Cameroun

L’UNICEF recrute 01 Consultant National

L’UNICEF recrute 01 Consultant National

Consultant National pour Appui à l’exécution du processus de classement et d’archivage des documents du Bureau UNICEF YAOUNDE
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Job Number: 525375 | Vacancy Link
Locations: Africa: Cameroon
Work Type : Consultancy
UNICEF works in some of the world’s toughest places, to reach the world’s most disadvantaged children. To save their lives. To defend their rights. To help them fulfill their potential.
Across 190 countries and territories, we work for every child, everywhere, every day, to build a better world for everyone.
And we never give up.
For every child, [insert tagline]
Consultant individuel spécialisé et expérimenté  en vue d’appuyer les travaux de déclassement,  classement et d’archivage des documents du Bureau selon la procédure en vigueur « Enterprise Content Management (ECM) ]
How can you make a difference?
Mettre en œuvre la stratégie d’archivage en vigueur à l’UNICEF selon Enterprise Content Management (ECM) procedures on information governance and archive management ;
Assurer un accompagnement aux acteurs internes concernés par la problématique des archives à UNICEF Yaounde ;
Procéder au rangement et classement par unité, et par années des documents et chronos dans la salle d’archive ;
Proposer une légende d’archivage pour tous les documents en fonction de leur temps d’archivage, priorités, bailleurs et autres.
1. Résultats attendus
Directs
Le classement et l’archivage des documents est fait selon le processus retenu ;
Le contenu des chronos correspond à la typologie des documents devant s’y retrouver ;
Harmoniser l’utilisation des couleurs des chronos ;
Les répertoires de classement de chaque section est mis à jour et reflété sur les chronos ;
Mettre en place une base de données (Excel ou autre) de manière à faciliter le référencement, l’impression, le classement et la recherche des archives
Proposer un rangement des archives par Section/Unité et par année puis effectuer ledit rangement après validation de l’UNICEF ;
Procéder au marquage ou étiquetage des espaces réserves à chaque section/Unité ;
La liste des documents à détruire est disponible et la destruction est faite.
Indirects
Le personnel acquiert la méthodologie pour la prise en main du processus pour les prochaines étapes, notamment la continuité du remplissage de la base de données, la déclassification des documents dont la date d’archivages est échue ;
La recherche des documents classés est facilitée et le travail est optimisé ;
Facilité du contrôle des documents dès leur émission / édition / réception jusqu’à leur sortie à l’issue de l’expiration du délai requis.
2. Description des prestations
Les prestations incluent :
Travailler avec chaque Section / Unité du Bureau afin d’identifier la typologie des documents existant ;
Mettre à jour en lien avec chaque Assistant, le répertoire de classement de l’Unité ;
Vérifier la conformité des chronos utilisés (couleur et contenu attendu) et aider à préparer / compléter de nouveaux chronos au besoin ;
Recevoir, compiler et partager avec le management dans un formulaire disponible, la liste des documents à détruire ;
Produire des rapports sur les travaux exécutés et les rendre disponible en version électronique et version imprimée ;
Effectuer toutes autres tâches liées au déclassement, classement et archivage des documents du Bureau.
3. Calendrier des prestations :
Le Consultant établira conjointement avec les Charges de l’Administration et des Finances un calendrier d’exécution des services de manière à ne pas nuire à la bonne marche des opérations des Bureaux.
Le planning de déploiement du Consultant sera décrit dans son offre, mais articulé autour des points suivants :
Le rapport de démarrage avec liste des documents à détruire, le draft de la base de données seront déposés à l’Administrative Officer, vingt-cinq (25) jours après le début du contrat ;
Le rapport provisoire de la mission sera remis 50 jours au plus tard après démarrage en version numérique et papier ;
Une réunion de restitution interviendra 5 jours après la réception du rapport provisoire ;
Le consultant disposera de cinq (05) jours pour l’intégration des recommandations et des observations faites lors de la réunion de restitution du rapport final.
La version définitive du rapport de la mission devra parvenir à l’Administrative Officer en trois (03) exemplaires sous format papier relié, et en format numérique (en version PDF), Soixante (60) jours au plus tard après le début du contrat.
4. Contrôle et suivi des prestations
Rapport obligatoire : Le Consultant déposera un rapport final au terme de la période d’intervention.
Présentation et approbation du rapport final : Le rapport final, rédigé en français et ou en anglais, sera présenté en trois (03) exemplaires papiers, et en version électronique au format Pdf. Il sera adressé à au Management pour validation.
5. Présentation des bâtiments objet d’appel d’offres
Les archives se trouvent au 7eme étage du bâtiment répartis comme suit : un grand hall qui abrite les archives des finances, un box qui abrite les archives du supply, un box qui abrite les archives des HR et d’autres étagères qui abritent toutes les autres archives du bureau.
Nous avons dans chaque espace des étagères de rangement de bas en haut le long des murs.
6. Type de contrat et durée de travail :
Contrat de consultant individuel pour 60 jours ouvrables étalés sur la période de Septembre à Octobre 2019.
Résultats clés attendus, Livrables et montants de paiement
Results / Résultats
Deliverables / Livrables
Payment
Paiement 1.
Liste documents a detruire Draft du Rapport
Après réception de la liste des documents à détruire
Après présentation du draft du plan de rangement dans la salle des archives et soumission du draft de la base de données
Paiement de 50% 2.
Rapports d’execution de la prestation
Après briefing des utilisateurs de la base de données et validation du rapport final y compris la base de données dans un fichier Excel par le Management prenant en compte des éventuelles observations.
Paiement de 50%.
To qualify as an advocate for every child you will have…
Qualifications et compétences
Avoir un niveau de formation équivalent au BAC + 2 au moins dans la gestion des archives, de la documentation ou des bibliothèques. A défaut du BAC+2, un diplôme inférieur pourrait être considéré pour les candidats ayant plus de 4 ans d’expérience dans le domaine.
Avoir une expérience d’au moins 4 ans dans le domaine ;
Expérience avec l’UNICEF/Nations Unies serait un atout;
Excellente maîtrise du français, de l’anglais .
Expérience Générale
Justifier d’une expérience d’au moins une (1) année d’expérience professionnelle comme consultant dans le domaine ;
Maitriser les méthodes de planification participative, d’enquêtes et d’interview ;
Justifier d’une bonne maîtrise de la thématique et des questions connexes ;
Justifier de références avérées dans la conduite de travaux similaires en rapport avec les projets de développement, bailleurs de fonds, collectivités territoriales décentralisées et/ou communautés locales
Veuillez soumettre séparément une proposition technique et une offre financière
For every Child, you demonstrate…
UNICEF’s core values of Commitment, Diversity and Integrity and core competencies in Communication, Working with People and Drive for Results.
The competencies required for this post are….
View our competency framework at
http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf
UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.
UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
Remarks:
Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.
Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.
Opening Date Thu Aug 22 2019 19:30:00 GMT+0200 (heure d’été d’Europe centrale) W. Central Africa Standard Time
Closing Date Thu Sep 05 2019 00:55:00 GMT+0200 (heure d’été d’Europe centrale)

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