L’UNICEF recrute 01 Assistant aux Opérations
Sous la supervision directe du Chef de bureau de zone, le/la titulaire du poste effectuera une variété de tâches administratives relativement complexes liées aux opérations du bureau de de zone.Elle fournira au chef du bureau, un soutien direct dans les fonctions administratives générales et de sécurité. Elle aura également la responsabilité de superviser les chauffeurs.
Principales activités et résultats attendus
Le/la titulaire du poste aura à accomplir les tâches suivantes :
- Servir de support opérationnel principal pour le bureau de de zone, coordonner avec l’Assistante aux Operations de Dakar l’ensemble des questions Opérationnelles et administratives liées au bon fonctionnement du bureau de de zone ;
- Assurer les travaux de secrétariat du bureau de de zone par la rédaction des correspondances, le traitement du courrier arrivée et départ et le suivi des actions à prendre en rapport avec le courrier « arrivée », effectuer le classement général du courrier, gérer l’agenda, tenir à jour le « staff directory » et la base de données des partenaires et fournisseurs/prestataires ;
- Apporter un soutien au chef du bureau de zone en ce qui concerne les fonctions RH dont le suivi des mouvements, la gestion des congés du personnel. En contact avec l’unité RH de Dakar, appuyer l’équipe de Kolda dans la soumission des cas « HR & Payroll » à travers la plateforme ServiceGateway ;
- Fournir un appui technique au bureau de zone et à la section Operations dans la mise en œuvre des activités d’assurances, de visites programmatiques et du suivi des DCT auprès des partenaires si nécessaire ;
- Soutenir le bureau de zone dans la coordination et dans la réussite de la mise en œuvre des activités du projet/programme dans la région de Casamance et dont résultats ont un impact sur la performance globale du bureau de pays ;
- Soutenir le chef du bureau de de zone dans son rôle de point focal de sécurité dans le suivi des informations/actions relatives à la sécurité ;
- Servir de point focal TIC dans le bureau de zone et s’assurer, avec le soutien de TIC de Dakar, que les équipements TIC fonctionnent correctement et que le personnel est formé à l’utilisation de la radio VHF/HF, assurer des transmissions efficaces par téléphone HF et VHF, Mini-M et Thuraya avec les véhicules des bureaux de l’UNICEF de Kolda et de Dakar en mission dans la zone et, si nécessaire, avec les véhicules du PAM dans la zone, effectuer des tests radio réguliers pour assurer le bon fonctionnement de l’équipement radio. Assurer l’efficacité des fonctions TIC, y compris les transmissions par radio HF et VHF avec les véhicules du bureau dans toute la Casamance (zone de sécurité de la phase I des Nations unies) ;
- Coordonner l’organisation des ateliers régionaux / locaux, les missions et les programmes de formation, en s’occupant de la logistique (réservations de salles de conférence, les équipements informatiques et pertinents, l’hébergement à l’hôtel, la gestion du transport) et le cas échéant fournir un soutien administratif /secrétariat ;
- Fournir un appui au personnel du bureau de zone pendant les périodes d’activité intense ou en cas d’absence du personnel à la demande du superviseur ou toute autre tâche assignée par le superviseur.
Qualifications et compétences requises
- Un diplôme d’études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d’approvisionnement, à l’administration des affaires, au droit commercial ou similaire ;
- Un minimum de 5 années d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de l’administration, des finances, des achats ou du travail de bureau. Pour ce poste, une licence /bachelor’s degree délivrée par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent à ce poste peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Un diplôme de master peut remplacer deux années supplémentaires.
- Pour ce poste, une licence/Bachelor’s Degree délivrée par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent a ce poste peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Un diplôme de master peut remplacer deux années supplémentaires.
- La compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage.
- La maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais sont requises. La maîtrise d’une langue locale est nécessaire pour communiquer avec le personnel sous contrat, le gouvernement et les contacts extérieurs.
Date limite : 06 Oct 2023
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.unicef.org.