Termes de Référence pour le recrutement d’un (e) gestionnaire du courrier

FEVRIER 2019

Contexte
L’Association Sénégalaise pour le Bien – Être Familial (ASBEF) est une organisation non gouvernementale sénégalaise créée en 1968 par des volontaires femmes et hommes soucieux de la protection et de l’amélioration de la santé maternelle et infantile, ainsi que du bien-être de la famille dans les milieux les plus défavorisés de la société sénégalaise. Reconnue par les pouvoirs publics en 1975, l’ASBEF a été aussi admise la même année à la Fédération Internationale pour la Planification Familiale (IPPF) basée à Londres.L’ASBEF, accréditée deux fois en 2010 et 2014, est membre à part entière de l’IPPF. Avec un réseau mondial de 170 Associations Membres (AM), l’IPPF est la 2èmeplus grande organisation mondiale de volontaires et le premier prestataire et promoteur non gouvernemental mondial de santé et de droits en matière de sexualité et de reproduction.
Titre du poste : Gestionnaire du courrier

Lieu d’intervention : Dakar

Type de contrat : CDD d’une durée initiale de 03 mois renouvelable en fonction de l’évaluation des performances individuelles et de la disponibilité des ressources financières.

Responsabilités et taches

Rattaché (e) à la direction exécutive, elle /il sera chargé (e) de :

• • Récupérer l’ensemble du courrier « arrivée » ;

• • Prétraiter le courrier en ouvrant les lettres ;

• • Dater et enregistrer les courriers sur un tableau de suivi afin d’assurer la traçabilité des documents ;

• • Préparer et confier aux chauffeurs le courrier destiné à l’extérieur ;

• • Archiver des documents de référence

• • Classer les documents, informations et fonds documentaires ;

• • Assurer la reproduction des documents ;

• • Filtrer les appels téléphoniques ;

• • Organiser les réunions, rencontres et formations tenues par la direction ;

• • Tenir une petite caisse ;

• • Assurer la remise des chèques aux fournisseurs et aux prestataires ;

• • Veiller sur la salubrité et l’ordre des locaux ;

• • Gérer le stock de fournitures de bureau et de produits d’entretien ;

• • Proposer des solutions d’amélioration des tâches quotidiennes qui permettent de gagner en efficacité et en rapidité ;

• Participer à d’autres missions en fonction des besoins de la direction.

Profil recherché Formation

• • Etre titulaire du Baccalauréat,

• Une expérience dans un poste similaire serait un atout.

Compétences et Aptitudes

• • Maitrise de l’outil informatique,

• • Méthodique, rigoureux et qualités d’organisation et d’écoute,

• • Bonne maitrise de l’outil informatique,

• • Bonne présentation,

• Capacité à travailler en équipe.

Dossier de candidature

• • Un Curriculum Vitae actualisé (avec 3 références) ;

• Les copies des diplômes et attestations légalisées ;

Les dossiers de candidature devront être envoyés à l’adresse …… au plus tard Lundi 25 Février 2019 à 12h. Mettre le titre du poste dans l’objet du mail. Tout dossier incomplet, soumis en retard ou ne répondant pas aux critères de sélection ne sera pas traité. Seuls les candidat(e)s short-listé(e)s seront contacté(e)s.