L’ONG Solthis recrute 01 Assistant Administratif

Solthis est une ONG de santé mondiale dont l’objectif est d’améliorer la santé des populations dans les pays à ressources limitées. Nous agissons sur la prévention et l’accès à des soins de qualité en renforçant durablement les systèmes et services de santé des pays où nous intervenons. Notre action repose sur trois modes d’intervention : le renforcement des capacités, la recherche opérationnelle et le plaidoyer.

Solthis va intervenir au Sénégal à partir de l’été 2018 dans le cadre du projet ATLAS, projet visant à réduire les nouvelles infections et la mortalité liée au VIH en améliorant l’accès à l’autotest VIH.

Dans ce cadre, nous sommes à la recherche d’un.e Assistant.e Administratif.ve pour notre bureau au Sénégal.

Mission et responsabilités

Placé.e sous la supervision du/de la Responsable Administratif, Financier et Logistique, l’Assistant.e Administratif.ve a les responsabilités suivantes :

Tenir à jour le livre de caisse de manière quotidienne et effectuer les décaissements et encaissements. ;
Sous la supervision du responsable hiérarchique, effectuer le suivi des avances du personnel sur une base hebdomadaire ;
Réaliser un contrôle quotidien entre le solde du livre de caisse et l’argent physique ;
Formaliser le résultat du contrôle et le communiquer à son supérieur ;
Transmettre à son supérieur les informations nécessaires au contrôle mensuel entre le solde du livre de caisse, le solde SAGA et l’argent physique ;
Tenue de la comptabilité en format Excel ;
Réceptionner les documents ;
Organiser les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses) ;
Apposer le tampon « payé » sur chaque facture payée ;
En cas de réallocation, modifier les documents pour qu’ils soient conformes ;
Faire une revue de la documentation de la journée ;
Effectuer les corrections nécessaires pour la validité des documents ;
Se référer à son responsable afin d’avoir des clarifications sur les procédures à suivre ;
A chaque classement, vérifier que les autres documents du classeur sont complets,
si besoin, contacter la logistique pour récupérer de la documentation manquante.
Respecter les procédures d’archivages mis en place (classement et photocopie des documents) ;
Assurer le respect des procédures SOLTHIS, notamment des procédures d’achats ;
Appuyer la mise à jour des classeurs Finance, RH et Administration ;
Classification et archivage ;
En cas d’audit, collecter les documents demandés.

Profil

Formation
Formation supérieure (Niveau Licence) en Finance/Comptabilité/Ecole de commerce/Gestion de projets de solidarité internationale (type Bioforce) ou diplôme équivalent

Expérience :
Au moins 3 années d’expérience professionnelle en rapport direct avec les responsabilités exposées ci-dessus.

Expérience indispensable :

Classement et archivage
Tenue de caisse

Expérience souhaitée :

ONG/solidarité internationale
Expérience générale sur les fonctions support (Administration, RH, Finance, Achats, Logistique etc.)
Audit
Connaissance du logiciel SAGA

Connaissances & compétences
Rigueur, réactivité, flexibilité
Maitrise des outils informatiques, en particulier suite Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)

Qualités personnelles
Qualités relationnelles, communication, diplomatie
Rigueur, réactivité, force de proposition
Capacité de travailler en autonomie et en équipe
Capacité à fournir un appui technique à des équipes opérationnelles
Capacité à s’organiser et à hiérarchiser plusieurs tâches

Conditions

Contrat : CDD (1 an) renouvelable

Lieu: poste basé à Dakar (Sénégal)

Date de prise de poste : dès que possible

Durée du projet : 3,5 ans

Salaire et avantages : selon grille Solthis et expérience