Le HCDH / Nations Unies recrute 01 Assistant Administratif et Financier

L’Assistant(e) administratif (ve) et financier(e) aura à assurer les fonctions suivantes :

Principales fonctions

Gestion administrative du projet
Gestion financière du projet
Gestion des équipements et de la logistique
Organisation des ateliers et rencontres
Reporting
Autres tâches qui peuvent être demandées par le coordinateur du projet ou le représentant régional ;

Gestion Administrative

Tâches générales

Prendre des notes des réunions du projet;
Assister le personnel du projet dans leurs tâches sur demande ;
Envoyer des communications, des lettres et des invitations au nom de l’équipe du projet ;
Fournir un soutien administratif et logistique pour la mise en œuvre et la préparation de toutes les activités du projet ;

Aspects relatifs à la gestion des missions et activités

S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du projet, du comité de pilotage, des participants et des consultants recrutés, y inclus la préparation des demandes d’autorisation de voyage, les réservations d’hôtels etc.
Assister l’équipe de projet pour le recrutement de staff du projet
Assister l’équipe de projet et les structures sous régionales impliquées dans la mise en œuvre du projet dans l’organisation et la préparation d’ateliers, séminaires/réunions ;
Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Service des Opérations du PNUD et veiller à leur traitement rapide ;
Gérer les fichiers de voyages de l’équipe de projet et des participants y compris les copies des cartes d’embarquement, des demandes et des autorisations de voyage, des formulaires de réclamation F10 ;
Actualiser le planning d’activités et assurer la mise à jour régulière du fichier des interventions de l’équipe de projet (missions de terrain, etc.) ;
Tenir les fiches de présence des membres des équipes de projet (leave monitoring, etc)
Assurer la liaison avec le PNUD particulièrement les services en charge des finances, achats, ressources humaines et administration dans les huit pays couverts par le projet

Aspects relatifs aux contrats

Assister l’équipe de projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation de cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution ;
Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes des rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs ;

Gestion financière

Assurer l’interface entre d’une part l’équipe du projet et d’autre part avec les services de Finances du siège à Genève ;
Elaborer le projet de budget annuel, mensuel et/ou la révision sous la supervision de Coordinateur de projet (en conformité avec les normes IPSAS)
Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations de Nations Unies, mettre à jour le formulaire de « monitoring of local expenses » des équipes de projet et assurer le suivi de ces dépenses
Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;
S’assurer de la réception des rapports mensuels d’exécution financière auprès des huit pays couverts par le projet.
Assurer le suivi avec le PNUD des paiements aux prestataires de services et surveiller et vérifier les IOV ;
Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers avec les points focaux des 8 bureaux du PNUD des pays couverts par projet.
Gestion du projet, des équipements et de la logistique
Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels du projet ;
Tenir à jour l’inventaire, le suivi des équipements et stocks de fournitures de bureau.

Organisation des ateliers et réunions

Assurer la préparation des réunions, ateliers et conférences auxquels l’équipe de projet participe et/ou qu’il organise
Gestion des calendriers et organisations des rendez-vous, et assurer la préparation logistique, prise de notes et rédaction de procès-verbaux ;
Appuyer les recherches documentaires effectuées pour la préparation des missions ou pour d’autres travaux de l’équipe de projet

Reporting

Vérification et confirmation mensuels des OIV
Participation à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet.

Education

Enseignement secondaire avec certification spécialisée en administration et finance / comptabilité ou
Un diplôme universitaire en administration et finance / comptabilité sera dûment pris en considération.

Expériences

Minimum 5 ans avec un enseignement secondaire ou 2 ans avec une licence d’expérience pertinente en gestion financière et administrative de projets financés par des donateurs ou/et en services d’appuis aux projets/programmes similaires de l’Organisation des Nations Unies couvrant de nombreux pays, de préférence dans un contexte similaire.
Expérience de travail avec les projets financés par des bailleurs dans la domaine de la migration et droits humains ;
Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Email, etc.
Expérience confirmée avec UMOJA et INSPIRA ;
Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion financière et administrative

Exigences linguistiques

Autres

Seules les candidatures de nationalité sénégalaise ou de nationalité étrangère résidant au Sénégal seront considérées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Date limite : 27 Juillet 2022