Le PNUD recrute 01 Assistant Achats

Le PNUD recrute 01 Assistant Achats

Sous la tutelle et la supervision directe de l’Associé à l’Administration, l’Assistant(e) aux achats et à l’administration est chargé(e) de fournir les services d’achats tout en assurant la qualité et la précision du travail. L’Associé des Achats est chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client, et conforme aux règlements et procédures de la Section.

L’Assistant aux Achats er a l’Administration collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du bureau régional, au niveau du CO, du siège du PNUD en vue de résoudre des problèmes financiers complexes et de pourvoir des informations

Taches et responsabilités

Assure la gestion et la mise en place des stratégies opérationnelles avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants:

• Stricte conformité des activités d’achat avec les règles, régulations, politiques et stratégies des NU et du PNUD ; mise en place d’un système de contrôle effectif interne, du fonctionnement adéquat d’un système de gestion d’achat orientée vers la clientèle
• Conception d’une carte perceptuelle de procédures d’opérations d’achat du bureau et élaboration du contenu des procédures d’Opérations Minimales Internes (SOPs) en matière d’Achat, de Logistique et de voyages, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau

Organise des procédures d’achat pour le bureau, les projets NIM/DIM et sur requête des autres agences en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants:

• réparation du plan d’achat pour le bureau et de suivi de son exécution ;
• Organisation des procédures d’achat y inclus la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire ;
• Préparation des Ordres et Contrats d’achat en et hors Atlas, préparation des Ordres d’achat périodiques pour le contrat de louage d’ouvrage, la création des distributeurs automatiques en Atlas, maintien du système d’archivage pour l’unité. Profil de « buyer » dans Atlas;
• Mise en place d’un système de contrôle interne qui s’assure que les Ordres d’achat sont dûment préparés et expédiés. Les actions correctives en temps opportun sur les POs compte tenu des erreurs de vérification du budget et d’autres problèmes
• Préparation des factures de recouvrement des coûts en Atlas pour les services fournis par le PNUD à d’autres Agences.

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement en mettant l’accent sur la réalisation du résultat suivant :

• Mise à jour du fichier de fournisseurs.

Assure le contrôle adéquat de l’actif du bureau régional avec un accent particulier sur la réalisation des objectifs suivants :

• Préparation des rapports d’inventaire ;
• Mise en place d’un contrôle d’Inventaire et de vérification physique au sein du bureau.

Assure l’organisation des services logistiques et de voyages avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Organisation des voyages y inclus l’achat des billets, les calculs des DSA, la préparation des « Purchase Order » ; les arrangements relatifs aux expéditions/fret ; l’entretien des véhicules ; les arrangements liés à l’utilisation/location de salles de conférence (séminaires/ateliers…) ;
• Organisation des ateliers, formations et de toute la logistique y afférente pour les programmes régionaux à Dakar et les autres programmes régionaux du RSC à Addis

Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du hub du bureau régional avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Organisation et participation à des formations sur l’achat en faveur du personnel des opérations
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés de pratiques.

Qualifications et expérience

• Education Secondaire avec formation spécialisée en achat ou en logistique ;
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, finances, économie ou équivalent sera pris en considération, mais ce n’est pas une obligation.
• Des certificats professionnels IATA seraient un atout ;
• Programme de certification de Procurement du PNUD
• Un minimum de 5 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 2 ans (avec une licence) d’expérience administrative pertinente et progressivement responsable est exigé aux niveaux national et international.
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que les ERP.
• Avoir une connaissance avancée des systèmes d’achat informatisés, et une expérience dans le traitement des systèmes de gestion Web ;
• La connaissance des plateformes de réservation de billets en ligne serait un atout.
• Maîtrise du Français à la fois orale et écrite, est nécessaire ;
• Connaissance pratique de l’Anglais est un atout.

Date limite : 13 Mai 2023.

Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : jobs.undp.org.