Associé de programme (2)
Emplacement : Dakar, Sénégal
Date limite d’inscription : 19 février 19 (minuit New York, USA)
Temps restant : 13j 19h 36m
Catégorie additionnelle: La gestion
Type de contrat : FTA Local
Niveau du poste: GS-6
Langues requises: Anglais français
Date de début:
(date à laquelle le candidat sélectionné devrait commencer) 1er avril 2019
Durée du contrat initial: Un an renouvelable
Durée prévue de la mission: Un an renouvelable
Contexte
Cadre organisationnel et relations hiérarchiques:
Ce poste concerne le Programme mondial pour la lutte contre le crime maritime (GMCP) au sein du Bureau régional de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN) situé au Sénégal, à Dakar. Travailler sous la supervision directe de l’administrateur de programme et sous la direction générale et la supervision de l’associé de programme basé au bureau de Dakar. Le / la titulaire contribuera aux opérations générales et à l’exécution des projets, ainsi qu’à d’autres activités du GMCP, selon les cas.
Résumé des fonctions clés:
• Aide à la formulation et à la publication des documents et des rapports annuels du Programme mondial contre la criminalité maritime (GMCP) (15%)
• Contribuer à la gestion du Programme mondial contre le crime maritime (GMCP) (15%)
• Analyser et fournir un soutien administratif à l’unité du Programme mondial pour la lutte contre le crime maritime (GMCP) (40%)
• Contribuer à la mobilisation de ressources pour les travaux du Programme mondial pour la lutte contre le crime maritime (GMCP) en Afrique de l’Ouest et du Centre (15%)
• Soutien à la création et au partage de connaissances (15%)
Devoirs et responsabilités
Au sein de l’autorité attribuée, l’associé de programme sera responsable des tâches suivantes:
• Fournit un assistant à l’appui de la planification et de la mise en œuvre des activités du programme mondial de lutte contre le crime maritime (GMCP);
• Rechercher, compiler, analyser, résumer et présenter les informations / données de base sur des sujets spécifiques liés au programme / projet;
• Compiler, résumer et saisir des données sur l’exécution du projet; élabore les rapports de situation connexes, identifie les défaillances dans l’exécution, les dépassements de budget, etc., et les porte à l’attention de la direction.
Aide à la préparation et à l’analyse des propositions budgétaires; fournit une assistance dans l’interprétation des directives budgétaires; examine et coordonne les soumissions de propositions de programme et de prévisions budgétaires, en veillant à ce que les informations requises soient incluses et justifiées en termes d’activités proposées; prépare des rapports et veille à ce que les produits / services soient correctement classés; propose les ajustements nécessaires.
• Recueillir, compiler et traiter les données et les informations provenant des pays bénéficiaires, des donateurs, du bureau régional et de l’équipe de projet en vue de l’élaboration de documents, directives, discours et notes de synthèse concernant la planification des programmes;
• Réunir les documents d’information et préparer des présentations PowerPoint et autres à l’intention du coordonnateur régional;
• Examine les délais de livraison et les exigences en matière de rapport des donateurs pour faciliter la compilation des informations nécessaires à la préparation des rapports des donateurs
• Servir de centre de coordination administrative des activités de mise en œuvre du programme / projet, impliquant une liaison étendue avec diverses unités organisationnelles pour initier les demandes, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et assurer le suivi des actions administratives, telles que l’organisation de voyages, la formation, l’autorisation de paiements, le versement de fonds, achats d’équipements et de services, etc. assume les fonctions pertinentes à Umoja en relation avec les opérations du programme;
• Rédiger des correspondances sur des questions liées au budget et préparer et mettre à jour des rapports périodiques, des résumés graphiques et statistiques, des tableurs, etc.
• Fournit une assistance générale au bureau; répond aux demandes et demandes de renseignements complexes; examine, enregistre et achemine la correspondance entrante; met en place et met à jour des fichiers / enregistrements; organise des réunions, des ateliers, gère les tâches administratives courantes, telles que la tenue des registres de présence, l’évaluation de la facturation téléphonique, etc.
• Fournit des conseils / une formation au personnel débutant / débutant;
• S’acquitte d’autres tâches liées au travail, comme assigné.
Les compétences
Professionnalisme:
• Bonne connaissance et compréhension des politiques, processus et procédures internes en général, et en particulier de ceux liés à l’administration, la mise en œuvre, la programmation, le suivi et la budgétisation des projets / projets;
• Démontrer une connaissance de l’administration des bases de données et de la gestion financière, être capable de travailler correctement avec des chiffres, d’entreprendre des recherches fondamentales et de rassembler des informations à partir de sources standard;
• Aptitude à exécuter diverses fonctions administratives, notamment la planification et l’organisation d’événements et l’administration des ressources humaines;
• Capacité démontrée à faire preuve de jugement dans le contexte des tâches confiées.
• Engagement manifeste envers les valeurs des Nations Unies, en particulier l’intégrité dans les activités et les comportements quotidiens;
• Être fier de son travail et de ses réalisations; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats;
• Motivés par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles;
• Fait preuve de persistance face à des problèmes difficiles ou à des défis; reste calme dans des situations stressantes.
• Compétence professionnelle démontrée et maîtrise des processus administratifs;
Travail en équipe:
• Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation; à l’intérieur et à l’extérieur de l’UNODC
• Sollicite les contributions en valorisant véritablement les autres; idées et expertise; est disposé à apprendre des autres;
• Habiletés interpersonnelles prouvées et capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes dans un environnement multiculturel et multiethnique, avec tact et dans le respect de la diversité;
• Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel;
• Soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque de telles décisions ne reflètent pas entièrement la position de chacun;
• Partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité commune pour les faiblesses de l’équipe.
Planification et organisation:
• Définir des objectifs clairs compatibles avec les stratégies convenues;
• Identifie les activités et tâches prioritaires; ajuste les priorités selon les besoins;
• Alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien ses travaux;
• Prévoir les risques et permettre des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins;
• Utilise le temps efficacement.
Compétences requises et expérience
Éducation:
Un diplôme d’études secondaires est exigé. Un diplôme en administration des affaires, en gestion ou en administration publique (ou un diplôme pertinent) correspondant à au moins quatre années d’études postsecondaires est exigé.
Expérience:
• Un minimum de six (6) années d’expérience dans le domaine des finances, du budget, de la comptabilité, des services administratifs ou dans un domaine connexe est requis.
• Une expérience dans des projets de coopération technique est souhaitable.
• Une expérience professionnelle et une connaissance de SAP sont requises.
• Une expérience des tableurs et des applications de traitement de texte est requise.
• Une expérience des modules relatifs aux subventions, aux projets et à la gestion de fonds à Umoja est hautement souhaitable.
Exigences linguistiques:
• L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais, c’est-à-dire la maîtrise orale et écrite, est indispensable;
• La connaissance d’autres langues officielles de l’ONU est un atout.
