MDM recrute 01 Assistant de direction pour la présidence (H/F) – Saint-Denis
Vous souhaitez évoluer sur un métier qui a du sens et intégrer une association militante ? Rejoignez-nous ! Lorsque l’on travaille chez Médecins du Monde, on sait pourquoi l’on se lève le matin : de belles causes à défendre, un environnement professionnel convivial, un équilibre vie pro/vie perso et aussi de belles perspectives d’évolution ! La grande variété de nos projets ouvre de nombreuses opportunités de mobilité interne avec un accès à des formations individuelles et collectives, pour accompagner le parcours professionnel de chacun.
Vous nous connaissez sans nous connaître : Médecins du Monde c’est une association médicale militante de solidarité internationale présente dans près de 30 pays et 15 régions en France. Nous nous engageons depuis plus de 40 ans à soigner les populations les plus vulnérables et à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins. Vous n’êtes pas médecin ? Pas de panique, 75% des collaborateurs occupent des postes non médicaux.
Nous comptons presque 500 salariés de droit français mais aussi 1400 salariés sur le terrain à l’international et plus de 1500 bénévoles en France. L’engagement citoyen et le bénévolat sont au cœur de notre modèle associatif. Chez Médecins du Monde, bénévoles et salariés ont un engagement commun : la solidarité. Nous vous proposons d’incarner cette valeur en travaillant à nos côtés !
Le Conseil d’Administration de MdM est composé de 15 membres élus par l’assemblée générale annuelle sur un mandat de 3 ans (renouvelable par tiers). En est issu le Bureau composé de 4 membres dont le.la président.e, élu.e par le CA, 1 vice-président.e, 1 secrétaire général et 1 trésorier.
Bien qu’attaché à la Présidence, ce poste s’adresse à l’ensemble des membres du Conseil d’Administration et aux cadres associatifs en charge de dossiers délégués par le.la président.e. Cependant la chargée de mission sera le lien privilégié.
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la supervision de la chargée de mission auprès de la présidence, vous assistez la Présidente dans la gestion administrative, logistique et relationnelle au quotidien et dans la préparation et le suivi de dossiers spécifiques.
Plus précisément, vos responsabilités sont les suivantes :
- Participer, en lien avec la Présidence, le Bureau du CA, la Direction Générale et le Pôle Vie Associative, à l’organisation administrative et logistique de l’Assemblée Générale annuelle
- Réaliser les missions de secrétariat classique :
– Effectuer la rédaction, la frappe, la mise en page et l’archivage de documents du service Présidence
– Gérer l’accueil téléphonique et l’orientation des différents acteurs/visiteurs
– Réceptionner, trier et distribuer le courrier de la Présidence/DG en lien avec l’assistante de direction du DG ainsi que le courrier non nominatif
– Veiller au circuit de validation des signatures : réception, filtrage et priorisation des demandes de signatures parapheurs, gestion des signatures électroniques (avoirs bancaires, délégations de pouvoir), courriers, factures, etc.
– Participer à l’élaboration et au suivi du budget « présidence » en lien avec la chargée de mission
– Assurer la gestion logistique du service Présidence/DG en lien avec l’assistante de direction du DG : gestion des commandes et des stocks de fournitures, commandes de repas, organisation de téléconférences et visioconférences - Assurer la tenue et le suivi de l’agenda de la Présidente
- Assurer la gestion administrative des réunions du Bureau et des réunions du Conseil d’administration : lien avec la chargée de mission, DG et Bureau pour déternminer les ordres du jour et les convocations puis en assurer la transmission
- Appuyer la chargée de mission à la Présidence sur différents dossiers (chantiers Présidence, feuille de route du CA etc.), sur le suivi des décisions du Bureau et du CA, et participer à l’organisation de temps spécifiques (colloques, rencontres, forums, etc.) tant en logistique et administratif qu’en terme de préparation de contenu de dossier (recherche d’information, synthèse, préparation de notes…)
- Préparer des dossiers de travail, assurer la prise de notes, rédiger et diffuser des relevés de décisions et des comptes-rendus après leur validation, suivre des dates d’échéances sur des diffusions d’information
- Réaliser l’organisation logistique et administrative des déplacements de la Présidente et des membres du Conseil d’Administration en lien avec la Cellule Voyage et en assurer le suivi et traitement : billetterie France et international, réservation d’hôtels, ordres de missions, avances de frais, notes de frais…
- Veiller à la mise à jour, diffusion et suivi des documents officiels et autres documents de l’Association en lien avec les services du siège concernés (PV, statuts, déclarations, pièces d’identité et copies certifiées conformes, rapport financier, rapport moral etc.)
- Apporter un soutien aux activités de l’assistante de direction de la Direction Générale en cas de besoin et la remplacer en son absence.
CONDITIONS D’EMPLOI :
Statut : Salarié
Contrat: Contrat à durée indéterminée
Temps complet
Poste à pourvoir dès que possible en CDI
Salaire brut mensuel de 2 234 euros
Statut du poste : employé
Présence au siège MdM à prévoir au minimum un samedi tous les 2 mois
Équivalent 13ème mois versé en 2 fois – à partir de 6 mois d’ancienneté de travail effectif
Mutuelle (participation à 60% de MdM et 40% du salarié)
22.5 RTT / an
5 semaines de congés payés / an
Tickets restaurant d’une valeur de 8,50 euros (participation à hauteur de 60% de MdM)
Remboursement titre de transport en commun à 50%
Accord de télétravail de 110 jours par an (au minimum 1 jour par semaine en présentiel obligatoire) en fonction de l’éligibilité de votre poste au télétravail.
Communication orale en vis-à-vis ou par téléphone
Travail sur écran / en open-space
Posture assise
En cette période d’épidémie de Covid-19, nous mettons tout en œuvre pour appliquer les protocoles sanitaires et gestes barrières afin de garantir la sécurité de nos équipes.
Médecins du Monde favorise la formation et la mobilité interne de ses acteurs.
Retrouvez les conditions et avantages pour nos postes en France: https://bit.ly/3x5MezL
PROFIL RECHERCHE :
Formation niveau Bac +2 ou équivalent
Expérience d’au moins 5 ans en assistanat de direction
Connaissance du fonctionnement associatif
Très bonnes qualités rédactionnelles, capacités d’organisation et de synthèse
Sens du service, disponibilité et respect de la confidentialité
Adaptation et réactivité
Maîtrise du Pack Office, SharePoint et des outils de communication à distance (Web ex,…)
Langues : Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral impérative
Vous adhérez aux valeurs et au positionnement militant de Médecins du Monde.
AUCUNE CANDIDATURE NE SERA TRAITÉE PAR TÉLÉPHONE
Médecins du Monde se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de dépôt des candidatures.
MdM s’engage pour l’insertion des personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.
Comment postuler
CV + Lettre de motivation