre en place des outils de comptabilité le cas échéant.
- Définir le circuit et l’archivage des pièces comptables (validation factures, relevés de prestations, contrats de prestataires, etc.)
- Mettre en place le suivi des coûts fixes et variables pour l’accueil des visiteurs et mettre à jour les prix de vente journalier et les modalités de refacturation.
- Mettre à jour le dimensionnement de l’équipe et le partage des rôles pour la phase d’exploitation (RACI existant, mise à jour des profils de postes, etc.).
- Coordonner la rédaction d’un livret d’accueil (Guide du CJP) destiné aux utilisateurs
- Le document a pour but de permettre aux utilisateurs de s’approprier les règles d’usages et de fonctionnement du site, des bâtiments, des espaces et des installations.
- Définir le règlement intérieur (accès, sécurité, hygiène, fonctionnement général, etc.)
- Définir le niveau de services offert (accueil, restauration, hébergement, transport local, utilisations et réservations des espaces, utilisations et réservations des équipements pédagogiques, mise à disposition et rangement par les équipes CJP et les utilisateurs).
- Décliner les particularités propres au type d’activités accueillis : formation, innovation, séminaire, conférence, briefing/débriefing et visites.
- Coordonner la rédaction d’un guide de prise en charge médicale des participants
- En collaboration avec le médecin de l’unité de santé des équipes OCP définir les schémas de recours aux soins et traitements en cas d’accident ou de maladie des participants qu’ils soient Français ou étrangers, salariés MSF ou d’une autres organisations.
- Intégrer les modalités de prise en charges des soins (comptabilité, assurances, etc.).
- Produire un document à usage interne validé par le médecin de l’unité de santé des équipes OCP.
- Coordonner l’élaboration et la diffusion du calendrier annuel du CJP
- Formaliser la méthode d’élaboration du planning avec tous les acteurs (internes externes) et l’organisme réalisant les arbitrages (direction, CoPil du site, etc.).
- Définir les acteurs prioritaires le cas échéants.
- Cadrer les possibles évolutions de planning en cours d’année
- Diffuser le calendrier annuel (page internet, etc.).
- Réaliser/participer à des appels d’offre (restauration, ménage, buanderie).
- Recueillir des besoins (périmètre de prestation, qualité, volume, etc.).
- Collaboration avec l’équipe achat de MSF pour la formulation de la RFP/Q et identification du/des fournisseurs.
- Mise en route et accompagnement de la prestation.
Activités complémentaires
Des visites d’établissements ayant une activité similaire peuvent être envisagées. Définir les éléments de reporting à mettre en place (à faire sur la base des outils existants). Le chargé de projet peut être amené à représenter le CJP auprès de partenaires. |