OBJECTIF DU PROGRAMME
Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire a pour mission d’aider les pays et de coordonner l’action internationale afin de prévenir les flambées et les situations d’urgence, de s’y préparer, de les détecter, d’y réagir rapidement et d’assurer le relèvement.
La raison d’être du poste est d’apporter un appui administratif au hub/WHE de Dakar dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de l’OMS.
DESCRIPTION TACHES
Sous la supervision de l’Administrateur du hub, l’Assistant de Programme fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la réalisation des objectifs ci-après :
Administration Générale :
1. Apporter assistance en administration du personnel
2. Organiser des réunions sur les questions administratives qui se posent au jour le jour et y participer éventuellement.
3. Apporter un support administratif pendant la préparation de budgets et plan des ressources humaines du hub ;
4. Assister les membres du personnel international en ce qui concerne l’importation, l’acquisition et l’enregistrement de leurs véhicules et effets personnels en collaboration avec l’Administrateur du Bureau-Pays ;
5. Effectuer le suivi des congés et absence des membres du personnel du hub.
6. Suivi des contrats des membres du personnel du hub et signaler leurs dates d’expiration a l’administrateur.
7. Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées au cours des missions;
Gestion des achats et des stocks :
1. Assiste à la prévision des achats;
– Assiste le hub dans l’élaboration des prévisions d’achats.
– Sur la base du plan de prévision des achats, l’Assistant fournit un appui à l’exécution des activités d’achat connexes et peut participer avec ou en lieu et place du supérieur hiérarchique aux réunions avec des fournisseurs ou des unités de programmes;
2. Initie ou révise des demandes d’achat de biens et services;
– Ceci inclus l’initiation des contrats non-staff (Consultant et SSA) suivant la demande exprimée ;
– S’assure que la liste des entrepreneurs/fournisseurs sélectionnés est envoyée en vue de leur enregistrement;
3. Accuse réception des biens et services dans le GSM;
4. Tient/met à jour des données de tous les articles «inventoriables» du bureau de pays;
Gestion des voyages et des réunions :
1. Enregistre et gère les plans de réunions dans le GSM;
2. Enregistre et gère les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles;
3. Assure la conformité à la politique en matière de voyages;
4. Prend toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du hub et gère les plans de voyage;
5. Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d’absence d’un membre de l’équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du hub.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education
Essential: Fin d’études secondaires en administration générale avec une formation pratique axée en gestion.
Desirable: Diplôme d’études supérieures en gestion.
Experience
Essential: 5 ans d’expériences impliquant des responsabilités progressivement plus importantes en gestion administrative.
Desirable: Expérience au sein d’une Agence du Système des Nations Unies ou dans une structure internationale ou multinationale ; La connaissance du progiciel Orale ou autre système ERP serait un atout.
APTITUDE
– Avoir de bonnes connaissances mises à jour de procédures standards opérationnelles (SOP) ;
– Maîtriser les règles, la réglementation et les pratiques de l’OMS en matière de gestion administrative et financière;
– Capacité de planification ;
– Savoir créer et maintenir des relations de travail saines avec des personnes de nationalités et de cultures différentes
Competences DE L’OMS
1). Communiquer de manière crédible et efficace ;
2). Favoriser l’intégration et le travail en équipe ;
3). Produire des résultats ;
4). Avancer dans un environnement en pleine évolution ;
5). Gérer les ressources de manière efficace.
LANGUES
Essentiel: Français.
Desirable: Niveau intermediaire d’anglais