Le PAM recrute 01 Assistant à l’Administration

Le PAM recrute 01 Assistant à l’Administration

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Qu’allez-vous faire à ce poste ?

A ce poste, vous aurez à assurer la gestion administrative de l’antenne de Matam, appuyer tous les actions ressources humaines et logistique, gérer les aspect ICT, matériel informatique (ordinateurs, imprimantes, scanners, vidéoprojecteurs …).

Vous aurez également à appuyer les missions de terrain des bureaux de Kolda, de Dakar et les activités de supply-chain pour un meilleur suivi des approvisionnements des vivres. Au-delà, vous contribuerez aussi à la réussite des activités RH sur le renforcement de capacité des staffs, le bien-être du staff, l’atteinte des objectifs genre et la gestion de la performance.

Pourquoi travailler avec nous ?

Au Sénégal, le Programme Alimentaire Mondial (PAM) travaille à renforcer la résilience des communautés rurales au changement climatique et à permettre aux petits agriculteurs -les femmes en particulier – de gagner leur vie sur leurs terres. Le PAM cible les régions les plus pauvres, intégrant ses activités pour renforcer la résilience, avec son programme phare d’alimentation scolaire locale qui sert de point d’entrée principal pour une série de programmes de nutrition, de réduction des risques de catastrophe et d’approvisionnement local mis en œuvre dans les mêmes localités pour maximiser l’impact de l’intervention.

Dans le cadre du processus de mise en œuvre du nouveau Plan Stratégique Pays (PSP) 2019- 2023, le Bureau Pays du PAM au Sénégal compte ouvrir pour renforcer ses activités d’assistance alimentaire une antenne au niveau de la région de Matam. Cette démarche, au-delà de le rapprocher de ses bénéficiaires, reste conforme aux fondamentaux du PSP qui consiste d’une part à « cibler les régions les plus pauvres », tout en encourageant le « développement de synergie » entre les différents projets et programmes du PAM (concentration) d’autre part.

A travers cette démarche, le PAM entend « aider efficacement le gouvernement du Sénégal à mettre en place des filets de sécurité durables et des programmes de protection sociale » afin de mieux faire face aux chocs, par une politique de renforcement de la résilience des ménages à la base. L’objectif est d’assurer l’ouverture d’une unité de coordination des activités du PAM fonctionnelle pour les régions de Matam & de St Louis à travers le département de Podor.

• Apportez votre créativité et votre sens de l’innovation à l’organisation. Vous en aurez besoin pour faire le travail partout et selon les besoins.
• Faire partie d’une communauté mondiale, diversifiée et multiculturelle comme la nôtre, vous exposera en permanence à de nouvelles idées et perspectives. Nous nous soucions vraiment les uns des autres et sommes portés par le travail d’équipe.
• Nos collaborateurs peuvent travailler au-delà de leurs attentes dans des situations réelles, s’enrichir d’un travail véritablement significatif, révéler leur potentiel et être acteurs de leur développement !

Cliquez sur le lien ci-après pour regarder la vidéo et en apprendre plus sur nous !! : https://www.youtube.com/watch?v=3mzGbaRAhz8&feature=you

Qu’est-ce qui est attendu de vous ?

Sous la supervision directe du Chef de l’Antenne et la supervision technique du chargé de l’administration et Finance, vous aurez, dans les différents domaines ci-après, à :

Administration :

• Identifier les besoins en ressources dans le domaine de responsabilité (locaux du PAM, actifs, flotte de véhicules légers, etc.) et aider à identifier de nouvelles voies pour une efficacité et une rentabilité des opérations et des services ;
• Responsable des services tels que la gestion des bâtiments, la gestion des voyages, la gestion du protocole et des véhicules légers, etc., signaler au superviseur toute anomalie quant à l’accomplissement cohérent et opportun des services, afin d’assurer un environnement de travail sûr et confortable pour le personnel du PAM ;
• Assurer la production de diverses données, compiler et préparer des rapports afin de contribuer à la fourniture d’informations précises pour faciliter la prise de décisions et veiller à une gestion efficace et en temps opportun des ressources du PAM ;
• Contribuer à la planification, au suivi et au traitement des données administratives liées à l’approvisionnement, aux finances, aux ressources humaines, etc., y compris les contrats avec des fournisseurs externes pour s’assurer que toutes les données sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun ;
• Adapter et mettre à jour les processus administratifs, en soutenant la mise en œuvre de procédures opérationnelles, afin de contribuer à l’amélioration des services administratifs dans le domaine de responsabilité ;
• Répondre à une gamme de requêtes liées à la fourniture de services administratifs afin de soutenir la résolution des problèmes quotidiens ;
• Coordonner les activités d’une équipe de personnel travaillant sous sa supervision pour s’assurer que les objectifs individuels et d’équipe sont atteints conformément à tous les règlements, politiques, procédures et plan de performance ;
• Former et conseiller le personnel en matière d’interprétation des procédures administratives, de politiques, de processus et d’utilisation des systèmes d’entreprise afin d’assurer la cohérence et l’efficacité des services fournis à tous les clients ;
• Vous acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait vous être confiée ;

Ressources Humaines :

• Assister au recrutement, notamment dans l’administration et l’organisation du recrutement du personnel local ;
• Organiser le processus d’intégration (onboarding) du staff ;
• Gestion de la performance d’une partie du personnel ;
• Organiser la séparation des employés en fin de contrat ;
• Exécuter d’autres tâches relatives au poste si c’est nécessaire.

IT :

En coordination avec le responsable ICT :

• Aider à gérer le matériel informatique (ordinateurs, imprimantes, scanners, vidéoprojecteurs …) ;
• Assistance basique informatiques sous le guide du responsable ICT
• Recevoir et inspectez tous les actifs entrants et signalez les anomalies dans l’inventaire de matériel informatique aux superviseurs pour assurer le suivi effectif du matériel.
• Assurez que les informations sont à jour et exactes dans les inventaires, les bases de données, les sites Web et des archives afin d’aider les superviseurs supérieurs à gérer ces systèmes.
• Appuyer le responsable ICT sur les interventions à distance (Emplacement réseau, Laptops, etc.) ;
• Assister l’accès des collègues aux dossiers partagés ;
• Assister le responsable ICT à Sécuriser le matériel informatique du PAM et faciliter l’accès des collègues à celui-ci ;

En coordination avec le responsable ICT,

• Identifier les anomalies survenant dans les dispositifs informatiques
• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

Logistique :

• Fournir un soutien aux opérations et activités logistiques, en suivant les processus standards et en facilitant, directement ou indirectement, la fourniture efficace de l’aide aux bénéficiaires quel que soit la modalité.
• Soutenir la commande et la livraison en temps opportun des produits et fournitures aux partenaires et destinations autorisés.
• Répondre à une variété de requêtes / demandes d’assistance technique, en suivant les processus standard et en obtenant des conseils au besoin, pour assurer une résolution rapide et précise de toutes les demandes avec un niveau élevé de mentalité de service à la clientèle.
• Soutenir les analyses, les évaluations et la planification opérationnelle du pipeline pour toutes les modalités de livraison.
• Aider dans la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
• Aider dans la liaison avec un nombre limité d’intervenants externes pour soutenir une gestion efficace des opérations logistiques.

Pour cette mission, vous devrez avoir :

• Diplôme de fin d’études secondaires de préférence complétés par toute autre formation dans le domaine de l’administration, de la gestion, des finances et/ou des ressources humaines.
• Au moins trois (03) années ou plus d’expérience dans des postes ayant des rapports avec le travail administratif en général.
• Des connaissances de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision
• De bonne connaissance des différentes plateformes utilisées dans le cadre de la gestion administrative et du personnel
• La capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention
• La maîtrise du Français aussi bien parlé qu’écrit, une certaine aisance du Puular,
• La connaissance de l’anglais et du Wolof est un atout.
• Une très bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet).

Le PAM s’est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n’est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l’Ouest et du Centre. Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées.

Le PAM n’a aucune tolérance à l’égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.

Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que ainsi que dans les trois ans suivant la fin de leur contrat.

Détails du poste 

• Intitulé du poste : Assistant/e à l’administration (Point focal HR, IT, Logistique)
• Nombre de positions : 01
• Grade : SC5
• Type de contrat : SC / Service Contract (Contrat de services)
• Unité/Division : Administration
• Durée du contrat : 6 mois renouvelable
• Lieu : Matam, République du Sénégal
• Date limite : 14 Août 2020

Pour postuler à ce poste veuillez visiter career5.successfactors.eu.

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