Médecins du Monde recrute 01 Coordinateur/trice Admin, Finances et RH (h/f/x), Niger
CONTEXTE
Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.
Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).
En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.
Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :
- Soigner: donner un réel accès aux soins aux populations.
- Accompagner: plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
- Témoigner: nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.
Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.
Au Niger, Médecins du Monde se focalise sur les plus vulnérables : dans les ghetto d’Agadez auprès des migrants, dans les plaines du district de Tchirozérine auprès des nomades, ainsi qu’auprès des filles et des femmes dans tout le pays.
L’ESSENTIEL
Sous la supervision du Coordinateur Général, vous êtes responsable de la gestion Financière et des Ressources Humaines de la mission MdM au Niger.
La fonction est sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Général et fonctionnelle des référents Fin & RH au Siège.
La fonction assure la supervision d’un groupe de : 10 collaborateurs (fourchette indicative).
PRINCIPALES TACHES
Gestion des ressources humaines:
- Gérer les dossiers des membres du personnel de la mission (formalités administratives, processus de recrutement, contrats, constitution des dossiers individuels, briefing des nouveaux employés, confidentialité des informations RH …)
- Développer et harmoniser les politiques et outils RH (timesheet, processus d’évaluation, modèles de contrats de travail, profils de poste, la gestion de base de données RH, les congés, etc.) et superviser leur mise en œuvre par toutes les équipes de terrain
- En collaboration avec le Siège, mettre à jour les documents de référence RH (conditions d’engagement, politique de prise en charge médicale du personnel national, politique de break, manuel admin …)
- Etablir les contrats de travail du personnel, les renouvellements de contrats et/ou d’avenants contractuels
- Mener les procédures disciplinaires, enquêtes
- Superviser les procédures administratives et de paie conformément à la législation du pays
- Définir et suivre le plan de formation du personnel national, en collaboration avec le siège celui du personnel international
- S’assurer de la mise à jour des organigrammes de la mission et identification des besoins RH selon les besoins opérationnels
- Veiller à ce que les systèmes de rémunération soient équitables et cohérents avec le coût de la vie pour le personnel national, effectuer des benchmarks réguliers ; mise à jour de la grille salariale et révision pack de rémunération du staff national
- Organiser et superviser les procédures de recrutement du personnel, d’entrées et de sortie du personnel
- Communiquer au Siège les données administratives pour la gestion de prestations pour le personnel International
Gestion Administrative et juridique:
- Assurer une veille fiscale, légale, droits et devoirs de la mission vis-à-vis des institutions du pays
- Prendre les mesures nécessaires afin d’assurer le respect des législations en vigueur dans toutes les actions du programme
- Collaborer activement aux procédures d’enregistrement de la mission auprès des autorités concernées et des différents services de l’Etat
Communication Interne:
Appuyer le Coordinateur Général dans la mise en œuvre d’une politique de communication interne sur la mission (par ex: affichage des notes internes, documents de références, communication des règles de vie…)
Assurances:
- Veiller à une couverture assurantielle optimale en lien avec les personnes (par ex : responsabilité civile, accident du travail…)
Relations Sociales:
- Assurer la gestion courante des relations sociales au sein de l’organisation directs avec les partenaires sociaux (par ex : contacts direct avec les partenaires sociaux, délégation du personnel… )
Gestion budgétaire:
- Assurer l’encadrement, le contrôle et la consolidation comptable de la mission (contrôle des imputations comptables et analytiques, vérification des pièces comptables, contrôle des inventaires de caisse et rapprochements bancaires).
- Elaborer les budgets et assurer le suivi budgétaire interne de la mission : produire & communiquer aux différents responsables les suivis budgétaires mensuels avec les dépenses réalisées, mettre à jour les dépenses prévisionnelles avec l’équipe de coordination et les responsables de projet (y compris les couvertures financières)
- Jouer un rôle d’alerte sur les points de gestion financiers qui semblent préoccupants
- Elaborer les propositions de budgets, rapports financiers des bailleurs (rapports intermédiaires et finaux)
- Assurer la bonne préparation des audits internes et externes en lien avec le siège
Gestion Comptable :
- Superviser l’envoi des clôtures comptables mensuelles au Siège y compris les pièces justificatives
- S’assurer que l’archivage des copies des pièces justificatives est fait mensuellement et conformément à la politique de classement/archivage MdM
- Contrôler les imputations analytiques
- Veiller au suivi et à la régularisation des comptes d’avances
Gestion de la trésorerie :
- Assurer une trésorerie suffisante pour la mission ; élaborer les demandes de trésorerie mensuelles (DA) pour envoi au siège
- Organiser les mouvements des fonds entre le siège-mission et entre la coordination-terrain conformément aux procédures internes (manuel de sécurité des fonds). Tenir à jour la check-list de sécurité des fonds
Responsable d’équipe :
- Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer / réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe
- Encadrer les membres de son équipe; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les backp-up en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
- S’assurer que le plan de sécurité est compris par l’équipe dont il est responsable et que les règles de sécurité sont respectées
- Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences… ) des membres de l’équipe
- Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures Fin & RH en place
- Développer et animer des formations en Finance et/ou GRH et/ou sur des sujets spécifiques afin d’augmenter les capacités et les connaissances des membres de l’équipe MdM
- Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par vos services
- Organiser et superviser les réunions des services
Membre de l’équipe de Coordination :
- Agir en tant que point de contact avec le(s) référent(s) technique(s) du siège
- Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés)
- Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, Plans d’Actions Annuels, Stratégie d’Intervention Pays)
- Rédiger les rapports réguliers sur ses activités
- Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement et des rapports bailleurs
- Effectuer des contrôles internes ad-hoc lors des déplacements sur les projets
- Participer aux réunions inter-admin avec les autres ONG
- Effectuer les briefings et débriefings par “métier” pour tout nouveau membre du personnel et visiteur
Expériences / Formation
- Master en : Gestions des Ressources Humaines, Gestion administrative, Economie et gestion financière
- Expérience professionnelle identique >3 ans souhaitée
- Formation type BIOFORCE est un plus
- Informatique : maîtrise du package Office et maitrise d’Excel
- Logiciels comptable et RH : Maitrise SAGA et HOMERE souhaité
- Langue : maîtrise du français, excellent niveau de communication écrit ou oral en anglais
- Capacités rédactionnelles
- Communication efficace et efficiente avec autrui
- Capacités managériales ; empathie et diplomatie recherchées
- Expérience dans une ONG.
- Bonne connaissance des principaux bailleurs de fonds.
- Vous connaissez des politiques et procédures de base pour les volets Administration, RH, Finances.
- Vous avez une parfaite organisation personnelle.
- Vous êtes pédagogique et avez des compétences en management et en coaching.
- Vous avez toutes ces autres compétences : Rigueur et moralité. Diplomatie. Esprit d’équipe. Flexibilité.
Salaire
NOUS OFFRONS
- Contrat d’expatrié
- Contrat à durée déterminée (CDD) 1 an
- Une mission de terrain au cœur des activités de Médecins du Monde
- Lieu de mission : Niamey avec des fréquents déplacements à Agadez
- Un salaire brut de 2.507,76 € pour 0 années d’expérience ; un salaire brut de 2.902,58€ pour 10 années d’expérience ; un salaire brut de 3.100,21 € pour 20 années d’expérience (per diem inclus). Expérience pertinente reconnue. Selon votre résidence fiscale, il se peut qu’un précompte soit déduit.
- Un package de divers avantages (assurance, etc.) lié au statut d’expatrié.
Comment postuler
INTERESSE(E) ?
Merci d’adresser votre candidature sans tarder en utilisant le formulaire de candidature approprié sur notre site via le lien ci-dessous, avant le 13/01/2021
Médecins du Monde vous remercie pour l’intérêt envers notre organisation et vous souhaite beaucoup de succès dans votre parcours.
Nous nous réservons la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.
Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.
Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle.
Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois.
Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.