L’ONU recruits 01 Information management assistant, FS5
Mission d’assistance des Nations Unies en Somalie
MOGADISHU, SOMALIA
vacance de poste
Intitulé publication: INFORMATION MANAGEMENT ASSISTANT, FS5Intitulé code d’emploi: Assistant à la gestion de l’informationDépartement / Bureau: Mission d’assistance des Nations Unies en SomalieLieu d’affectation: MOGADISHUPériode de candidature: 14 décembre 2021 – 27 décembre 2021No de l’appel á candidature: 21-Information Management Systems-UNSOM-167185-F-Mogadishu (M)Staffing Exercise N/AValeurs fondamentales de l’ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnelThis position is located within the Strategic Communications and Public Affairs Group (SCPAG) of the United Nations Assistance Mission in Somalia (UNSOM). The Information Management Assistant will be based in Mogadishu and will report to the Senior Public Information Officer and the Chief of SCPAG.
ResponsabilitésWithin the limits of delegated authority, the Information Management Assistant will be responsible for the following duties:
Human Resources• Monitors and follows-up on actions related to the administration of SCPAG’s human resource activities, e.g., recruitment of staff and consultants, performance appraisal, separation of staff members, training etc., ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.• Responds to enquiries and provides information and advice to staff regarding, administrative procedures, processes and practices, under the Staff Rules and Regulations.• Oversees the maintenance of vacancy announcement files and keeps track of status of vacancy announcements.• Monitors staffing table and prepare relevant statistical data/charts.
Budget and Finance• Assists in the preparation and review of financial and human resource proposals/requirements.• Assists managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.• Assists in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures• Prepares or customizes financial reports from UMOJA.• Co-ordinates with other finance and budget staff on related issues during preparation of budget reports.
General Administration• Monitors and maintains correspondence tracking, and drafts responses to enquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters.• Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members .• Performs other related administrative and front office duties, as required (e.g., operational travel, team calendars, implementing sub-allotments for the training budget; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations).• May be responsible for guiding, training, and supervising the work of junior administrative staff.
Contract Administration• Reviews service orders produced by SCPAG and shared with the contracted service providers to ensure quality control.• Ensures adequate follow-up on service orders lodged with contracted service providers in order to ensure deliverability.
• Perform other functions as required.
CompétencesPROFESSIONALISM: Knowledge of policies, processes and procedures related to communication, production and dissemination of public information. Ability to research information from a variety of sources. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Works effectively in collaboration with various contracted and other specialists throughout the Organization. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.
TEAMWORK: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; share credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be ‘clients’ and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.
PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.
FormationHigh school diploma or equivalent is required.
Expérience professionnelleAt least eight years of experience in the field of information management or related areas is required.
Three years of experience working with third-party, public information service providers is desirable.
Méthode d’évaluationPreviously rostered candidates are not subject to any further assessment and as such, will not be invited for such an assessment.
Notice spécialeThis « Recruit from Roster » job opening is only open to roster applicants who are already placed on pre-approved rosters, following a review by a United Nations Central Review Body. Only roster applicants who were placed on rosters with similar functions at the same level are considered to be eligible candidates. Eligible applicants receive an email inviting them to apply. Rostered applicants are encouraged to apply only if they are interested and available to take up the position at the duty station/s specified in the Job Opening. Applying to this job opening carries an expectation to accept the offer, if selected.
Charte des Nations UniesAux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossierL’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
POSTULER