CATHOLIC RELIEF SERVICES
AVIS DE RECRUTEMENT
Intitulé du poste : Directeur (rice) Adjoint des Finances
Localisation du poste : Dakar
Département : Operations / Finances
Durée : 1 an, renouvelable
Numéro SN_FY19_0PS_005
A Propos de CRS : Le CRS est une ONG Américaine d’appui au développement créée vers les années 1943 par la conférence épiscopale des Évêques des Etats-Unis. Présente au Sénégal depuis 1960, elle a pour principale mission de promouvoir la justice et d’aider les pauvres et les personnes défavorisées à travers le monde. Le programme du Sénégal couvre les domaines de la Santé, du VIII/SIDA, de l’agriculture, de la nutrition, de la réhabilitation sociale et économique, de la construction de la paix et de l’urgence.
A propos du poste : Sous la supervision hiérarchique du la Directrice des Finances, le Directeur (rice) Adjoint des Finances assiste son superviseur dans la gestion du département. Il/Elle supervisera toutes les activités qui assurent l’exactitude, l’actualité et la documentation des opérations comptables du département des finances et de l’information financière (mensuelle, trimestrielle, annuelle et au besoin) à l’appui des programmes de haute qualité au services des pauvres et vulnérables. Il/Elle contribuera à établir les normes pour la gestion financière du programme pays (CP) grâce à l’entretien professionnel, à l’utilisation et à l’analyse de toutes les ressources financières contrôlées par le CP.
Le Directeur (rice) Adjoint des Finances aura à accomplir les principales tâches suivantes :
Tâches Principales
1. Assurer la gestion quotidienne du département
En plus d’assister le Finance Manager, il /elle aura les L’hiles spécifiques suivantes :
• S’assurer de la documentation des dépenses et un établissement correct des pièces comptables (vouchers) ;
• Assurer les procédures de clôture de périodes et prendre une part active dans le processus de clôture des années fiscales
• Assurer la mise en application du Cost Allocation ;
• Assurer le suivi des budgets des projets, et de l’apurement des avances faites aux partenaires de CRS ;
• En collaboration avec le Département des programmes, vérifier et s’assurer de la sincérité des rapports financiers soumis par les partenaires de CRS ; rédiger les correspondances y afférentes ;
• Assister le Département des Programmes dans l’élaboration des budgets des projets pour en faciliter le suivi au moment de l’exécution ;
• Préparer des rapports de comparaison budgétaires mensuels de tous les projets à partager avec les Gestionnaires de projet ;
• Participer au renforcement de capacité des gestionnaires de projet dans le domaine des finances ;
• Réaliser des audits/vérifications des pièces comptables et pièces justificatives au niveau des partenaires et des antennes ;
• Assister les partenaires à mettre en place des systèmes comptables simples ;
• Assurer la formation des partenaires sur les rapports et suivi financiers des projets ;
• S’assurer en permanence que les procédures comptables de CRS sont respectées ;
• S’assurer que les termes des protocoles d’accord signés avec les bailleurs sont respectés ;
• Vérifier les demandes de paiement relatives à des avances de projets et s’assurer que toutes les pièces justificatives y sont jointes ;
• Effectuer le suivi et la vérification des rapports financiers des antennes de CRS /Sénégal et à leur importation dans SunSystem ;
• Tenir le classement des copies de tous les protocoles d’accord avec les partenaires de CRS ;
• S’assurer que les avances faites aux partenaires et staff de CRS sont faites conformément aux exigences de CRS ;
• S’assurer que les avances de projets sont apurées selon les dispositions des protocoles d’accord signés et des procédures de CRS ;
• Mettre à jour, après la fermeture mensuelle des comptes, la liste des avances de projets non justifiées et envoie aux Gestionnaires de projet concernés des avis pour les partenaires qui ont des avances de projet en souffrance de plus de 90 jours (notice of outstanding project advances) ;
• S’assurer que les rapports dus au Siege sont disponibles à temps, et correctes (Aging, Bank Réconciliations, Severance…) ;
• Effectuer les ajustements des entrées comptables pour assurer la fiabilité des comptes ;
• Suivre e très près, en étroite collaboration avec la Directrice du Département des Finances, les budgets et les dépenses des projets financés par le Gouvernement Américain (Grants) ; Monetization ; respect de la date de soumission des rapports ;
• Préparer le rapport financier et les demandes d’avances à soumettre aux bailleurs ;
• Rencontre hebdomadaire avec le chef du Département pour faire l’état de la gestion quotidienne des ressources
• Assumer toutes autres responsabilités confiées par le Chef du Département des *Finances ;
• Gestion des suspens ut fichiers Intim agency redus du siège;
• Gestion des taux de change suivant la procédure y afférente
2. Administration Générale
• Assister le FM dans ses tâches habituelles;
• Prendre une part active dans la préparation et la mise en œuvre des initiatives de CRS Global notamment le projet Insight;
• Prendre une part active dans l’élaboration du eBudget (APP) ;
• Vérifier des données dans SunSystem ;
• Préparer des rapports dans l’interface de SunSystem
• Assurer l’intérim du Finance Manager pendant ses absences ;
• Veiller au respect strict des recommandations d’audit ;
• Superviser les autres membres du Département des Finances dans l’accomplissement de leurs fonctions.
• Renforcer la capacité des autres membres du département
Culture de l’organisation
• Prendre connaissance et comprendre, d’une manière générale, la mission, les dispositions structurelles, les politiques, systèmes, procédures et pratiques de CRS.
• Se familiariser et participer aux débats d’idées qui influencent le développement des politiques de CRS.
Qualifications
• Master professionnel en Finances et Comptabilité, Sciences économiques et de gestion ou tout diplôme équivalent.
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique — bien connaître particulièrement Excel et Word.
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins 5 années dans la comptabilité et poste de supervision.
• Maîtriser un logiciel de comptabilité — Sun System serait un plus
• Posséder de très bonnes connaissances en anglais parlé et écrit.
Compétences personnelles
• Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Excellentes compétences analytiques avec la capacité d’avoir des jugements sains et de prendre de bonnes devisions
• Exactitude et souci d’exhaustivité avec un œil pour les détails
• Conduite éthique conforme aux codes d’.éthique professionnels et organisationnels reconnus
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats.
• Capacité à travailler en équipe
• Excellente capacité à communiquer (écrit et oral)
• Capacité et volonté de travailler dans un environnement caractérisé par une diversité culturelle et religieuse
• Être Honnête et avoir un sens développé de la rigueur.
• Savoir travailler sous pression et respecter les délais.
• Faire preuve de spontanéité dans l’exécution de toutes les tâches confiées.
• Faire preuve de discrétion, de respect de la confidentialité.
Relations du Travail
Supervision : Superviser les comptables du département des Finances.
Relations internes : Représentant Résident, Staff du département Finance, staff du département des programmes, Staff du département Administration, Autres Staff de CRS Dakar et des antennes.
Relations externes : Partenaires de CRS, Services publics de l’Etat
Voyages nécessaires : au moins 25% du temps de travail
Compétences pour tout CRS
Celles-ci sont ancrées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses obligations et atteindre les résultats souhaités.
• Travaille avec intégrité
• Noue des relations constructives
• Responsabilisation et bonne intendance
• Développe le talent
• Amélioration continue et innovation
• Esprit stratégique
Attention : Cette description de poste ne constitue pas une liste exhaustive des compétences; efforts, obligations et responsabilités liés au poste.
Les procédures d’acquisition de talents de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.
Candidat
Les dossiers de candidatures comprenant CV (avec 3 références) et lettre de motivation devront être envoyés par email avant le 8 Mars 2019 à 16h00.
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
Les candidatures féminines, sont vivement encouragées.
