ASSISTANTE ADMINISTRATIVE / ÉVÉNEMENTIELLE
Description de l’emploi
Profession: Assistante administrative / événementielle Département: PHND
Emplacement: Dakar, Sénégal
Durée du rendez-vous: 1 an
Code du travail: FO18-020
Type de position: Renouvelable
Type de recrutement: Local
Statut US FLSA: N’est pas applicable
Date limite d’inscription: Ouvert jusqu’à rempli
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La description
Résumé du travail
La Division de la pauvreté, de la santé et de la nutrition de l’Institut international de recherche sur les politiques alimentaires (IFPRI) recherche un candidat qualifié pour occuper le poste d’assistant administratif / événement. Il s’agit d’une nomination d’un an renouvelable et non exonérée basée à Dakar, au Sénégal. L’assistant administratif / responsable des événements sera responsable de la logistique, de la planification, de l’organisation et de la mise en œuvre d’une série de cours de formation pour le projet Transform Nutrition West Africa, et fournira un soutien administratif général au projet. Les candidats intéressés doivent avoir une autorisation de travail pour travailler au Sénégal.
Fonctions essentielles:
Les tâches et responsabilités spécifiques comprennent, sans toutefois s’y limiter:
Planification et coordination
• Participer aux réunions de planification de cours
• Rechercher des options de lieu pour les formations, réserver des lieux, diriger la communication avec le lieu pour organiser les détails
• Gérer la publicité, le marketing et le recrutement / les admissions au cours, en liaison avec les animateurs du cours, le coordonnateur régional, le responsable des communications et les partenaires.
• Réserver un voyage et un hébergement pour les participants et les animateurs de cours
• Gérer la communication avec les participants au cours concernant les déplacements et les arrangements logistiques
• Procure les fournitures nécessaires pour les cours
• Fournir un soutien logistique à d’autres réunions et événements de Transform West Africa, tels que des réunions d’équipe annuelles et des dialogues de connaissances.
Administratif
• Coordonner avec l’équipe administrative du bureau de l’IFPRI à Dakar les paiements des fournisseurs et des contrats
• Gérer les budgets de cours et suivre les dépenses en coordination étroite avec le gestionnaire de projet
• Soutenir les contrats des collaborateurs du projet, le suivi des produits livrables et des paiements
• Suivre les dépenses globales du projet en coordination étroite avec le gestionnaire de projet
• Soutenir d’autres tâches administratives au besoin
• Participer aux réunions et aux appels du projet
Qualifications requises:
• Baccalauréat avec au moins 2 ans d’expérience professionnelle; ou un diplôme d’associé plus cinq ans d’expérience pertinente.
• Expérience de réservation de vols et d’hôtels
• Excellent sens de l’organisation
• Excellentes compétences interpersonnelles
• Excellente maîtrise de l’anglais et du français parlé et écrit
• Grande maîtrise de l’informatique: connaissance de MS Office, en particulier d’Outlook; expérience des feuilles de calcul et du traitement de texte, de préférence Microsoft Excel et MS Word; familiarité avec les réseaux informatiques, le courrier électronique et Internet.
• Expérience administrative démontrée.
• Compréhension démontrée de procédures comptables simples.
• Capacité à hiérarchiser les tâches et à travailler de manière responsable avec un minimum de direction et de supervision.
• Souci du détail et capacité de suivi jusqu’à la fermeture.
• Capacité à s’adapter à des problèmes urgents imprévus.
• Responsable du matériel confidentiel; être à l’aise avec les informations financières.
• Expérience de travail dans un contexte international.
Qualifications Préférées:
• Expérience antérieure en coordination d’événements