Recrutements au Sénégal

L’IIPE-UNESCO recrute 01 Assistant(e) Administratif(ve)

L’IIPE-UNESCO recrute 01 Assistant(e) Administratif(ve)

Description de l’offre

Assistant(e) Administratif(ve)
Secteur de tutelle : IIEP Dakar

Lieu d’affectation: Dakar
Catégorie d’emplois: Administration
Type de contrat : Personnel non permanent
Grade : Level 3
Durée du contrat : 6 mois
Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Dakar) : 3 Janvier 2021

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
L’IIPE-UNESCO Dakar est le bureau africain de l’Institut international de planification de l’éducation de l’UNESCO (IIPE).
L’IIPE est un institut spécialisé dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres de l’UNESCO à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs.
L’IIPE-UNESCO Dakar est réputé pour ses analyses du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans crédibles de développement des systèmes éducatifs dans le cadre de l’agenda 2030 pour l’éducation.

Par une approche de renforcement des capacités, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue à la production d’analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d’outils pédagogiques qui contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables.
L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l’éducation en Afrique.
Vous trouverez de plus amples informations sur ses activités en cliquant sur le lien suivant IIPE-UNESCO Dakar.

Sous l’autorité générale du Chef du Bureau de l’IIPE-UNESCO Dakar et sous la supervision directe du Chargé des finances et de l’administration, l’Assistant(e) administratif(ve) appuiera notamment l’équipe Coopération Technique.
Un support administratif supplémentaire entre les équipes peut être nécessaire pour assurer le succès de l’équipe de Dakar de l’IIPE.

Responsabilités générales

1. Fournir des services de secrétariat pour l’équipe Coopération Technique :
• Organiser des réunions, prendre des notes et suivre les actions à entreprendre.
• Traduire, si nécessaire, divers textes (correspondance, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
• Rédiger et éditer des textes et des présentations rédigés en anglais ou en français.
• Maintenir le répertoire des noms et contacts de tous les partenaires.
• Organiser le système de classement et le tenir à jour régulièrement

2. Organiser les voyages en mission pour l’équipe Coopération Technique en lien avec l’administration:
• Etablissement des plans de voyage, finalisation des propositions de mission, réservation des billets d’avion, d’hôtel, calcul des DSA, etc. ;
• Assurer la liaison avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies
• Suivi des rapports de mission et des demandes de remboursement.

3. Organiser les ateliers, les séances de formation et les rencontres :
• Préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programme, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires ;
• La prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions et paiement des perdiems.

4. Apporter un appui significatif lors des achats des biens et services :
• Achat des biens et des services, inventaires réguliers et maintien à jour du fichier de gestion des stocks correspondant ;
• Préparation des dossiers d’établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs.
• Suivi de l’exécution des contrats, de la réception des biens et services et de la vérification de la conformité en lien avec les spécifications de la commande.
• Traitement des demandes de paiement et suivi de la mise en place rapide des paiements.

5. Participer à maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

Responsabilité (F)
Communication (F)
Innovation (F)
Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
Planification et organisation (F)
Culture du résultat (F)
Travail en équipe (F)
Professionnalisme (F)

Pour plus d’informations, merci de consulter le:

QUALIFICATIONS REQUISES
Etudes
Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnelles complétées.

Expérience professionnelle
Un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine des services administratifs, de la finance, de la comptabilité ou dans un domaine équivalent.

Aptitudes/compétences
• Connaissance approfondie des logiciels bureautique Microsoft Office Suite.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle.
• Capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et à gérer plusieurs activités.
• Capacité à concevoir, à travailler et à exécuter des tâches avec peu de supervision.
• Capacité à travailler avec et au sein d’équipes multiculturelles.

Langues
Excellente maitrise du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

SALAIRES ET INDEMNITES
Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant: 30 jours de congé annuel, assurance maladie, régime de retraite, etc.
Pour plus de précisions sur les salaires et indemnités, veuillez consulter le site Web de la CFPI et le site Web Carrières de l’UNESCO .

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV au format UNESCO et lettre de motivation à l’adresse mail suivante :
Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
Tout dossier incomplet ne sera pas considéré.

L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.
L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.

L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux.
En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture.
Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler.
Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.
Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement
COMMENT POSTULER ?
Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO
https://en.unesco.org/sites/default/files/competency_framework_e.pdf

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV au format UNESCO et lettre de motivation à l’adresse mail suivante : admin.assitant.IIEPDakar@iiep.unesco.org
Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
Tout dossier incomplet ne sera pas considéré.

Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour https://en.unesco.org/careers/geographicaldistribution sont également encouragées à postuler.
Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.
Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

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