Le Cabinet GPF recrute un Assistant de programme h/f.
L’Assistant (e) apporte son appui aux Assistants techniques internationaux dans l’exercice des responsabilités et des tâches qui leur sont confiées.
Vos missions en qualité d’Assistant de programme
Les responsabilités et tâches spécifiques de l’Assistant (e) aux programmes sont :
1. Planification ? programmation
En collaboration/concertation avec le chargé de la planification de chacun des deux secteurs :
appuyer la préparation des documents, outils et supports utiles au processus de planification / programmation ;
appuyer l’élaboration d’un agenda/calendrier du cycle de planification/programmation ;
appuyer le renseignement et la mise à jour des outils de planification/programmation.
2. Exécution/mise en oeuvre des activités
suivre et appuyer la production des fiches d’activités et des mémos internes par les différentes entités techniques de chaque programme conformément au timing établi ;
veiller à la complétude des dossiers de mobilisation des ressources et à la cohérence entre les fiches d’activités et leurs annexes (budget, TDR, spécification, ?) ainsi qu’à leur conformité au référentiel pour le pilotage et l’exécution du volet bilatéral du PIC IV. Faire assurer les corrections requises par l’entité technique sur avis de l’ATI ;
transmettre les fiches d’activités/mémos internes à jour aux ATI pour visa avant transmission au Coordinateur national et services concernés ;
appuyer la préparation des différentes réunions de travail.
3. Suivi / évaluation et rapportage
veiller au respect de la programmation établie et appuyer sa mise à jour périodiquement. Coordonner les différentes échéances ;
suivre l’évolution des dossiers de mobilisation des ressources auprès du client, de la DAGE et au besoin du Comptable Budget Matière et de l’Ordonnateur sectoriel. Mettre à jour les informations sur le suivi et l’avancement du programme ;
appuyer la documentation des dossiers complexes, les difficultés et contraintes et en faire régulièrement le point aux ATI ;
appuyer la préparation des grandes rencontres de pilotage, coordination opérationnelle et suivi du programme (suivi des engagements, réunions techniques trimestrielles, comités de pilotage etc.) ;
collecter les informations de base au suivi et évaluation des activités menées ;
contribuer à la préparation des documents supports utiles aux évaluations à mi-parcours et finale du programme ;
contribuer à la préparation des rapports périodiques à élaborer (comptes rendus des réunions, projets de rapports trimestriels d’activités, rapports des revues techniques semestriels, rapports semestriels et annuels d’avancement etc.).
4. Suivi administratif, budgétaire et des marchés publics
participer au suivi budgétaire des programmes appuyés;
appuyer les ATI dans leurs réponses aux interrogations des entités bénéficiaires et délégataires sur la programmation et la planification;
participer à la démarche qualité du programme en vulgarisant les procédures de mise en oeuvre des programmes auprès des entités techniques;
en collaboration avec la Cellule Passation de Marchés (CPM), appuyer la mise à jour régulière, du tableau de suivi des marchés;
5. Communication et liaisons
appuyer la préparation des projets de correspondances entre groupes d’acteurs des programmes « Santé et Protection sociale » (SEN/031) et « Formation professionnelle et technique et Employabilité » (SEN/032).SEN/031 et SEN/032 ;
contribuer à des relations fonctionnelles fortes entre les entités techniques du programme les Coordinations Nationales et la DAGE/SAGE ;
appuyer la diffusion de toute information sur les procédures (manuel de pilotage et d’opérations) aux différents groupes d’acteurs concernés.
Compétences requises pour le poste
1. Prérequis
Titulaire d’un diplôme supérieur (BAC+4/5) en sciences de gestion ou tout autre domaine en lien avec la fonction ;
Dix ans d’expérience professionnelle, dont cinq ans dans une fonction similaire ;
Sens des responsabilités, esprit d’initiative et rigueur dans le travail ;
Sens de l’organisation, méthodique, autonome ;
Souci de la qualité, des délais et des coûts ;
Capacité à travailler sous pression.
2. Compétences
Une bonne connaissance de la gestion de projets, des procédures d’appels d’offres et de la passation des marchés ;
Expérience dans les domaines de la planification opérationnelle ;
Maîtrise des outils bureautiques, (Word, Excel, PowerPoint) ;
Excellentes capacités rédactionnelles ;
Capacité de résoudre des problèmes ;
Capacité à travailler en équipe, être communicatif ;
Excellente connaissance du français, du wolof et autres langues sont un atout ;
Intégrité et code éthique.