Titre du poste: Adjoint administratif de bureau

Sous la supervision de : Directeur adjoint du projet

Lieu du poste: Sédhiou

Niveau de l’emploi : 5

Résumé du poste
L’adjoint administratif de bureau fournit un soutien global à l’équipe de la haute direction et au personnel du projet dans l’accomplissement de la mission du projet. Il/elle fournira un soutien administratif quotidien pour le projet, ainsi que développera et mettra à jour du matériel d’information, soutiendra le budget et les activités de gestion des contrats, et d’autres activités au besoin. Ce poste relèvera de l’administration et du gestionnaire des ressources humaines.

Responsabilités clés

• • Supporter le(la) directeur(rice) des opérations sur le terrain dans l’administration des activités d’organisation de déplacements et des activités sur le terrain à Sédhiou ;

• • Assister le Directeur Adjoint du projet en recrutement (affichages et conseils publicitaires, planification d’entrevues, dépôt de demandes, etc.) ;

• • Résoudre efficacement les problèmes liés aux horaires, aux déplacements, aux besoins de bureaux et à d’autres questions et éléments assignés ; s’assurer que les besoins de MEDA Sénégal et du personnel sont satisfaits ;*

• • Coordonner les besoins logistiques et de réunion pour les événements de formation, les réunions du comité directeur du projet et d’autres événements (la sélection des lieux, la gestion des listes d’invitations, les besoins audio-visuels, la restauration, la distribution de matériel, etc.) ;

• • Effectuer des comptes-rendus des réunions et d’autres événements, au besoin ;

• • Servir de point de contact pour les demandes de renseignements externes ;

• • Rédiger la correspondance, y compris des lettres, des demandes de visa et d’autres documents, au besoin ;

• • Organiser les visites du personnel du siège de MEDA, des bailleurs de fonds et d’autres intervenants, par la rédaction d’itinéraires, l’organisation logistique des déplacements dans le pays, l’hébergement, les visites sur le terrain, et autres activités au besoin ;

• • Fournir du soutien à l’équipe de la haute direction, au besoin.

Toute autre fonction et/ou exigence assignée

Exigences d’emploi pour tout le personnel

Politiques et procédures organisationnelles

• • Assurer et adhérer à toutes les politiques de gestion de MEDA : financières, juridiques, de ressources humaines, de sécurité, et autres au besoin;

• • Préparer des rapports internes et d’autres documents de planification trimestrielle, au besoin

• • Terminer et participer à toutes les formations de MEDA, au besoin.

Culture organisationnelle

• • Appréciation, compréhension et engagement envers la mission de MEDA : la création de solutions d’affaires à la pauvreté;

• • Démontrer les valeurs fondamentales de performance de MEDA : collaboration, respect, entrepreneuriat et responsabilité.

Image et engagement

• • Adhésion à et démonstration de l’image de MEDA, selon les valeurs de MEDA;

• • Conformité à la stratégie de marque approuvée par le conseil d’administration;

• • Promouvoir MEDA via des allocutions, des apparitions dans les médias et la convention de MEDA, au besoin.

Qualifications du poste

Éducation : Licence en gestion administrative

Expérience : Une expérience de travail de 5 ans dans la gestion administrative et/ou le secteur du développement international est souhaitable

Qualifications supplémentaires

• • Appréciation et soutien de la vision et des valeurs de MEDA;

• • Compréhension et appréciation des principes commerciaux, du développement international et de l’approche de MEDA qui consiste à créer des solutions commerciales à la pauvreté;

• • Excellentes compétences informatiques et une bonne connaissance de Microsoft Word, Outlook, PowerPoint, Excel et de logiciels connexes ;

• • Expérience dans la mise en œuvre de conférences et de réunions et l’organisation logistique de voyages nationaux et internationaux ;

• • Flexible, organisé, axé sur les détails, à l’aise pour prendre des initiatives de façon professionnelle ;

• • Capacité à prioriser plusieurs activités et à réagir rapidement aux changements ;

• • Capacité à travailler sans surveillance, à s’approprier les requêtes et les questions et à les conclure de façon appropriée ;

• • Maîtrise le français écrit et parlé, et les langues locales

Envoyez votre CV et LM à l’adresse suivante en précisant dans l’objet le titre du poste « Adjoint administratif de bureau » : application.MEDASenegal@meda.org