L’USAID recrute 01 Secrétaire

1.ÉNONCÉ DES TÂCHES
FONCTION DE BASE DE LA POSITION

Le Secrétaire est situé au Bureau Exécutif (EXO) de l’USAID / Sénégal et sert de principale personne de soutien administratif pour le chef de bureau, fonctionnant indépendamment de tout autre poste pour s’assurer que les fonctions administratives sont exécutées de manière efficace et efficiente. favorise l’harmonie et la résolution de problèmes, de sorte que les autres membres du personnel du Bureau puissent être plus efficaces.
Le Secrétaire est le principal interlocuteur du service clientèle du Bureau pour les partenaires internes et externes et autres parties prenantes, notamment le personnel de la mission, les contractants, les partenaires d’exécution et les bénéficiaires, les représentants du gouvernement hôte, l’ambassade, USAID / Washington et d’autres clients. . À ce titre, le secrétaire est chargé de coordonner l’information sur le Bureau et de veiller à ce que l’information parvienne aux clients en temps opportun et de façon professionnelle.

FONCTIONS MAJEURES ET RESPONSABILITÉS

Le secrétaire reçoit et passe des appels téléphoniques, envoie et reçoit des courriels et des télécopies et organise des réunions et des rendez-vous à la demande du superviseur et d’autres membres du personnel de la mission, du gouvernement hôte, du donateur, secteur, et autres contacts; organise le transport au besoin; et, prend des minutes aux réunions sur demande. Le secrétaire planifie les nominations en fonction d’une bonne connaissance des engagements du superviseur et tient à jour le calendrier du Bureau, rappelant au superviseur et à d’autres personnes les réunions et les nominations. Le secrétaire prend des messages en l’absence du superviseur et d’autres membres du personnel, dirigeant les appelants vers d’autres membres du personnel, ou répondant personnellement aux questions; reçoit et assiste les visiteurs, répond aux questions ou les dirige vers un membre du personnel qui peut les aider; organise des réunions pour le superviseur et veille à ce que les participants soient informés ou aient fourni le matériel de base approprié pour les réunions; et participe au maintien des horaires des salles de conférence, en coordination avec le secrétaire du directeur de la mission, d’autres secrétaires de bureau et avec d’autres membres du personnel administratif de la mission, en organisant des salles de conférence selon la taille du groupe. Le secrétaire rencontre d’autres membres du personnel de soutien de la mission de façon régulière et récurrente. 60%

b.Le Secrétaire conserve le contrôle de toute la correspondance du Bureau, y compris les fichiers de programme / projet / activité fournis par les COR / AOR, l’établissement et le maintien de systèmes de suivi informatisés pour suivre les actions du Bureau, les rapports hebdomadaires au superviseur une personne en particulier, la rédaction des réponses non techniques à la correspondance de routine et des lettres en anglais et dans la langue du pays hôte, la distribution du courrier officiel entrant au personnel de bureau et de fixation des documents d’information pertinents et recherche de fichiers et les dossiers de recueillir des informations de base pour la correspondance et d’autres en attente actes. Le secrétaire examine le courrier sortant pour l’adresse, le routage, les pièces jointes, etc., avant l’expédition, examiner la correspondance sortante pour s’assurer qu’elle est exacte et conforme aux procédures de formatage de la mission et aux instructions spéciales. Le secrétaire distribue les politiques et procédures internes et, au besoin, tient un registre des cas où le personnel a reçu de nouvelles politiques et / ou procédures. 20%

c.Le secrétaire utilise un logiciel de traitement de texte, de feuille de calcul et de cartographie sur PC dans l’exécution de diverses tâches, tape une variété de correspondance, crée des tableaux électroniques, élabore des tableaux et prépare d’autres documents sous forme de brouillon. Format et la cohérence avec les exigences de mise en forme standard avant de soumettre pour signature. Au besoin, le secrétaire localise les documents acheminés aux fins de dédouanement et obtient et assure le suivi des autorisations et des signatures. Dix%
Le Secrétaire établit et maintient les dossiers conformément aux normes établies par le technicien / superviseur C & R de la Mission dans EXO, et par l’USAID / Washington; et, marque la correspondance et d’autres documents pour le classement, et les fichiers en conséquence. Examine toute la correspondance préparée au bureau ou ailleurs avant la signature du superviseur, corrige les erreurs des rédacteurs et corrige la correspondance, et assure que la correspondance répond entièrement aux exigences posées par la correspondance reçue à laquelle elle se rapporte. Le secrétaire tient à jour et met à jour les manuels de bureau et d’autres documents, tels que les listes de visiteurs, les listes téléphoniques, les listes de personnel, les horaires de vacances, etc. 10%

Supervision reçue :

Le secrétaire reçoit la supervision du chef de bureau et / ou de son délégué, qui fournit des affectations en termes de discussion sur le travail à effectuer et les priorités du bureau. La plupart des travaux sont effectués à la suite des opérations normales du Bureau, mais des activités spéciales peuvent être attribuées à tout moment. Le secrétaire planifie et exécute indépendamment les tâches et est responsable de l’exactitude de son travail personnel; le travail est normalement examiné en fonction des résultats obtenus et de la réalisation des objectifs du Bureau.
Supervision exercée: La supervision complète d’autres membres du personnel de l’USAID n’est pas envisagée.

2.DOMAINE D’EXAMEN

La politique de l’USAID est que l’utilisation des CCNPSC est préférable à l’utilisation des TCNPSC afin d’intégrer l’effort d’aide étrangère dans la communauté, d’améliorer les compétences de la population du pays coopérant et de contribuer à l’économie locale. Les USPSC sont également préférés aux TCNPSC ayant des qualifications équivalentes.

3.EXIGENCES PHYSIQUES
Le travail demandé n’implique pas de demandes physiques indues.
I.POINT DE CONTACT: email à :…

II. QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES POUR CETTE POSITION

a.Études: Un diplôme d’études secondaires et deux années d’études postsecondaires en secrétariat ou en administration des affaires, équivalant à un diplôme d’un collège ou d’un collège communautaire des États-Unis, est exigé.
b.Expérience de travail antérieure: Au moins trois années d’expérience de travail à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dont deux années dans un travail connexe avec l’USAID, l’USG, des ONG, d’autres organisations donatrices ou des organisations gouvernementales hôtes. Une expérience dans un environnement de travail en anglais est requise.
c.Formation post-entrée : Un candidat nouveau à l’USAID recevra une formation de familiarisation sur les opérations de l’USAID, et sur les règlements et procédures spécifiques (tels que la gestion des dossiers, les voyages et la gestion de la correspondance). Une formation supplémentaire dans le pays peut être dispensée de temps en temps, en fonction de l’offre de cours et de la disponibilité de l’espace et des fonds.
d.Maîtrise de la langue: La capacité orale et écrite de niveau IV (couramment) en anglais et la langue du pays hôte la plus parlée sont requises.
e.Connaissances professionnelles : Le / la secrétaire doit être familiarisé (e) avec les responsabilités et les activités du bureau d’affectation ou être en mesure de s’y familiariser rapidement, et posséder une connaissance générale des procédures et des pratiques de bureau standard. Le secrétaire devrait avoir la capacité de développer une excellente compréhension de la gestion des dossiers, de la gestion du courrier et du formatage de la correspondance.
f.Compétences et aptitudes : Le secrétaire doit maîtriser la saisie au clavier et l’utilisation d’ordinateurs avec des logiciels standard, y compris Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et d’autres logiciels. Le secrétaire doit être compétent dans l’utilisation d’Internet et du courrier électronique.

II. FACTEURS D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION

1. Études: Un diplôme d’études secondaires et deux années d’études postsecondaires en secrétariat ou en administration des affaires, équivalant à un diplôme d’études collégiales ou collégiales, est exigé. (10 points)
2.Expérience de travail antérieure : Au moins trois années d’expérience de travail à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dont deux années dans un travail connexe avec l’USAID, l’USG, des ONG, d’autres organisations donatrices ou des organisations gouvernementales hôtes. Une expérience dans un environnement de travail en anglais est requise. (25 points)
3.Maîtrise de la langue : La capacité orale et écrite de niveau IV (couramment) en anglais et la langue du pays hôte la plus parlée sont requises. (15 points)
4.Connaissances professionnelles: Le / la secrétaire doit être familiarisé (e) avec les responsabilités et les activités du bureau d’affectation ou être en mesure de s’y familiariser rapidement, et posséder une connaissance générale des procédures et des pratiques de bureau standard. Le secrétaire devrait avoir la capacité de développer une excellente compréhension de la gestion des dossiers, de la gestion du courrier et du formatage de la correspondance. (20 points)
5.Compétences et aptitudes: Le secrétaire doit maîtriser la saisie au clavier et l’utilisation d’ordinateurs avec des logiciels standard, y compris Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et d’autres logiciels. Le secrétaire doit être compétent dans l’utilisation d’Internet et du courrier électronique. (30 points) :
Score d’évaluation maximum: 100 points

III.PRÉSENTER UNE OFFRE

1.Les offrants admissibles doivent remplir et soumettre un dossier de demande complet qui comprend:
•Un formulaire a-302-3 (formulaire peut être trouvé sur ce site web :…
•sous “Faire des affaires avec USAID – Offres d’emploi – Formulaire de candidature”)
•Une lettre de motivation
•Un résumé détaillé plus 3 à 5 références
•Copies des diplômes pertinents
3.Les offres doivent être reçues au plus tard le 7 mars 2018 et envoyées à :…
Pour assurer l’examen des offres pour le poste envisagé, les offrants doivent indiquer clairement le numéro de l’invitation dans la soumission de l’offre.

IV. LISTE DES FORMULAIRES REQUIS POUR LES EMBAUCHES DE LA CFP

Une fois que l’agent de négociation des contrats (AC) a informé l’offrant retenu d’être sélectionné pour l’attribution d’un contrat, le cmdt fournira à l’offrant des instructions sur la façon de remplir et de soumettre les formulaires suivants.

V. AVANTAGES / INDEMNITÉS
En règle générale, un CFP est normalement autorisé à bénéficier des avantages et des indemnités conformément à la politique de la Mission et aux lois locales du travail au Sénégal.
VI. TAXES
Conformément à la politique de la mission et aux lois locales du travail.
VII. RÈGLEMENTS, POLITIQUES ET CLAUSES CONTRACTUELS DE L’USAID CONCERNANT LES PSC
Les règlements et politiques de l’USAID régissant les récompenses CCN / TCN PSC sont disponibles à ces sources
OCCASION D’EMPLOI ÉGALE:
La Mission des États-Unis au Sénégal offre des chances égales et un traitement juste et équitable à tous sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap, l’appartenance politique ou l’état civil. Orientation sexuelle. L’USAID / Sénégal s’efforce également de réaliser des opportunités d’emploi égales dans toutes les opérations de personnel à travers des programmes continus d’amélioration de la diversité.
La procédure de plainte de l’OEE n’est pas disponible pour les personnes qui pensent qu’on leur a refusé l’égalité des chances en fonction de l’état matrimonial ou de l’affiliation politique. Les personnes qui se plaignent de telles plaintes devraient se prévaloir des procédures de règlement des griefs appropriées, des recours contre les pratiques interdites concernant le personnel et / ou des tribunaux d’appel.